Mythen und Fakten über die elektronische Signatur

Mythen und Fakten rund um das Thema elektronische Signatur 

Die elektronische Signatur erfreut sich immer größerer Beliebtheit und Anwendung. Während die einen bereits beruflich ständig damit zu tun, gibt es wiederum andere, die von elektronischer Signatur zwar gehört, sich mit dem Thema bis dato aber noch nicht näher auseinander gesetzt haben. Der Vorgang einer elektronischen Signatur ist ebenso schnell wie einfach. Bei der Frage was man alles elektronisch signieren kann und was nicht, wird die Sache schon schwieriger. Schließlich geht es bei Verträgen um rechtswirksame Vereinbarungen, die natürlich gewissen Regeln und gesetzlichen Bestimmungen unterliegen. Nachdem die elektronische Signatur ortsunabhängig ist, können Verträge weltweit abgeschlossen werden. Hinzu kommen nationale Regelungen, die sich wiederum an EU-Richtlinien halten müssen.

In diesem Artikel wollen wir mit den hartnäckigsten Gerüchten aufräumen und die rechtliche Faktenlage rund um elektronische Signaturen klären. So kommen wir gleich zur wichtigsten Frage:

  1. Ist die elektronische Unterschrift genauso rechtswirksam wie eine handschriftliche Unterschrift?

Ja, denn seit Juli 2016 gilt EU-weit die eIDAS-Verordnung. Diese ist in ganz Europa standardisiert und gültig. Sie regelt die rechtlichen Rahmenbedingung elektronischer Signaturen: „Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht jener einer handschriftlichen Unterschrift.“ (Artikel 25 – 2.)

Die Beweiskraft der elektronischen Signatur ist demnach garantiert, sofern Sie mithilfe eines zertifizierten vertrauenswürdigen Dienstleisters wie beispielsweise DocuSign vorgenommen wird. DocuSign hat die jeweils vor Ort geltenden Rechtsvorschriften implementiert und so können Sie weltweit rechtswirksame Verträge schließen und grenzenlos im internationalen Ausland agieren. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem eIDAS-Whitepaper.

  1. Gilt eine eingescannte und unten auf ein Dokument aufgebrachte handschriftliche Unterschrift als elektronische Signatur?

NEIN! So einfach läuft die Erstellung einer digitalen Signatur auch wieder nicht. Der Vorgang der technisch im Hintergrund abläuft, ist wesentlich komplexer. Im Vordergrund steht dabei nämlich die Sicherheit. Die Rechtswirksamkeit der elektronischen Signatur ergibt sich daraus, dass der vertrauenswürdige Dienstleister seine Eignung garantiert, einerseits den oder die Unterzeichnenden (durch Identifikationsdaten, Zeitstempel, IP-Adresse etc.) identifizieren und andererseits jegliche Änderung des Dokuments nach Erstellen der Signatur (durch Verschlüsselung) verhindern zu können. Diese Elemente werden in einer Belegdatei zusammengeführt, die dem Originaldokument (oder dem Umschlag, falls es sich um mehrere zusammenhängende Dokumente handelt) angehängt ist. Da die auf einem Blatt vorgenommene und dann eingescannte Unterschrift keines dieser Merkmale aufweist, besitzt sie auch keine Gültigkeit vor Gericht.

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  1. Sind elektronische Signaturen teuer?

Nein, ganz im Gegenteil. Ein Dokument mit DocuSign zu unterschreiben ist immer kostenlos. DocuSign stellt nur Premium-Funktionen wie das Anfordern einer Signatur, kundenspezifische Branding Authentifizierung des Unterschriftleistenden und andere Services in Rechnung. Erhält man lediglich eine Dokument zur elektronischen Unterschrift, entstehen für den Empfänger keine Kosten. Und apropos Kosten. Haben Sie schon einmal nachgerechnet was ein manuelles Vertragsmanagement mit Papierkram und Aktenschrank im Jahr kosten?

1,20 € pro Dokument auf Papier gegenüber 0,30 € pro digitalem Dokument. Und nun multiplizieren Sie das mit der Anzahl an Dokumenten, die Ihr Unternehmen jährlich versendet …

Selbst wenn Sie die Kosten der elektronischen Signaturlösung von den erzielten Einsparungen abziehen, sind Sie noch immer auf der Gewinnerseite. Ganz zu schweigen von den Erfahrungswerten für Ihre Mitarbeiter und Kunden: Reibungslose Vorgänge und Zufriedenheit sind garantiert!

Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen

  1. Benötige ich ein bestimmtes Programm für die Installation der elektronischen Signatur? 

Nein, alles was Sie für eine elektronische Signatur benötigen ist ein Computer oder Mobilgerät mit Internetzugang und eine gültige Email-Adresse. Das war's auch schon.

Die DocuSign-Plattform ist 100 % cloudbasiert (Saas): Sie ist ohne Download direkt über eine Webschnittstelle verfügbar. Um zu beginnen, benötigen Sie lediglich ein DocuSign-Konto. Übrigens braucht nur der Sender des zu unterzeichnenden Dokuments ein Konto. Der oder die Empfänger benötigen keinen Zugriff und können vollkommen sicher online unterzeichnen.

Und was ist, wenn man gerade keinen Internetzugang hat? Für DocuSign auch kein Problem, dank der exklusiven Offline-Signatur: Sie müssen einfach nur unterzeichnen, und die Plattform validiert die Transaktion, sobald wieder eine Verbindung besteht. Darüber bekommen Sie natürlich Bescheid, damit Sie stets wissen, wo Sie gerade stehen im Vertragsprozess.

  1. Braucht es für elektronische Signatur eine Mitarbeiterschulung?

Nein. Unsere elektronische Signaturlösung lässt sich in sämtliche Geschäftsprozesse einfach integrieren. Sie können die Office-Suite, Google, Apple, Salesforce CRM und zig andere Anwendungen verwenden und Ihre Dokumente unterzeichnen und versenden, ohne die jeweilige Anwendung zu verlassen. Ihre Mitarbeiter arbeiten so mit der Software, die Sie bereits auch kennen. Hinzu kommen lediglich einige neue Funktionen. DocuSign ist in die meisten marktführenden Anwendungen nativ integriert und bietet Ihnen auf diese Weise eine vollkommen transparente Erfahrung: Sie bekommen keine zusätzliche Anwendung, sondern einfach eine neue Schaltfläche auf der Oberfläche.

Die digitale Transformation ist immer ein komplexer Übergang für Unternehmen, da sowohl die verfügbaren Lösungen als auch die Rechtsvorschriften und die Kosten einem ständigen Wandel unterliegen. Sie dabei zu begleiten, Ihre Fragen zu beantworten und Ihre Anforderungen zu verstehen, genau das liegt uns bei DocuSign sehr am Herzen. Schauen Sie bald wieder in diesem Blog vorbei und erfahren Sie die aktuellen Neuigkeiten. Wir freuen uns auf Ihre Fragen und Kommentare!

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Linda Kuniss
Autor
Linda Kuniss
PR & Content Marketing Manager
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