So können Sie PDF Änderungen nachverfolgen.

Das Portable Document Format, oder kurz PDF, stellt eine praktische und einfache Möglichkeit dar, um Dokumente im originalen Layout zu verschicken. PDFs können Sie im Gegensatz zu Word-Dateien ohne ein spezielles Programm öffnen. Große Dateien, die beispielsweise viele Bilder enthalten, können Sie in einer komprimierten Variante versenden, ohne dass diese an Qualität verlieren. Das Dokument ist zunächst schreibgeschützt und kann über eine Anmeldung via Adobe, Google oder Apple geändert werden. 

Wie Sie Kommentare einfügen und im PDF Änderungen nachverfolgen können, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.

Änderungen in einem PDF vornehmen

Sie haben ein PDF erhalten, in dem Sie noch Änderungen vornehmen oder Kommentare einfügen möchten? Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

1. Melden Sie sich über Ihr Google- oder Apple-Konto an. 
2. Öffnen Sie das gewünschte PDF-Dokument. 
3. In der Menüleiste klicken Sie im Werkzeugbereich auf PDF bearbeiten.
4. Wählen Sie nun Wörter, Bilder oder Abschnitte aus, die sie ändern möchten. Unter Format finden Sie verschiedene Möglichkeiten, um Schriftarten, Farbe und Größe anzupassen. Sie können auch Notizen und Kommentare einfügen. 
5. Speichern Sie das geänderte Dokument. 

Im PDF Änderungen nachverfolgen

Wenn Sie gemeinsam mit anderen an einem PDF arbeiten, kann es sinnvoll sein, dass alle Mitarbeitenden die Kommentare und Änderungen in der PDF Datei nachverfolgen können. Auf diese Weise werden umgeschriebene, verschobene oder gelöschte Textelemente eindeutig gekennzeichnet. Im Anschluss können die Sie Änderungen im PDF annehmen oder verwerfen. 

Wir zeigen Ihnen, wie Sie sichtbar machen, wer eine PDF ausgefüllt hat, bzw. einstellen, wie Sie im PDF Kommentare nachverfolgen. Voraussetzung dafür sind die Programme InDesign oder InCopy.

1. In InDesign klicken Sie unter dem Menüpunkt Fenster auf Redaktionelle Aufgaben und im Anschluss auf Änderungen verfolgen. Bei InCopy wählen Sie unter Fenster die Änderungsverfolgungsleiste aus. 
2. Nun werden Ihre Änderungen markiert und andere können sie im PDF nachverfolgen. Bei InDesign können Sie außerdem auswählen, ob die Änderungsverfolgung nur im ausgewählten Abschnitt oder für das gesamte Dokument eingesetzt werden soll. In InCopy wählen Sie dies über den Menüpunkt Änderungen und dann Änderungsverfolgung in allen Textabschnitten aktivieren aus.
3. Je nach Auswahl werden nun im gesamten Dokument oder im markierten Textabschnitt Anpassungen angezeigt. 

Möchten Sie PDF-Änderungen nicht nachverfolgen, können Sie diese Einstellung anhand der aufgezeigten Schritte einfach deaktivieren. 

PDF nachverfolgen

Angenommen, Sie möchten Ihr gesamtes PDF-Dokument nachverfolgen und nicht nur einzelne Passagen, gibt es auch hierfür Programme oder Browser-Varianten. Interessant könnte dies zum Beispiel sein, wenn Sie auf Ihrer Website ein PDF zum Download anbieten und sehen möchten, ob und wo dieses Dokument weiterverwendet wird. Insbesondere bei Verträgen, oder zu unterzeichnenden Dokumenten, wird diese Funktion relevant, um den aktuellen Verbleib der Unterlagen einzusehen.

Dokumentenverfolgung mit DocuSign

Viel leichter funktioniert dies mit DocuSign. Wenn Sie wichtige Unterlagen und Verträge elektronisch signieren, weiterleiten, nachverfolgen und ablegen möchten, haben Sie hier für jede Aufgabe die passende Cloud-Lösung. 

Lesen Sie hier mehr über die fünf Phasen der Vertragsverwaltung und erfahren Sie, wie Sie diese möglichst effizient gestalten.