DocuSign Digital Day - Das haben Sie verpasst

Letzte Woche fand unser DocuSign Digital Day unter dem Motto “Bye Bürokratie, mehr Zeit fürs Geschäft”, statt. Führungskräfte und Entscheidungsträger/innen aus allen möglichen Abteilungen und Branchen besuchten die Veranstaltung zahlreich, um sich von der Bürokratie loszubinden und sich von den Vorteilen digitaler Tools zu überzeugen. Alle Zuschauer/innen waren dazu eingeladen über die Chatfunktion jederzeit Fragen zu stellen. Insgesamt traten mehr als 90 Fragen während des Digital Days auf.  Wir haben für Sie die brennendsten Fragen fein selektiert und beantworten diese in unserer Webinar Zusammenfassung aus allen Sessions. Gestartet hat unser Digital Day mit dem Thema Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen “Ab jetzt papierfrei unterschreiben. Häufige Fragen rund um die Rechtssicherheit der E-Signatur.”

Die Rechtslage der E-Signatur spielt für viele Unternehmen eine signifikante Rolle. Unsere erste Session wurde von Daniela Becker und Dr. Henriette Picot von der renommierten Kanzlei Bird&Bird geleitet, um den Mythos der Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen auf den Grund zugehen. Um die verschiedenenen Anforderungen der E-Signatur zu erläutern gingen wir zunächst näher auf die drei Arten der elektronischen Signatur ein.

Sehen Sie sich die Webinar Aufzeichnung an oder lesen Sie unseren Blog Artikel über qualifizierte elektronische Signaturen, um mehr über die verschiedenen Arten der E-Signatur zu erfahren.

1. Wer kann Daten im “Sicheren Container” einsehen? Wenn sich Dokumente im “Sicheren Container” gespeichert sind, dann haben allein Sie und die andere Vertragspartei Zugriff auf die Daten.

2. Wie ist die datenschutzrechtliche Konformität von DocuSign zu beurteilen?  Die Überprüfung und Analyse eines breiten Spektrums an Überlegungen von globalen Vorschriften bis hin zu vertraglichen Verpflichtungen trägt wesentlich zu DocuSigns Ansatz für Sicherheit und Datenschutz bei. Engagierte Teams konzentrieren sich auf die Bereitstellung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Datenschutz, die die Vorschriften vorschreiben und die Kunden erwarten, so dass Unternehmen mit Vertrauen in die digitale Transformation einsteigen und mit Zuversicht angehen können.

3. Was sind typische Dokumente, die mit der fortgeschrittenen Signatur unterzeichnet werden sollten? Für welche Fälle würde die Einfache nicht reichen, die Qualifizierte wäre aber zu hoch gegriffen? Was die Voraussetzungen der Wirksamkeit betrifft, nimmt die fortgeschrittene elektronische Signatur keine eigenständige Rolle ein. D.h. Verträge, für die eine QES erforderlich ist, können auch wirklich nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur unterschrieben werden. Das sind z.B Verträge, für die das Gesetz die Schriftform vorsieht (und die elektronische Form nicht ausschließt). Die fortgeschrittene Signatur können Sie immer dann verwenden, wenn rein rechtlich auch die einfache Signatur bereits ausreichen würde. An der Stelle gibt Ihnen die fortgeschrittene Signatur in technischer Hinsicht höhere Sicherheit, weil die Anforderungen höher sind z.B. durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

In unserer zweiter Session unterstützte uns das niedersächsische Unternehmen Ottobock. Michael Ballhause, IT Demand Manager Global IT, erklärte wie DocuSign bei Ottobock verwendet wird. Der lästige und zeitraubende Prozess des Ausdruckens, Scannens, Versendens etc. sowie auch die aktuelle Pandemie mit Homeoffice veranlasste das Unternehmen nach digitalen Tools zu streben. Ottobock hat sich für die Nutzung von DocuSign entschieden, da das global agierende Unternehmen eine Unterschriftenlösung benötigte, welche den rechtliche Vorschriften unterschiedlicher Länder gerecht werden konnte.

1. Wie wurden die rechtlichen Anforderungen in den verschiedenen Länder abgeklärt? Ottobock hat mit der Implementierung von DocuSign in den Ländern begonnen, in denen vorher geprüft werden konnte, dass legale Anforderungen von DocuSign eingehalten werden und somit von der Rechtsabteilung abgesegnet werden konnten. Das Unternehmen hat mit den legalen Einheiten in Deutschland, Österreich und den USA Kontakt aufgenommen, welche sich darauf über die funktionalen Einheiten DocuSigns informiert haben. 

2. Sind die vorher über DocuSign gezeichneten Verträge später in die jeweiligen Zielsysteme wie SAP oder Salesforce migrierbar? Ja, DocuSign lässt sich nahtlos in Systeme with SAP und Salesforce integrieren, sodass Daten direkt in DocuSign Verträge übernommen werden können. Mit DocuSign eSignature für Salesforce können Sie außerdem eine Signatur mit nur einem Klick innerhalb jedes beliebigenn Dokuments anfordern, Daten zwischen Salesforce und DocuSign automatisch verschieben und abrufen und relevante Aktionen veranlassen. Mehr zu DocuSign für Salesforce finden Sie hier. Das SAP-Add-On kann Ihr Unternehmen dabei unterstützen Prozesse in der Beschaffung zu automatisieren, Mitarbeitereinstellungen zu simplifizieren, den Vertrieb zu beschleunigen sowie die Transparenz im gesamten Unternehmen zu optimieren. Mehr zu unserer Integration mit SAP finden Sie hier.

Die dritte Session drehte sich um die Digitalisierung rund um die Personalabteilung. Besonders im HR müssen Verträge verarbeitet, unterzeichnet, umgesetzt und verwaltet werden. Mit digitalen Tools kann dieser Prozess effektiver, kostengünstiger und angenehmer für alle Parteien gestaltet werden. 

1. Ist DocuSign mit allen HR-Tools integrierbar?

Ja, DocuSign lässt sich in Ihre Anwendungsverfolgungssysteme (ATS) und Humankapitalmanagementssysteme (HCM) wie Workday, Oracle HCM und SAP integrieren. Mit der Integration in Workday können Sie ihre Vertragsabläufe von der Einstellung bis hin zur Onboarding- und Mitarbeiterverwaltung optimieren - alles innerhalb von Workday. Die Integration in SAP ermöglicht Ihren Teams, Mitarbeiterverträge mit Systemen auszuführen, mit denen Sie bereits vertraut sind, einschließlich SuccessFactors und FieldGlass. Mit der Integration mit Oracle HCM können sie ihr gesamtes HCM-Oekoststen mit dem für Sie geeigneten digitalen Lösungen verbinden. DocuSign verbindet sich außerdem mit Ihren Rekrutierungs-Workflows mit ATS-Partner wie Greenhouse, JobVite und SmartRecruiter.  

2. Wofür kann man Massensendungen verwenden? Mit der erweiterten Massensendung können Absender ein Standarddokument ganz einfach an viele Empfänger gleichzeitig senden. Diese Funktion kann besonders nützlich sein, wenn Dokumente zur Kenntnis genommen werden müssen, wie beispielsweise eine neue Firmenrichtlinie. Die Massensendung ist einfach, doch leistungsstark: Per Klick werden E-Mails an hunderte Empfänger gesendet.

In unserer letzten Session haben wir anhand des Kundenbeispiels von SIX aufgezeigt wie man mithilfe von DocuSign in kürzester Zeit einen Mehrwert schaffen kann. DocuSign eSignature wurde bei SIX implementiert,  um die Transparenz von Verträgen zu verbessern und Vertragsprozesse zu beschleunigen.

1. Benutzen Sie DocuSign bereits in der Schweiz? Falls ja haben Sie Vorgaben gemacht? V.a. in Bezug zur QES, da es in Schweiz doch viele gesetzliche vorgaben gibt. “Ja, wir benutzen DocuSign in der Schweiz. (...) Grundsätzlich zu den Vorgaben, wir haben unterschiedliche Gesetzgebungen wie in Deutschland und wir haben unterschiedliche Vertragsarten und je nachdem um welche Vertragsart es sich handelt, gibt es unterschiedliche Vorgaben. (...) Insofern es gibt Vorgaben, das ist korrekt, wie gehe ich damit um? Ich sammel diese Vorgaben, ich diskutiere die mit dem Spezialisten und wir finden dann eine Lösung, wie wir damit umgehen.” Turgut Dogan, IT Service Manager

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