Ist Ihr Unternehmen bereit für die digitale Transformation?

Sämtliche Geschäftsvorgänge stützen sich auf Vereinbarungen, daher ist die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Vertragsprozesse verwalten von bedeutender Rolle. Es muss digital, effizient, benutzerfreundlich, sicher und leicht zugänglich sein.

In einer von Forrester Consulting im Auftrag von DocuSign durchgeführten Studie wurden knapp 1.000 globale Unternehmensleiter gefragt, wie sie Verträge verwalten. Die Kernaussage der Studie besagt: Unternehmen, die interne Prozesse optimieren und Kunden, Mitarbeitern, Partnern und Lieferanten ein überlegenes und nahtloses digitales Erlebnis bieten können, werden im Wettbewerb gewinnen.

Wichtigste Ergebnisse

• Manuelle Vertragsprozesse belasten immer noch 9 von 10 Unternehmen. Dies führt zu schlechten Kundenerfahrungen, Verzögerungen beim Starten von Projekten und Verzögerungen bei der Umsatzrealisierung 
• Die elektronische Signatur wird zur Standardpraxis. Bereits 68% der unterzeichneten Verträge in bestimmten Abteilungen werden mit der elektronischen Signatur unterschrieben
• Der Schwerpunkt sollte darauf liegen, andere Verwendungszwecke für die elektronische Signatur im gesamten Unternehmen zu finden und sie mit anderen Teilen des Vertragsprozesses zu verbinden
• Die Verbesserung des Kundenerlebnisses ist der Hauptgrund für Investitionen in bessere Tools

Zusätzliche Forschungen

• Phasen und Herausforderungen des Vertragsmanagements
• Wichtige Empfehlungen für eine Strategie zur Vertragsautomatisierung

Erhalten Sie außerdem einen Blick in globale Vertragsprozesse und erfahren Sie die Gründe, warum andere Unternehmen dieses Jahr planen in betriebliche Verbesserungen zu investieren. In diesem Blog haben wir für Sie den Analystenbericht, Status Quo Vertragsmanagement 2020, eine von Forrester Consulting in Auftrag gegebenen Studie von DocuSign, kompakt zusammengefasst.

Ein einzigartiges Kundenerlebnis ist der wichtigste Innovationstreiber

Eine der wichtigsten Erkenntnisse der Studie von 2019 war, dass die Befragten das Kundenerlebnis als Hauptgrund für den Übergang zu neuen Technologie-Tools betrachteten. Und auch dieses Jahr trifft diese Feststellung erneut zu. 79% der Befragten identifizierten Verbesserungen des Kundenerlebnisses als hohe oder wesentliche Priorität.

Die Umfrageteilnehmer haben eine verbesserte Kundenerfahrung als den häufigsten Vorteil eines digitalen Vertragsprozesses identifiziert. Ganze 55% der Befragten im Jahr 2020 gaben an, dass das Kundenerlebnis durch digitale Vertragsprozesse verbessert werden konnte. Einer der Befragten in der Umfrage äußerte sich sogar zu der körperlichen Anstrengung, die erforderlich war, um Dokumente vor der elektronischen Signatur zu unterschreiben:

„Die Papierstapel, die wir von Kunden unterschreiben ließen, waren bis zu 7,6 cm hoch - wir gingen mit verkrampften Händen aus dem Haus und mussten diese dann über Nacht via FedEx verschicken. “

Wir haben jedoch noch bessere Nachrichten. Die meisten der Befragten verfügten nur über teilweise digitalisierte Vertragsprozesse, sodass noch viel Raum für Wachstum und Möglichkeiten zur Verbesserung der Kundenerfahrung besteht. Unternehmen müssen sich nicht zwischen einer exzellenten Kunden- oder Mitarbeiterfahrung entscheiden, denn beide sind eng miteinander verbunden. Mit zunehmender Vernetzung der digitalen Vertragstechnologien haben Kunden mehr Möglichkeiten im Bereich des Self-Services. Wenn der Kunde ein Problem nicht von selbst  erledigen kann, erleichtern dieselben verbesserten Systeme den Mitarbeitern auch, mehr Zeit mit dem Kunden zu verbringen und Fragen schneller als je zuvor zu beantworten. Glückliche Mitarbeiter führen zu glücklichen Kunden und umgekehrt. 

Manuelle Vertragsprozesse belasten 90% der Organisationen

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr Unternehmen immer noch Probleme hat, die Workflows für das Vertragsmanagement zu optimieren. Sie sind nicht allein. Eine überwältigende Mehrheit der Unternehmen in der Forrester Studie berichtet, dass sie Vertragsdetails manuell eingeben, vorhandene Dokumente als Vorlage duplizieren oder jeden neuen Vertrag von Grund auf neu erstellen. Alle diese Prozesse sind ineffizient, zeitintensiv und fehleranfällig.

Diese veralteten Methoden der Erstellung von Verträgen führen zu direkten und indirekten Auswirkungen auf die Einnahmen. Die Befragten der Forrester Studie berichteten von schlechten Kundenerfahrungen (46% der Befragten), Verzögerungen beim Starten von Projekten (43%) und bei der Umsatzerfassung (42%) als die häufigsten Probleme im Zusammenhang mit ineffizienten Vertragsprozessen. Unter den Befragten herrscht weltweites Verständnis darüber, dass die Bewahrung dieser Ineffizienzen bei Verträgen zu höheren Kosten und einer geringeren Arbeitsqualität führen.

55% verbesserten die Kundenerfahrung 51% reduzierten die Verkaufszeit 48% minimierten Fehlerraten 46% verringerten Bearbeitungszeiten

Es gibt zwei Hauptaspekte, die die Digitalisierung in Unternehmen antreiben:

Erstens, indem Unternehmen die einzelnen Phasen des Vertragsprozesses miteinander verbinden und automatisieren, können diese sich von der Konkurrenz abheben. Die digitalen Technologien zur Optimierung des Vertragswesens sind noch neu und die ersten Unternehmen, die von diesen Tools profitieren, werden daher einen massiven Wettbewerbsvorteil erzielen. Zweitens, viele Unternehmen erkennen die Notwendigkeit der Digitalisierung der Vertragsprozzesse und streben an diese zu optimieren. Diejenigen, die diese Vision am schnellsten umsetzen, werden im Wettbewerb hinaus stechen und die meisten Kunden gewinnen.

„Der größte Vorteil ist die Zeit bis zum Umsatz. Die Zeit zwischen [Anfang bis Ende] ist die Zeit, die wir benötigen, um Umsatzerlöse zu erfassen. Diese Unterschriften sind Geld. . . Wir bekommen unser Geld jetzt daher schneller. "

Einzelne Vertragprozesse wurden digitalisiert, jedoch noch nicht miteinander vernetzt

Unter den Befragten in der Forrester Studie gab es sicherlich schon Ansätze, Verträge zu digitalisieren. Die Problematik besteht darin, dass Unternehmen einen Schritt wagen, jedoch nicht den kompletten Vertragsprozess digitalisieren. Das Ergebnis sind einzelne digitalisierte Schritte und einige automatisierte Prozesse, aber Lücken zwischen diesen Schritten, welche isolierte Workflows erzeugen. Diese ersten Erfolge sind wichtig, aber es ist essentiell, die gesamte Dynamik zu nutzen, die durch diese Digitalisierungsphasen erzeugt wird, und die Digitalisierung weiter zu expandieren.

Die von unseren Befragten beschriebenen Vertragssysteme verfügen über mehrere separate Lösungen, die womöglich kleine taktische Vorteile bieten, aber aufs Ganze nicht vollkommen strategisch ausgeschöpft werden. Die einzelnen digitalisierten Prozesse erfordern immer noch manuellen Aufwand, um die Arbeit von einem Schritt zum nächsten zu tragen. Dies minimiert die vollkommene Wertschöpfung eines digitalen Vertragswesens.

Wir werden diesen Prozess, anhand eines Beispiels der elektronischen Signatur genauer beleuchten. Die Signierphase ist ein wichtiger Abschnitt der im Vertragsystem digitalisiert werden sollte, da unnötige Papierkosten, Versandverzögerungen und komplizierte Druck- / Scan- / Fax-Workflows so vermieden werden können. Das Digitalisieren von Signaturen bringt sicherlich Vorteile, aber durch das Verbinden und Automatisieren von Schritten vor und nach der Signatur können weitaus größere Effizienzgewinne erzielt werden.

Nehmen wir an ein Unternehmen hat die Dokumentensignaturen mit einem E-Signatur-Tool gelöst. Stellen Sie sich jetzt vor, wie viel leistungsfähiger dieser Prozess mit einer Integration in ein CRM-System sein könnte, mit dem Vertriebsmitarbeiter eine vorab genehmigte Vorlage mit Kontodetails füllen und diesen Vertrag zur Signatur direkt von dieser CRM-Schnittstelle senden können. Diese Verbindung würde die Gesamteffizienz durch die Verbindung von der Vorbereitungs- und Signaturphasen von Verträgen dramatisch steigern. Ein weiterer Schritt könnte unternommen werden, um Prozesse zu automatisieren die nach dem Unterzeichnen eines Vertrages ausgeführt werden müssen. Mit der Automatisierung können beispielsweise auslaufende Verträge ohne manuelle Überprüfung automatisch zur Verlängerung versendet werden. Je mehr Möglichkeiten ein Unternehmen findet, Tools in ihre Vertragssysteme einzubinden, desto mehr Wert werden diese auf das gesamte Vertragswesen bringen.

Ein einheitlicher Einigungsprozess

In der Forrester Studie identifizierten die Befragten aktuelle Herausforderungen mit einzelnen Schritten in ihrem Vertragsprozess. Oft können diese Herausforderungen gelöst werden, indem die einzelnen Schritte zu einem vernetzten effizienten Vertragssystem zusammengefügt werden. 

Im Folgenden finden Sie eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte im Vertragsprozess, sowie einige allgemeine Herausforderungen in jeder einzelnen Phase. Führen Sie sich beim Lesen vor Augen, wie ein gut vernetztes Vertragssystem den Informationsfluss vereinfachen und die allgemeine Ausführungsfähigkeit eines Unternehmens verbessern könnte.  

Verträge erstellen - Bevor ein Vertrag unterzeichnet werden kann, müssen alle wichtigen Informationen bezüglich des Vertrages selber und der Zahlung zusammengetragen werden. Tragischerweise bereiten 90% der Unternehmen Verträge immer noch manuell vor. Dies führt zu langen Verzögerungen und fehleranfälligen Dokumenten. Durch die Verwendung von Vertragstechnologien wie DocuSign Gen können Vertragsplattformen in ein CRM-Tool integriert werden, um Daten automatisch abzurufen, benutzerdefinierte Verträge zu erstellen und zur Signatur zu senden - alles über die gewohnte CRM-Oberfläche.

Verträge signieren- Die elektronische Signatur wurde in den meisten Unternehmen von mindestens einem Team bereits übernommen, es besteht jedoch noch ungenutztes Potenzial, die Signatur mit mehr Bereichen eines Unternehmens zu verbinden. In der Forrester Studie hatten 56% der Befragten immer noch Probleme mit der Sichtbarkeit und Transparenz von Dokumenten und 48% stellten Verzögerungen aufgrund von fehlerhaften Informationen fest. Obwohl der Signaturprozess automatisiert und viel effizienter wurde, verbesserte sich der Prozess nicht, wenn Daten falsch waren oder das Unternehmen nicht bereit war, die Verträge in die Tat umzusetzen.  

Verträge bearbeiten - Sobald ein Vertrag unterzeichnet wird, müssen Bedingungen ausgeführt werden, damit Prozesse in Gang kommen. Diese Bedingungen sehen für jedes Unternehmen anders aus. Der nächste Schritt ist jedoch in der Regel die Erstellung eines Arbeitsauftrags, einer Rechnung, eines Bestandskaufs usw. Laut Forrester laufen die Prozesse nach dem Vertrag von 56% der Befragten immer noch manuell ab. Dies führt zu Doppelarbeit, Fehler bei der Datenübertragung und zusätzliche Verzögerungen bei der Lieferung.  

Vertragssuche und -analyse - Es kommt sehr selten vor, dass ein Vertrag einfach unterzeichnet und ausgeführt wird, stattdessen werden viele Verträge während des Vertragsprozesses vergessen; ganz nach dem Motto “aus dem Auge, aus dem Sinn”. Die Vertragssprache sollte allen Parteien zur Bezugnahme und Analyse zugänglich sein. 59% der Befragten von Forrester geben jedoch an, dass sie nicht in der Lage sind, den Volltext von Verträgen effektiv zu durchsuchen, und 47% sind dem Risiko ausgesetzt, problematische Vertragssprachen nicht erkennen zu können. Mit intelligenten Vertragsanalysetools können alle vorhandenen Verträge an einem einzigen zentralen Repository gespeichert werden. Diese Dokumente können mithilfe von KI-Technologien gescannt werden und eine bestimmte Vertragsprache kann ermitteln werden, um Chancen oder Risiken zu idenfizieren.  

Laden Sie den Analysten Bericht, Status Quo Vertragswesen 2020 herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie die heutigen Führungskräfte technische Tools für vernetzte Vertragsprozesse verwenden, um interne und externe Ergebnisse zu verbessern. Und erhalten Sie weitere Informationen und wichtige Empfehlungen von Forrester zu den Schritten, die erforderlich sind, um Ihre eigene digitale Transformation in Angriff zu nehmen und einen hochmodernen Vertragsprozess aufzubauen.