Facebook verbindet die meisten unter uns online. Egal wo und wann, wir können von überall aus mit unseren Freunden, Bekannten und unseren Liebsten kommunizieren. Diese digitalisierte Form der Kommunikation hat sich in unseren Alltag eingeprägt und unzählige Türen geöffnet. 

Doch wer hätte gedacht, dass das größte und wichtigste Technologieunternehmen der Welt bis vor kurzem Arbeitsabläufe in der Personalabteilung noch manuell ausübte? 

Facebook vor DocuSign

Die Personalabteilung verarbeitete Unterlagen manuell und ohne einem richtigen Prozessablauf zu folgen. Diese Abläufe beanspruchten sehr viel Zeit und waren aufgrund der vielen Durchgänge sehr fehleranfällig und kostspielig. Verzögerungen und Ineffizienz führten zu Fehlern und verschlechterten das Onboarding-Erlebnis für Neueinsteiger. Daher strebte Facebook nach einer transparenten, organisierten und sicheren Quelle für alle HR-Unterlagen. 

Facebook’s Probleme veralteter Vertragsprozesse:
  • Vertragsprozesse waren sehr zeitaufwendig und kostspielig 
  • Die Personalabteilung widmete drei von fünf Tagen dem Onboarding von neuen Mitarbeitern
  • Keine optimale Onboarding-Erfahrung durch Verzögerungen und Fehler
  • Das Drucken und Ausliefern von Papierdokumenten war eine enorme Belastung auf Ressourcen und Zeit
Facebook mit DocuSign CLM

Die Implementierung von DocuSign CLM geschah in weniger als vier Wochen und Facebook kann mit der Software 20-40 Stunden pro Woche sparen. Innerhalb dieser kurzen Zeit konnten 200.000 Papierdateien und -dokumente digitalisiert und in der Cloud übersichtlich aufbewahrt werden.

CLM ermöglicht Facebook Verträge von Neueinstellungen zeitgemäß einzuholen, zu speichern und in einer Cloud zu strukturieren.  Durch die Automatisierung des Vertragsprozesses kann die Personalabteilung mehr Zeit für andere wichtige HR-Verantwortlichkeiten investieren und die Onboarding-Erfahrung für alle Beteiligten so angenehm und einfach wie möglich gestalten. 

Wie hat DocuSign CLM Facebook dabei geholfen Vertragsabläufe zu automatisieren?

Die Komplettlösung für Ihre digitalen Vereinbarungen 

Vorbereiten: 
  • Erstellen Sie Verträge automatisch mithilfe von Dateien aus anderen Systemen
  • Vereinfachen Sie Verhandlungen, indem Sie Aufgaben, Korrekturen, Vertragsfassungen und Kommentare nachverfolgen
  • Lassen Sie den Beteiligten alle für sie relevanten Informationen zukommen
Signieren:
Ausführen:
  • Lösen Sie Handlungen in anderen Bereichen, wie z.B. Abrechnungen
  • Bezahlen Sie während des Signierens mit Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay uw. 
  • Benachrichtigen Sie Interessengruppen über Veränderungen in Verträgen
Verwalten: 
  • Speichern und suchen Sie Verträge in einem zentralen Archiv
  • Analysieren Sie Verträge hinsichtlich Risiken und Einsatzmöglichkeiten von künstlicher Intelligenz
Fazit:

Die Personalabteilung von Facebook hat es geschafft den globalen Onboarding-Prozess zu optimieren, indem gängige HR-Arbeitsabläufe vollständig automatisiert worden sind, mithilfe von DocuSign CLM. Facebook hat den Vertragsprozess, angefangen beim Vorbereiten und Signieren bis hin zum Ausführen und Verwalten der Verträge, automatisiert und somit Facebook geholfen effizienter und zeitgemäßer zu arbeiten. 

Digitalisieren auch Sie Ihre Vertragsprozesse mit DocuSign CLM und verbessern Sie Arbeitsprozesse der Personalabteilung.

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