Moderne Sicherheit für moderne Verträge

Seit es Rechtsdokumente und Verträge gibt, braucht es Methoden, um vertrauliche Informationen sicher aufzubewahren und zu prüfen. Die Art und Weise, dies zu tun, verändert sich stetig – von gegossenen Siegeln über handgeschriebene Unterschriften bis hin zu heutigen digitalen Methoden.

In den 1980ern gelangten die ersten digitalen Managementsysteme für Dokumente auf den Markt. Unternehmen und Anwaltskanzleien verlassen sich seither auf interne Datensysteme und konventionelle Papierdokumente, um ihre rechtsverbindlichen Dokumente sicher aufzubewahren und zugänglich zu machen.

In der heutigen hybriden Arbeitswelt sind interne Systeme und Papierdokumente allerdings problematisch: Sie sind an einen fixen Standort gebunden. Wer sich 2022 noch persönlich treffen muss, um ein Dokument zu sichten, schränkt die Flexibilität des Teams ein. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre Abteilungen, die auf Verträge angewiesen sind – einschließlich der Rechtsabteilung, der Personalabteilung, des Vertriebs und der Beschaffung – den Anschluss nicht verlieren?

Die Herausforderung, digitale Dokumente sicher aufzubewahren 

Alle Abteilungen müssen sich darauf verlassen können, dass Dokumente gültig sind. Dies gilt insbesondere für alle, die sich mit Rechtsfragen, Personalwesen und Verträgen auseinandersetzen. Vielleicht erklärt dies, weshalb sich papierbasierte Dokumente – mit rechtsverbindlichen Unterschriften – in der zunehmend digitalisierten Welt so lange gehalten haben.

Allein der Gedanke, dass vertrauliche digitale Dokumente gehackt oder manipuliert werden könnten – auch angesichts der erheblichen Zunahme von Cyberangriffen in der Pandemie – bedeutet, dass viele Unternehmen vorsichtig sind, wenn es darum geht, ihre Rechtsunterlagen für externe Mitarbeiter zugänglich zu machen. Als sich aufgrund der Pandemie die meisten Unternehmen darum bemüht haben, Remote-Arbeit zu ermöglichen, haben Malware-Angriffe um 385 % zugenommen: Daher ist es jetzt wichtiger denn je, sich für die passende digitale Sicherheitslösung zu entscheiden.

Die cloud-basierte eSignature von DocuSign ist in der Aufbewahrung sicherer als Papierdokumente und zudem viel flexibler. Durch die digitale Verifizierung können Cyber-Angriffe vereitelt werden und gleichzeitig die Arbeitsabläufe vereinfacht werden. Dadurch fallen Druckkosten weg, der technische Support wird zentralisiert und Ihr Team kann die Zeit effizienter nutzen. 80 % der in DocuSign abgewickelten Verträge werden innerhalb eines Tages unterzeichnet, 44 % sogar innerhalb von nur 15 Minuten nach Versand. 90 % der Unternehmen erstellen Verträge immer noch manuell: Überlegen Sie sich einmal, wie viel Zeit und Geld gespart werden könnte?

So verändern sich die Gesetze zur Verbesserung der digitalen Sicherheit

Änderungen an den Datenschutzgesetzen in der EU sollten juristische Problemzonen beheben, wie wir mit Daten umgehen. Seit der Einführung der DSGVO 2018 gelten neue Standards für die Art und Weise, wie persönliche Daten aufbewahrt und abgerufen werden.

Verträge enthalten zwangsläufig viele personenbezogene Daten, wie Namen und Adressen, und natürlich vertrauliche Informationen, deren Weitergabe schwerwiegende Konsequenzen haben können. Wenn Unternehmen Daten verarbeiten, müssen sie sicherstellen, dass die eingesetzten Lösungen nicht nur bewährt und getestet, sondern auch sicher sind. 

Zudem drohen bei Verstößen gegen eines der beiden oben genannten Gesetze Geldbußen von bis zu 30 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Umsatzes, was Unternehmen rein finanziell stark belasten kann. Deshalb müssen Unternehmen eine vertrauenswürdige digitale Sicherheitslösung wählen, um die wichtigen Kundendaten jederzeit sicher aufzubewahren.

Wie können Sie Ihre Daten, Kunden und Unternehmen mit digitalen Tools schützen? 

In einer hybriden Arbeitswelt ermöglicht der cloud-basierte Ansatz, dass Fachpersonen von fast überall auf der Welt arbeiten können und dennoch sicher auf vertrauliche Informationen zugreifen können. Zudem fällt so eine der größten Sorgen jener weg, die mit vertraulichen Daten arbeiten: dass die physische Kopie verlegt wird. Zudem können damit Fachpersonen mit elektronischen Unterschriftsdiensten juristische Dokumente bequem im Homeoffice zu überprüfen: Dies legt den Grundstein für das Vertrauen, das benötigt wird, um langfristig auf hybride Arbeitsplätze zu setzen.

Heute setzen mehr als eine Million Kunden auf der ganzen Welt auf DocuSign, um ihre vertraulichen Transaktionen zu schützen. Wir verpflichten uns dazu, die sichere Umgebung, der sie vertrauen, zu erhalten und zu verbessern. Unsere Lösung ermöglicht Ihnen, die Richtlinien der DSGVO einzuhalten. So können Kunden personenbezogene Daten überall dort verarbeiten, wo sie gerade sind. Wir haben Unternehmen in mehr als 180 Ländern dabei unterstützt, mehr als 1 Milliarde Verträge abzuwickeln – und das bei nachweislich 99,99 % Verfügbarkeit. 

DocuSign bietet eine integrierte Lösung, die mit Lösungen von Drittanbietern für die Verarbeitung von sensiblen Daten kompatibel ist, darunter iManage, NetDocuments und Doxly. Juristen und Vertragsprofis können schnell digitale Dokumente mit den Tools erstellen und versenden, die Sie bereits verwenden – und dabei sicher von überall auf der Welt arbeiten. Da 68 % der wichtigsten Geschäftsabteilungen intern schon E-Signaturen nutzen, ist jetzt der ideale Zeitpunkt, um alle Verträge über die Cloud abzuwickeln. 

Unsere Plattform umfasst die stärksten verfügbaren Datenverschlüsselungstechnologien und wir sind Partnerschaften mit Litify, Counself und Virtual Law Direct eingegangen, um ein Höchstmaß an Konformität zu gewährleisten und gleichzeitig die striktesten Sicherheitsstandards der USA, der EU  und weltweit einzuhalten. 

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