555 gemeinsame Projekte mit der Deutschen Telekom
Eine Partnerschaft, die die Digitalisierung im Mittelstand vorantreibt
Diesen Monat feiern die Deutsche Telekom und DocuSign einen großen Meilenstein: 555 gemeinsame Projekte und damit über 500 zufriedene gemeinsame Kunden. Die Deutsche Telekom und DocuSign unterstützen kleine und mittelständische Unternehmen dabei, geschäftliche Agilität zu erreichen, Geschäftskontinutität auch in Krisenzeiten beizubehalten, nachhaltiger zu arbeiten und ihre Vertragsprozesse rechtssicherer und effektiver zu gestalten.
Wir haben Ergin Piker, Geschäftskunden Cloud Partner und Digitalisierungsexperten der Deutschen Telekom, interviewt und die wichtigsten Trends, Themen und Herausforderungen der 555 gemeinsamen Projekte besprochen. Dabei sind folgende 5 Themen besonders herausgestochen:
- Geschäftliche Agilität
- Datenschutz und Recht
- Produktivitätssteigerung
- Nachhaltigkeit
- Corona als Chance
1. Wie wichtig ist geschäftliche Agilität in der heutigen Arbeitswelt?
Ergin Piker: Geschäftliche Agilität mit entsprechendem Kundenfokus bietet Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil im digitalen Zeitalter. Agile Unternehmen können sich schneller und besser auf eine sich veränderte Unternehmenslandschaft einstellen und so den Kundenerwartungen von heute und morgen entsprechen. Flexibilität ist hier der Schlüssel zum Erfolg und digitale Lösungen schaffen Flexibilität.
Die Deutsche Telekom und DocuSign unterstützen Unternehmen dabei, geschäftliche Agilität zu entwickeln, um Vertragsprozesse flexibler und dynamischer zu gestalten. Viele Unternehmen mussten Ihre Geschäftsmodelle im letzten Jahr komplett umstellen. Auf diesem Wege konnten sie komplett neue Geschäftszweige für sich entdecken und erstaunliche Ergebnisse erzielen.
2. Wie reagieren Rechtsabteilungen auf die E-Signatur und wie wichtig ist dem Mittelstand Datenschutz und Recht?
Ergin Piker: Obwohl die Rechtsabteilung in den Anfangsjahren der größte “Feind” beim Thema E-Signatur war, können wir mittlerweile sagen, dass diese Abteilung zu unserem größten „Fan“ geworden ist. Obwohl die Unterschrift mit Tinte und Papier heutzutage von vielen noch als die sicherste Art der Unterschrift angesehen wird, weist sie viele Lücken auf. Man kann nie 100% sagen, wer wirklich den Vertrag unterschrieben hat. In der modernen Welt ist es anders: Elektronische Signaturen bieten eine unschlagbare Rechtsgültigkeit und Transparenz! Ein digitaler Prüfpfad mit Zeitstempeln zeichnet alle wichtigen Informationen auf, sodass jeder Vertragsschritt rückblickend noch einmal geprüft werden kann. Dafür lieben uns die Rechts- und die Compliance-Abteilungen! Zudem können viele der DSGVO-Vorgaben mit der händischen Unterschrift schlecht kontrolliert und eingehalten werden. Es sind die kleinen, aber menschlichen Fehler die hier vielen Unternehmen einen Strich durch die Rechnung machen. Ausgedruckte Verträge aus Versehen im Drucker vergessen, zwei Verträge in einem Briefumschlag verschicken oder einen Vertrag in falsche Hände reichen - alles Vorfälle, die mir so von Kunden berichtet wurden. In manchen Unternehmen werden Verträge von Tür zu Tür gebracht, um genau so etwas zu vermeiden - das ist zeitaufwendig und mit hybriden Arbeitsmodellen heutzutage nicht mehr möglich und auch gar nicht zeitgemäß. Ein anderes gutes Beispiel sind Automobilzulieferer, die aufgrund von Datenschutzrichtlinien Verträge nicht auf privaten Druckern ausdrucken dürfen. Aus diesem Grund haben viele Unternehmen, trotz Homeoffice, Zeitabschnitte festgelegt in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ins Büro fahren durften, nur um einen Vertrag auszudrucken. Der Zeitaufwand war enorm und der Prozess extrem ineffizient und kostentechnisch eigentlich gar nicht vertretbar. Das Homeoffice stellte noch eine weitere Herausforderung dar, denn Verträge wurden oft ins Büro und nicht an Privatadressen geschickt. So war es nicht unüblich, dass ein Vertrag erst nach vielen Wochen unterschrieben wurde.
Mit digitalen Lösungen können Sie Dokumente elektronisch signieren und gleichzeitig alle Anforderungen der eIDAS erfüllen. Die eIDAS-Verordnung ist ein europäisches Gesetz, das die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt der Europäischen Union, einschließlich elektronischer Signaturtransaktionen, regelt. Es definiert zwei Arten von zertifikatbasierten Signaturen, die als fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen (oder FES und QES) bezeichnet werden und eine Legitimationsüberprüfung erfordern, bevor ein digitales Zertifikat ausgestellt wird.
Und auch im Bereich Datenschutz kann die E-Signatur eine verbesserte Sicherheit bieten. eSignature hat viele automatisierte Sicherheitsmechanismen wie beispielsweise das automatische Löschen von Verträgen nach einem bestimmten Zeitraum. Wenn Vertragsprozesse manuell ablaufen, können Rechtsabteilung nicht sicherstellen, dass die Verträge, die gelöscht werden sollen auch wirklich gelöscht wurden. Mit DocuSign erfolgt dies automatisch.
3. Wie konnten digitale Tools mittelständischen Unternehmen helfen, die Produktivität auch in Krisenzeiten zu steigern?
Ergin Piker: Produktivitätssteigerung spielt für jedes Unternehmen eine große Rolle - ob internationales Enterprise oder lokaler Mittelständler. Manuelle Vertragsprozesse sind oft die Ursache für Verspätungen oder sogar verpasste Chancen. Firmen mit verschiedenen Standorten, ob innerhalb oder außerhalb von Deutschland, müssen Verträge hin und her schicken. Dieser Prozess kann mehrere Wochen dauern. Mit DocuSign geht es in nur wenigen Stunden und dann auch noch vollständig und richtig ausgefüllt.
Mir fällt hier ein gutes Kundenbeispiel ein, nämlich ein Unternehmen, welches vier Geschäftsführer an vier verschiedenen Standorten in Deutschland hat. Wie Sie sich vorstellen können, war der manuelle Signaturprozess in diesem Unternehmen sehr zeitaufwendig. Der Kunde konnte mir nicht glauben als ich ihm erklärte, dass der Vertrag digital gleichzeitig an alle vier Geschäftsführer geschickt werden kann. Kein lästiges hin und her mehr und kein Warten auf andere Signaturparteien. Jetzt können Signaturen von vier Personen sogar innerhalb von einer Stunde eingeholt werden. Ein weiterer Kunde verwendet DocuSign eSignature für die zentrale Beschaffung. Die Signaturberechtigten befinden sich alle an verschieden Standorten innerhalb der gleichen Stadt, obwohl dies geographisch nicht weit entfernt ist, stellte dies vor eSignature trotzdem eine große Herausforderung dar, da Bestellanforderungen sowie Genehmigungen und Leasingverträge hin und her geschickt wurden. Mit digitalen Lösungen können diese Prozesse in Minuten abgeschlossen werden, und dabei auch noch dynamische Auswahlmöglichkeiten berücksichtigen.
4. Wie wichtig ist dem Mittelstand nachhaltig zu arbeiten und papierbasierte bürokratische Prozesse zu ersetzen?
Ergin Piker: Nachhaltigkeit spielt zum Glück mittlerweile für die meisten von unseren Kunden eine große Rolle im Entscheidungsprozess. Unternehmen werden immer umweltbewusster und nehmen Nachhaltigkeitsinitiativen wie das Ziel der Klimaneutralität in Ihre Planung mit auf, um einen Teil beizutragen. Lösungen wie DocuSign zahlen hier perfekt drauf ein – man kann dabei eben nicht nur Prozesse optimieren, sondern auch viele viele Bäume retten, die sonst abgeholzt werden.
Für uns bei der Telekom ist dieser Aspekt besonders wichtig, da wir selber sehr aktiv sind und uns dieses Thema am Herzen liegt. Die Deutsche Telekom engagiert sich daher sehr für die Gesellschaft und Umwelt. Unsere größten Ziele sind hier:
1. Nachhaltige Lebensweisen in einer digitalen Welt 2. Zugang und Teilnahme an der Informations- und Kommunikationsgesellschaft 3. Klima- und ressourcenschonende Gesellschaft
Seit 2021 hat die Deutsche Telekom konzernweit Strom zu 100 Prozent aus erneuerbaren Energien bezogen und strebt an, bis 2025 eigene Emissionen um bis zu 95 Prozent (gegenüber 2017) zu senken. Außerdem haben wir uns zum Ziel gesetzt, bis 2040 die Klimaneutralität auf die gesamte Wertschöpfungskette auszuweiten. Und alleine mit dem Einsatz von DocuSign sparen wir im Jahr viele viele Milionen Seiten von Papier und retten damit über die Jahre viele Bäume. Mit unseren Nachhaltigkeitstrategien möchten wir unseren Kunden und anderen Unternehmen ein Vorbild sein und den Weg in eine nachhaltigere Zukunft weisen.
5. Wie hat der Mittelstand auf die Pandemie reagiert?
Ergin Piker: Für viele Unternehmen hat die Pandemie eine Herausforderung dargestellt, aber viele unserer Kunden haben sie auch als Chance angesehen. Viele neue Türen wurden geöffnet und digitale Lösungen wurden über Nacht von einem Nice-To-Have zu einem Must-Have. Viele unserer Kunden können sich jetzt den Arbeitsalltag ohne digitale Lösungen gar nicht mehr vorstellen. Einen Vertrag per Post schicken und wochenlang auf eine Unterschrift warten? Das ist für viele im Jahr 2022 keine Option mehr. E-Signatur und Cloud-Lösungen haben nicht nur Geschäftskontinuität ermöglicht, sondern für viele mittelständische Unternehmen den Weg für neue Geschäftsfelder geebnet. Ein Kundenbeispiel, das mir hier direkt einfällt ist ein Unternehmen aus der Sportindustrie. Als der Lockdown kam, wurden viele Spiele abgesagt und das Unternehmen fragte sich: ‘Wie können wir unsere Lösungen auf Anforderungen ausweiten, die durch Corona neu entstanden sind?’ Und dann expandierte das Unternehmen basierend auf der existierenden Technologie in ein neues Geschäftsfeld: Digitale Tools für Abstandsregelungen. Eine Geschäftsidee, die die Geschäftskontinuität im eigenen Unternehmen und auch die des Kunden ermöglicht. Der Einsatz von DocuSign ist eine perfekte Ergänzung, einerseits auf Grund der Homeoffice Regelung aber auch für die Kommunikation zwischen Deutschland und der Niederlassung in den USA.
Abschliessend möchten wir hinzufügen dass Corona natürlich eine große Rolle gespielt hat in der Verbreitung der E-Signatur, aber auch davor haben Kunden und Geschäftspartner ganz klar die Erwartungshaltung gehabt, dass alles einfacher werden muss. Niemand hat Lust Verträge zu drucken, unterschreiben und einzuscannen oder für so etwas zur Post zu gehen. Ich kann ja sonst auch fast alles am Sonntag von der Couch per Smartphone erledigen – bis hin zu einer Hausfinanzierung. Diese Erwartungshaltung wird noch viel stärker werden, daher unser klarer Aufruf: verpassen Sie nicht den Anschluss, sondern sprechen Sie mit uns, wir helfen Ihnen dabei!
Wir bedanken uns ganz herzlich bei Ergin Piker für das informative Interview.
