Kundenspotlight: BSH und DocuSign

Die BSH GmbH & Co.KG ist ein deutschlandweit tätiges Unternehmen mit Hauptsitz in Franken mit rund 80 Mitarbeitern. Für BSH stehen erneuerbare Energien im Mittelpunkt, daher unterstützen sie Kunden dabei, optimale Ergebnisse mit ihren Photovoltaikanlagen zu erzielen. Mit starken Markenpartnern wie SENEC, IBC Solar und Fronius bietet das Unternehmen qualitativ hochwertige und langlebige Produktlösungen.

Die Zukunft der erneuerbaren Energie ruft nach Digitalisierung

BSH begeistert seine Kunden mit effizienten Lösungen für saubere Energie, Ökostrom und startet unabhängig von Energieversorgern in eine zentrale Energiezukunft. Die Digitalisierung und Automatisierung des Unternehmens war für den umweltbewussten Photovoltaikanlagen-Anbieter daher nicht wegzudenken.

Implementierung von DocuSign

Das Team von BSH umfasst Mitarbeiter von 17 bis zu 67 Jahren, daher war es sehr wichtig für das Unternehmen ein intuitives Produkt zu implementieren, welches von allen Mitarbeitern leicht genutzt werden konnte.

“Bei der Implementierung von DocuSign mussten wir sichergehen, dass das Produkt selbsterklärend und leicht implementierbar ist, sodass alle unsere Mitarbeiter von den Vorteilen profitieren konnten.” Anica Juch, Assistenz der Geschäftsleitung/ Interne Abwicklung/ Marketing bei BSH

Die Reise in die Digitalisierung mit DocuSign

Die Digitalisierungsreise startete das Unternehmen zunächst mit der digitalen Unterzeichnung der Wartungsverträge für Kunden mit DocuSign. Die simple Online-Version  ermöglichte es dem Unternehmen Verträge papierlos und in kürzester Zeit unterschreiben zu lassen. Doch auch andere Bereiche benötigten automatisierte Prozesse, um ressourcenschonend und effizient zu arbeiten.

Die zwei Herausforderungen im Vertrieb vor DocuSign

1. Die Rechtsgültigkeit der Verträge

BSH arbeitete mit PDF-Verträgen auf Tablets und Laptops. Diese konnten zwar auch mit der elektronischen Signatur in kürzester Zeit unterschrieben werden, aber die Sicherheit der Dokumente war nicht gewährleistet. Die Dokumente waren nach der Unterschrift immer noch bearbeitbar, es stand kein Zertifikat dahinter, Dienstleister wie die finanzierende Bank oder die Factoringbank haben die fehlende Rechtsgültigkeit bemängelt.

2. Ständige Erneuerung der Verträge

BSH aktualisiert seine Verträge fast in einem zweiwöchentlichen Intervall. Grund dafür sind Anpassungen der rechtlichen Vorgaben, Änderungen in den Formularen der finanzierenden Bank, der Factoringbank und neue Ideen, die man in das Formular implementieren kann. Das Unternehmen strebte nach einer rechtssicheren Lösung die Aktualisierung im gesamten Unternehmen zu kontrollieren. Denn eine Benachrichtigung über die Aktualisierung via E-Mail war oftmals nichts erfolgreich und viele Mitarbeiter verharrten auf den veralteten Verträgen, die Sie bereits in Ihrem E-Mail-Ordner oder auf Ihrem Rechner gespeichert hatten. Die Unfähigkeit der Kontrolle war ein ausschlaggebender Punkt, um diese Prozesse zu digitalisieren.

DocuSign hat die Lösung für die Herausforderungen von BSH

Mit DocuSign kann BSH seine Vertriebsprozesse rechtsgültig, papierlos und zeitsparender gestalten. Mit DocuSign Negotiate kann BSH sämtliche Änderungen in einem Dokument sofort und transparent erkennen. Während der Verhandlungen bleiben sämtliche Versionen mit allen Änderungen eines Vertrags zentral verfügbar. Dies gewährleistet absolute Transparenz der Vertragsprozesse und Rechtssicherheit, da Verträge nicht mehr unbemerkt manipuliert werden können.

Nicht nur die Transparenz der Versionsüberprüfung trägt zu einer schärferen Sicherheit im Vertragsmanagement bei, sondern auch die Möglichkeit Verträge jederzeit aktualisieren zu können. Mit DocuSign kann BSH sicherstellen, dass stets die neueste Vertragsversion verschickt wird.

Vom Vertrieb, zur Bauabnahme bis hin zu Regieberichten

Nach der erfolgreichen Implementierung in der Vertriebsabteilung expandierte das Unternehmen die Nutzung von DocuSign auch in andere Unternehmensbereiche.

“Bei der Montage war es besonders essentiell, dass Abnahmeprotokolle pflichtgemäß ausgefüllt wurden. Die Abnahmeprotokolle benötigen wir für den Factoring-Dienstleister, als Nachweis, damit wir unser Geld erhalten. Hier spielen Zeit und Sorgfalt eine essentielle Rolle. Oft kam es zu Verzögerungen, aufgrund fehlender Protokolle, da Mitarbeiter diese vergaßen im Büro abzugeben oder diese auf den falschen Schreibtisch landeten. Außerdem ist es grundlegend, dass im Protokoll alle Angaben pflichtgemäß ausgefüllt werden, damit es der Factoring-Dienstleister akzeptiert. Oft wurden Felder vergessen – mit DocuSign und den Pflichtfeldern passiert dies nun nicht mehr. Und zu guter Letzt war das Thema Rechtsgültigkeit der Unterschrift auch ausschlaggebend.” Anica Juch, Assistenz der Geschäftsleitung/ Interne Abwicklung/ Marketing bei BSH

BSH digitalisierte diesen Prozess, um die Sicherheit und Schnelligkeit des Abnahmeprotokoll-Prozesses zu optimieren. Mit der Pflichteingabe-Funktion von DocuSign kann BSH sichergehen, dass alle wichtigen Felder ausgefüllt werden, sodass keine Probleme aufgrund fehlender Angaben entstehen. Außerdem konnte der Prozess aufgrund der ständigen Abrufbarkeit und ordungebundenen Option deutlich verschnellert werden.

Auch Regieberichte werden mit DocuSign mittlerweile digital versendet. Die CC-Option ermöglicht es dem Unternehmen Innen- und Außendienst direkt zu verknüpfen, sodass keine wichtigen Informationen manuell weitergeleitet werden müssen, sondern dass diese automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet wird. Dies macht den Prozess nicht nur leichter, sondern sichert eine transparente Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen.

Die digitale Affinitat hat keine Grenzen

Auch in Zukunft strebt BSH an weitere Unternehmensbereiche zu digitalisieren. Die Cloudverträge für die Kunden, Versicherungsanträge und ggf. einige Arbeitsschritte aus der Personalabteilung sollen in Zukunft auch mit DocuSign abgedeckt werden.

Mit der Digitalisierung auch in Krisenzeiten das Geschäft am Laufen halten

BSH hat sich seit letztem Jahr deutschlandweit expandiert und sich von seinem Hauptsitz in Franken gelöst.  Dies war nur mit der Digitalisierung der gesamten Prozesse möglich. Außerdem war auch der Übergang zum Home-Office für BSH mit DocuSign kein Problem.

“Da unsere Unternehmensprozesse sowieso schon weitgehend digitalisiert waren, stellte COVID-19 in der Hinsicht keine große Herausforderung dar. Da unsere Mitarbeiter sogar produktiver im Home-Office waren, haben wir die Freiheit erhalten auch weiterhin und dauerhaft zwei Tage in der Woche im Home-Office zu arbeiten.” Anica Juch,  Assistenz der Geschäftsleitung/Interne Abwicklung/ Marketing bei BSH

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