Wie doctari mit der QES 90 Verträge pro Tag elektronisch unterschreibt

Auf der diesjährigen Momentum haben wir die Innovationen des letzten Jahres in Kundeninterviews, Demos, Panels und Breakout Sessions erstmals auf Deutsch Revue passieren lassen. COVID-19 hat für uns alle die Art, wie wir zelebrieren, leben und innerhalb einer Organisation arbeiten, auf den Kopf gestellt. Doch bei doctari kam noch eine weitere Hürde hinzu: Das Geschäftsmodell basiert im Prinzip auf dem täglichen Abschluss von Verträgen – die mehrere Parteien unterzeichnen müssen. Hier erfahren Sie, wie doctari das Vertragsmanagement mit DocuSign digitalisiert.

Lesen Sie, wie Doreen Baumbach, Chief Information & Process Officer bei doctari, mit Rene Becker von DocuSign über die beachtliche Wertschöpfung seit der Einführung von DocuSign eSignature spricht. Hier können Sie das Momentum direkt in voller Länge, On-Demand, ansehen.

2020 lag Euer Gesamtvolumen bei 22.500 Verträgen, das sind 90 Verträge jeden Tag. Wie meistert doctari die Schwierigkeiten, die entstehen, wenn Vertragsparteien plötzlich aufgrund von Social Distancing räumlich getrennt sind?

Doreen Baumbach: Unsere Fachkräfte waren schon immer sehr mobil – verschiedene Einsatzorte und viele, oft sehr kurzfristige Verträge, sind unser täglich Brot als Vermittler von medizinischen Arbeitskräften. Und ohne Verträge können logischerweise keine neuen Arbeitsverhältnisse zustande kommen. 

90 Verträge jeden Tag! Du kannst Dir sicher vorstellen, dass es dann sehr schwierig wird, wenn alle Mitarbeiter, Fachkräfte und Partner plötzlich pandemiebedingt räumlich verstreut arbeiten. In Homeoffices, in denen es oft keine Drucker gibt, um Verträge auszudrucken, händisch zu unterschreiben und wieder einzuscannen.

Es musste also eine Lösung her, die es uns ermöglichte, unser Geschäftsmodell während der Lockdown-Phasen aufrechtzuerhalten. Vor allem auch, weil wir Fachkräfte in einem Bereich vermitteln, der durch die Pandemie noch viel relevanter geworden ist, als er ohnehin schon war: Krankenhäuser und andere medizinische Einrichtungen. Fakt ist, dass die Pandemie unseren Bedarf, rechtssichere Verträge digital abzuschließen, extrem verstärkt hat.

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Wieso hat doctari sich für DocuSign entschieden?

Wir brauchten eine Lösung, die vor allem eines war: schnell implementierbar und natürlich absolut rechtssicher. Bei einem so großen Vertragsvolumen muss sichergestellt sein, dass wir uns immer zu 100 % auf die Signaturen verlassen können. Hinzu kommt, dass unsere Vertragswerke der Schriftformerfordernis unterliegen. Daher war klar, dass wir die QES, also die Qualifizierte Elektronische Signatur, brauchen.

Wir haben sehr intensiv nach dem richtigen Anbieter gesucht – passend zu unseren Workflows und dem von uns genutzten CRM Salesforce. Wir sind einige Möglichkeiten durchgegangen, es hat sich aber immer wieder gezeigt, dass die Lösung von DocuSign aus mehreren Gesichtspunkten einfach die Beste ist.

Was ist eine Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)?

Ein wichtiger Punkt für uns und unsere Kunden ist immer auch das Rollout im Unternehmen. Hat da in so kurzer Zeit alles wie geplant funktioniert?

Doreen Baumbach: Ja, das ging tatsächlich problemlos – wir haben DocuSign im Herbst letzten Jahres eingeführt und bereits Anfang dieses Jahres hatten wir alle Mitarbeiter fertig geschult. 

Unser „Pilot-Team“ bestand aus der Vertragsabteilung und dem Vertrieb, den Abteilungen mit dem größten Bedarf an einer Lösung für das steigende Volumen an täglichen Abschlüssen. Hätten wir DocuSign nicht eingeführt, könnten die Kollegen das aktuelle Arbeitsaufkommen nicht mehr stemmen, das muss man ganz deutlich sagen. 

Es war eine unglaubliche Entlastung und unsere Vertragsabteilung setzt sich stark dafür ein, dass die Lösung noch weiter ausgerollt wird. Beispielsweise auf weitere Klinik-Partner – hier gibt es teilweise noch Schwierigkeiten, wenn unsere Partner nicht ausreichend digitalisiert sind. Aber das ließ sich durch verschiedene Modelle und den tollen Support von DocuSign bisher immer individuell lösen.

Hier entlang zur kompletten Erfolgsstory von doctari!

Jetzt geht es bei doctari mit DocuSign ja erst so richtig los – gibt es denn schon konkrete Pläne für Erweiterungen?

Doreen Baumbach: Sehr konkrete sogar, ja. DocuSign ist mit der QES für uns ein echtes „Win-Win“-Tool, ich nenne es auch gerne unseren „Geschwindigkeits-Enabler“. Und wenn wir mit einem Produkt so schnell so gute Erfahrungen machen konnten, dann ist ein größerer Rollout eigentlich nur logisch.

Für das Jahr 2021 planen wir, 30 % unserer Verträge mit der QES abzuwickeln, im ersten Quartal liegen wir aktuell schon bei 18 %. Langfristig sollen diese Werte natürlich noch weiter steigen, deshalb werden wir DocuSign im nächsten Schritt auch vollständig in unser CRM Salesforce integrieren. So werden wir langfristig eine vollumfassende Lösung haben, in der alle Dokumente, Verträge und Kommunikationskanäle miteinander verknüpft sind.

Ich denke, dass diese Art der Digitalisierung auch vor COVID-19 eine große Hilfe gewesen wäre – heute ist sie aber fast schon eine Voraussetzung, um den veränderten Bedingungen in unserer Arbeitswelt auch in Zukunft richtig begegnen zu können.

DocuSign Produkt Highlights

QES mit DocuSign eSignature

DocuSign eSignature beschleunigt Verträge, löst manuelle Schritte ab und lässt sich leicht mit den Tools und Systemen, die Sie bereits verwenden, verbinden. doctari nutzt die QES, die sicherste Art der elektronischen Signatur. In Kombination mit der Videoidentifizierung ersetzt DocuSign eSignature Ihre von Hand erstellte Unterschrift eins zu eins. 

Aufgrund der maximalen Sicherheitsstufe ist ein Dokument, das mit einer QES signiert wurde, in allen EU-Mitgliedsstaaten ebenso rechtlich bindend wie ein Dokument mit handschriftlicher Signatur. Diese zwei Eigenschaften machen die Qualifizierte Elektronische Signatur doppelt sicher:

• Die QES wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erzeugt. Die SSEE funktioniert in etwa wie eine Smartcard, der TSP kann sie jedoch im Auftrag des Unterzeichners aus der Ferne verwalten. So wird die Manipulation von persönlichen Gadgets, mit denen Unterzeichner nicht sicher umgehen können, verhindert.
• Das Ausstellungsverfahren für digitale Zertifikate kann erst dann in Gang gesetzt werden, wenn der Unterzeichner seine Identität bestätigt hat (z.B. per Videoidentifikation). Ein solches digitales Zertifikat mit hohem Identifikationsgrad wird als qualifiziertes Zertifikat bezeichnet.

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