Schneller verträglich werden mit Signiergruppen

Auch wir bei DocuSign setzen unsere eigenen Produkte und Funktionen ein, um das Geschäft am Laufen zu halten. Egal ob im Vertrieb, in der Personalabteilung oder im Marketing: DocuSign wird in jeder Abteilung benötigt. Es geht dabei nicht nur darum, dass wir die Vorteile von eSignature, CLM und mehr nutzen können; es geht auch darum, Einblicke in die Erfahrungen unserer Kunden zu erhalten und unsere Produkte ständig verbessern zu können. Im folgenden Artikel gewähren wir Ihnen Einblicke, wie uns DocuSign im eigenen Haus unterstützt und für mehr Freude im Alltag sorgt. 

Wenn Sie es Leid sind, dass Engpässe oder Blockaden den Fortschritt Ihrer Verträge aufhalten, dann können Sie die „Macht“ der Signiergruppen nutzen. Signiergruppen finden bei DocuSign viel Verwendung. Sie sind eine großartige Möglichkeit Zusammenarbeit zu fördern und Rückstände zu beseitigen, während sie gleichzeitig sicher sind und Ihnen ermöglichen, die Kontrolle über Ihre Verträge zu behalten.

Wozu dienen Signiergruppen?

• Mehrere Personen dürfen signieren und genehmigen.
• Nur eine Person muss signieren und genehmigen.
• Workflows werden dadurch optimiert.

Wie funktioniert eine Signiergruppe ?

Sehen wir uns ein Beispiel an: In der Personalabteilung wird ein Angebotsschreiben für einen Kandidaten vorbereitet. Der HR-Manager, der Personalverantwortliche und der Onboarding-Manager arbeiten zusammen, um diesen Kandidaten für ihr Unternehmen zu gewinnen.

Als Team bilden sie eine Signiergruppe für den Prozess der Angebotsabgabe an einen Kandidaten. Dies bedeutet, dass jeder innerhalb der Signiergruppe  Verträge signieren und genehmigen kann. Wenn der Personalleiter also krank oder beurlaubt ist, kann der HR-Manager die Dinge in die Hand nehmen und so am Ball bleiben. Es ist nicht nötig, auf die Rückkehr des HR-Managers zu warten. Der Prozess läuft ohne Unterbrechung weiter.

Signiergruppen funktionieren auch in anderen Abteilungen. Nehmen wir zum Beispiel die Rechtsabteilung. 

Beispiel: Alle Verträge müssen von der Rechtsabteilung überprüft und genehmigt werden, bevor sie zum Signieren herausgeschickt werden dürfen. In der Rechtsabteilung gibt es hierfür mehrere Ansprechpartner.

Problem: Wenn diese Aufgabe nur einer Person aufgetragen wird und diese gerade ausgelastet ist, verzögert dies die Bearbeitung. Die jeweilige Person kann jedoch auch krank sein oder im Urlaub.

Lösung: Das Ziel ist, die Aufgabe auf mehrere Personen zu verteilen und nicht nur eine Person damit zu beauftragen, um die Bearbeitungszeit so kurz wie möglich zu halten. Der Umschlag sollte am besten an mehrere Personen mit denselben Befugnissen gesendet werden, die den Anforderungen des Empfängers gerecht werden.

Wie richtet man eine Signiergruppe ein?

Bevor Sie eine Signiergruppe einrichten, denken Sie über ihren Zweck nach, bevor Sie damit beginnen verschiedene Mitarbeiter hinzuzufügen. Welche Signiergruppen machen Sinn und welche Abteilungen profitieren von Signiergruppen?

Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, wie es funktionieren soll, muss Ihre Signiergruppe von Ihrem DocuSign-Administrator eingerichtet werden - dieser hat die Befugnis, Gruppen hinzuzufügen, zu bearbeiten oder zu löschen. Die Person, die einen Umschlag versendet, kann nur dann Signiergruppen auf dem Umschlag hinzufügen, wenn diese innerhalb ihres DocuSign-Accounts auch eingerichtet wurden.

Sie können einen E-Mail-Alias für die Signiergruppe einrichten. Wenn Sie dies tun, dann werden alle Mitteilungen an diese E-Mail-Adresse und nicht an die einzelnen Gruppenmitglieder gesendet. Gruppenmitglieder können auf den Umschlag von ihrem DocuSign-Account aus zugreifen oder, wenn sie Zugang zu der alternativen E-Mail haben, den Link in der E-Mail-Benachrichtigung verwenden.

Wie viele Signiergruppen darf ich erstellen?

Die maximale Anzahl für Signiergruppen ist standardmäßig auf 50 eingestellt. Wenden Sie sich für ein höheres Limit an Ihren Kontomanager. Die maximale Benutzer-Anzahl, die Sie zu einer Signiergruppe hinzufügen dürfen, beträgt ebenfalls 50. Dieses Limit kann jedoch nicht erhöht werden.

4 Vorteile von Signiergruppen, die Ihren Berufsalltag erleichtern

1. Alle Mitglieder einer Signiergruppe erhalten eine Signier-Einladung

2. Nur ein Mitglied kann jeweils die Signierumgebung des Umschlags öffnen. Andere Mitglieder haben darauf Zugriff, wenn:

• die Signiersitzung abgelaufen ist.
• der Unterzeichner „Später fertigstellen” auswählt.

3. Alle Mitglieder der Signiergruppe erhalten eine Benachrichtigung, wenn der Umschlag fertiggestellt wurde.

4. Alle Mitglieder der Signiergruppe dürfen den Umschlag mit der Webanwendung einsehen

Haben Sie Fragen?

DocuSign-Signiergruppen wurden entwickelt um Ihrem Team das Leben zu erleichtern und Dinge schneller zu erledigen. Wenn Sie Hilfe bei ihrer Einrichtung in Ihrem Unternehmen benötigen, starten Sie einen kostenlosen Test oder nehmen Sie noch heute mit uns Kontakt auf.