Als einer der weltweit führenden Personaldienstleister vermittelt die Adecco Group Karrieremöglichkeiten für Millionen von Menschen. Dabei ist die Geschwindigkeit entscheidend. Deshalb transformiert das Unternehmen die traditionellen Rekrutierungsprozesse mit digitalen Verträgen.

Im Interview berichtet Carlos Estrada, Head of Legal, Compliance & Special Projects, APAC, über die Erfahrungen der Adecco-Gruppe beim Modernisieren ihrer Vertragsprozesse. Dazu gehört auch die elektronische Signatur von Verträgen.

Warum glauben Sie, dass Ihre Branche sich jetzt verändern muss?

 Als Unternehmen haben wir keine Angst davor, Grenzen zu erweitern. Wir wollen die Arbeitswelt durch Talent und Technologie verändern. Und wir haben erkannt, dass die Transformation bei uns beginnen muss.

Als Branche haben wir in den letzten zwanzig Jahren alle Arten von Vereinbarungen auf die gleiche Weise vorbereitet und verwaltet. Diese überwiegend manuelle Arbeitsweise passt nicht mehr zu unseren digital versierten Kunden und Bewerbern.

Was waren die wichtigsten Gründe für Ihr Unternehmen, den Vertragsprozess zu modernisieren?

 Allein im asiatisch-pazifischen Raum bearbeiten wir jede Woche Tausende von Vereinbarungen. Das sind hauptsächlich Arbeitsverträge mit Bewerbern und Dienstleistungsverträge mit Kunden. Darin geht es um Festanstellungen, Zeitarbeit und Business Process Outsourcing.

In der Vergangenheit haben wir alle Vereinbarungen fast ausschließlich manuell vorbereitet. So wurden Zeit und Ressourcen für das Drucken, Scannen und Weiterleiten von Vereinbarungen zwischen drei oder vier internen Beteiligten verschwendet, bevor sie überhaupt das Haus verließen. Außerdem haben wir papierbasierte Vereinbarungen sieben Jahre lang aufbewahrt. Die Lagerkosten waren für uns inakzeptabel geworden.

Diese lästigen Ineffizienzen für Mitarbeiter und Kunden wollten wir beseitigen. Als wir Kunden mit DocuSign arbeiten sahen, war deshalb schnell klar, dass wir das auch tun.

Wie nutzen Sie DocuSign heute?

 Zunächst nutzen wir DocuSign als elektronische Signaturlösung. Darüber hinaus modernisieren wir unser Geschäft und beschleunigen unseren gesamten Vereinbarungsprozess. Derzeit führen wir schrittweise die DocuSign System of Agreement Plattform in der Region Asien-Pazifik ein. Unser Ziel: Bis Ende dieses Jahres wollen wir 70 Prozent der Verträge auf der Plattform vorbereiten, ausführen und verwalten. Bis 2020 sollen es 90 Prozent sein.

Die größten Fortschritte haben wir in Taiwan gemacht. Hier verwenden Vertragsmanager DocuSign bereits, um Verträge vorzubereiten, an interne Beteiligte zur Überprüfung und Freigabe weiterzuleiten und dann an Kunden oder Bewerber zu senden. Dort werden sie per Laptop oder Smartphone elektronisch unterzeichnet.

Welche Auswirkungen auf Ihren Service und Ihre Effizienz stellen Sie fest?

Die Digitalisierung dieser Prozesse hat den Umgang mit Vereinbarungen für alle verbessert. Wir übertreffen sämtliche Erwartungen von Kunden und Bewerbern in Bezug auf die Durchlaufgeschwindigkeit.

Die beschleunigte Verarbeitung hat sich besonders bei kurzfristigen Aufträgen bewährt. Wir können nicht nur den Prozess in wenigen Stunden abschließen, sondern die Kandidaten genießen wirklich den Komfort, Verträge elektronisch zu unterzeichnen. Es ist ein großer Fortschritt gegenüber dem, wie wir noch vor 12 Monaten aufgestellt waren.

Wie reagieren die Mitarbeiter auf die neuen Prozesse?

Wir hatten starke Unterstützung von Führungskräften und Mitarbeitern. Sobald sie erkennen, dass der Prozess mit DocuSign schneller läuft und dass es nicht nur ein weiteres rechtsverbindliches Werkzeug ist, sondern ihnen hilft, ihre Arbeit besser zu machen, nehmen sie es schnell an.

Welche Vision hat die Adecco Group für die Zukunft?

Die Schnelligkeit bleibt entscheidend, denn wir stehen im Wettbewerb um exzellenten Service für unsere Kunden und die Besetzung kurzfristiger Stellenangebote. Deshalb rollen wir DocuSign sowohl als elektronische Signatur- als auch als Vertragsmanagementlösung weiter aus. Das ermöglicht uns, an der Spitze unserer Branche zu bleiben und Mitarbeiter schneller in die richtigen Positionen zu bringen.

Längerfristig kann ich mir vorstellen, dass sich dieser Prozess zu einem Punkt entwickelt, an dem Künstliche Intelligenz hilft, unsere Verträge vorzubereiten und jede Interaktion mit Kunden und Bewerbern ganz individuell zu gestalten.

(Ende des Interviews)

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