Kundenspotlight: Boehringer Ingelheim und DocuSign

 

Der Anfang in der Weinsteinfabrik

Angefangen hatte die Geschichte eines der Top 20 Unternehmen der Pharmaindustrie im Jahre 1885. Albert Boehringer erwirbt eine kleine Weinsteinfabrik, die am 31. Juli 1885 im Handelsregister eingetragen wird.

Mit der Herstellung von Weinsäure zum Einsatz in der Lebensmittelindustrie beginnt die Erfolgsgeschichte des jungen Unternehmers. Mit anfangs 28 Mitarbeitern wird im Schichtbetrieb Weinsäure für Apotheken und Färbereien hergestellt. Das Geschäft steigt rasant an als Backpulver und Brauselimonade in dieser Zeit auf den Markt kommen.

10 Jahre nach Firmengründung erfolgt der nächste Clou: ein Verfahren zur Herstellung von Milchsäure mit Hilfe von Bakterien wurde entdeckt. Dieses Verfahren ermöglicht die  Produktion in Großmengen und macht so das Unternehmen bis heute zum führenden Hersteller. Abnehmer sind nach wie vor Färbereien und die Lederindustrie, hinzu kommen noch die Textil- und Lebensmittelindustrie. Die Erfolgsgeschichte des Unternehmens geht Jahr für Jahr steil bergauf. In den darauf folgenden Jahren expandiert das Unternehmen, forscht und entwickelt in den unterschiedlichsten Bereichen, erschliesst immer neue Geschäftsfelder, neue Standorte – das Unternehmen wächst stetig und das mit großem Erfolg. 

Vom Kleinunternehmer zum Pharmakonzern

Längst über den gesamten Globus verteilt, sitzen Mitarbeiter überall auf der Welt verteilt in Büros, in Laboren oder arbeiten in den unterschiedlichsten Produktionsstätten. Ein Unternehmen in einer bestimmten Größenordnung besteht aus den unterschiedlichsten Abteilungen. Dies ist auch bei einem global tätigen Unternehmen der Fall, der kleine Unterschied liegt im Detail: Sämtliche Prozesse finden auch hier statt, nur in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Regelungen, ihren soziokulturen Unterschieden, Sitten, Gepflogenheiten und Sprachen. Hier auf einen grünen Nenner zu kommen, stellte Boehringer Ingelheim vor eine große Herausforderung:

Heute beschäftigt Boehringer Ingelheim 50.000 Mitarbeiter in über 180 Ländern weltweit.

Zu den drei Hauptgeschäftsbereichen zählen Humanpharmazeutika, Tiergesundheit und Biopharmazeutika.

Gerade in der Pharmaindustrie sind die Mitarbeiter sowohl im Einkauf als auch im Verkauf viel unterwegs. Verträge in den unterschiedlichsten Sprachen in Verbindung mit nationalen Regelungen und Richtlinien gestalten gerade den Vertragsprozess äußerst komplex.

Das Einholen der letzten Unterschrift kann ein zeitraubendes Unterfangen sein. Wertvolle Zeit, die bei wichtigen Aufgaben oft fehlt.

Der Faktor Zeit spielt nicht nur beim Signieren eines Vertrages eine Rolle, denn zu unnötigen Zeitverzögerungen kommt es in allen Phasen des Vertragsprozesses. Die entscheidende Frage lautet: Wie kann ich meinen gesamten Vertragsprozess effizienter gestalten und transformieren?

Der Wunsch nach Verbesserung

Im Jahr 2016 strebte Boehringer Ingelheim nach einem agileren Vertragsprozess für die Rechts- und Compliance-Abteilung, da die Unterzeichnung von Verträgen in der Regel mehr als zwei Wochen dauerte. Abgesehen vom Faktor Zeit, spielte die mangelnde Transparenz bei Ihrer bisherigen papierbasierten Vertragsprozess eine entscheidende Rolle.

Das DocuSign Advisory-Service-Team hat die Herausforderung angenommen und in enger Zusammenarbeit mit Boehringer Ingelheim ihren kompletten Vertragsprozess einer digitalen Transformation unterzogen.

Die Transformation

2017 startete eine globale Initiative. Bereits innerhalb der ersten zwei Monate nach Projektstart konnte Boehringer Ingelheim DocuSign eSignature für Gruppen in Brasilien, dem Nahen Osten, der Türkei und Afrika (META) sowie in den USA für NDAs, Beschaffungsverträge und Verträge mit Gesundheitsdienstleistern bereitstellen. 

Die Ergebnisse können sich sehen lassen.

Mithilfe von DocuSign konnte Boehringer Ingelheim eine 6-fache Steigerung der Kapitalrendite, eine Reduzierung der Fehler um 88% und eine Verkürzung der Bearbeitungszeit für Dokumente von zwei Wochen auf drei Tage verzeichnen.

Des Weiteren konnten die Kosten pro Dokument um 34 Euro gesenkt werden und  über 190 Anwendungsfälle wurden als Teil der Boehringer Roadmap realisiert. Von dieser globalen Initiative konnten 5.500 Mitarbeiter direkt profitieren. 

Auch der Stellvertretende Leiter von Böhringer Ingeheim ist vom Ergebnis überzeugt. Eine Schlüsselposition nehmen bei einer digitalen Transformation in dieser Größenordnung die sogenannten „Customer Success Architects“ (CSAs) ein:

 

 „Sie arbeiten direkt mit unseren Geschäftskunden zusammen, um deren Prozesse zu optimieren und uns natürlich bei der Bereitstellung von Best Practices für DocuSign zu unterstützen. Die CSAs, die in den letzten zwei Jahren mit Boehringer zusammengearbeitet haben, waren von unschätzbarem Wert - wirklich - und direkt mit unserem Gesamterfolg verbunden. “

 

Für die Zukunft

Boehringer Ingelheim wird auch weiterhin seine Partnerschaft mit unserem Customer Success-Team pflegen und seinen Vertragsprozess weiterentwickeln und modernisieren.

Gerade wenn es um einen optimierten digitalen Vertragsprozess geht, ist das Ende der Fahnenstange noch längst nicht erreicht. Die Plattform wird ständig mit neuen Funktionen erweitert und immer mehr vorhandene Tools können integriert werden.

Wenn Sie mehr zum Thema digitale Transformation erfahren möchten, besuchen Sie uns doch online oder probieren selbst die elektronische Signatur einfach aus! Hier geht’s zur kostenlosen Testversion!

 

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DocuSign Contributor

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