Ist ein CLM-Tool das Richtige für Ihr Geschäft?

Bevor Sie mit Sicherheit feststellen können, ob eine Enterprise-Software für das Vertragszyklusmanagement einen entscheidenden Unterschied macht, sollten Sie wissen, was die Aufgabe des CLM ist.

Auf ihrem Weg durch Ihre Unternehmen sind Dokumente Verwaltungsaufgaben und komplizierten manuellen Arbeitsabläufen ausgesetzt, die Engpässe im Vertragsverwaltungsprozess verursachen. Diese Engpässe verringern Ihre Wachstumskapazität und verschlechtern Ihre Beziehungen zu wichtigen Kunden/Lieferanten unnötig. Vertragszyklusmanagement erhöht die Produktivität, beseitigt Risiken und steigert den Umsatz in jeder Phase derVertragsverwaltung folgendermaßen:

• Zentrale, durchsuchbare Repositorys
• Flexible, konfigurierbare Arbeitsabläufe
• Vorlagen zur Dokumentenerstellung
• Workflow-Automatisierung
• Klauselbibliothek
• Digitale Prüfverläufe und lückenlose Transparenz
• Verstärkte Sicherheit

Nach der Verbesserung vorhandener Abläufe mithilfe eines integrierten CLM-Tools können Unternehmen einen durchschnittlichen ROI von 356 % dank geminderter Risikoanfälligkeit, weniger menschlicher Fehler und einer signifikanten Verringerung der Zeit bis zum Vertragsabschluss.

 

Die Auswirkungen, die die Vertragsverwaltung auf Ihr Unternehmen hat, können je nach Faktoren wie der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität der bestehenden Arbeitsabläufe oder der Branche, in der Ihr Unternehmen tätig ist, variieren.

Nun, da Sie die Vorteile der Vertragsverwaltung kennen, ist es Zeit für eine Einschätzung: Ist CLM die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

Stellen Sie sich zunächst die richtigen Fragen

Vertragsverwaltung wird nicht oft mit Rentabilität assoziiert. Dennoch geben viele Unternehmen einen wesentlichen Prozentsatz ihrer Ressourcen für Verträge aus. Von der Erstellung und Überprüfung bis zur Verhandlung und Unterzeichnung kann ein einzelner Vertrag ein Unternehmen bis zu 41.000 Euro kosten.

Neben der Ressourcenverschwendung könnte Ihr aktueller Vertragsverwaltungsprozess Ihr Unternehmen auch unnötigen Risiken aussetzen und wichtige Kundenbeziehungen unnötig belasten.

Mit den folgenden fünf Fragen können Sie beurteilen, ob ein Vertragsverwaltungstool für Ihr Unternehmen geeignet ist.

Wie komplex ist Ihr aktueller Vertragsverwaltungsprozess?

Von der Erstellung und Verhandlung bis hin zur Überprüfung und Genehmigung sind eine Vielzahl an Personen und Abteilungen (Vertrieb, Rechtsabteilung, Finanzabteilung usw.) Ihres Unternehmens an der Vertragserstellung beteiligt. Selbst die grundlegendsten Dokumente, wie Vertraulichkeitsvereinbarungen, müssen von drei, fünf oder sogar zehn Beteiligten genehmigt oder überprüft werden – und zwar noch bevor es einem Kunden oder Lieferanten vorgelegt wird.

Je komplexer ein Dokumentenverwaltungsprozess ist, desto wahrscheinlicher profitieren Sie von einem CLM-Tool, mit Hilfe dessen Sie intelligente Dokumentenabläufe umsetzen und manuelle Aufgaben automatisieren können. 

Komplexität und Wachstum gehen Hand in Hand. Während sich Ihr Unternehmen auf die Zukunft vorbereitet, bietet eine Vertragsverwaltungssoftware nahtlose Skalierbarkeit und stattet Sie mit den für Ihr Unternehmenswachstum nötigen Tools aus.

Anhand welcher Kennzahlen bewerten Sie Ihre aktuellen Abläufe?

Wie sieht ein komplexer Vertragsverwaltungsprozess aus? Bevor Sie die Vertragsverwaltungsanforderungen Ihres Unternehmens wirklich einschätzen können, müssen Sie die größten Problemstellen in Ihrem vorhandenen Prozess ermitteln. Wenn Sie nicht über Daten zu den unten aufgelisteten Hauptkennzahlen verfügen, liegt die Vermutung nahe, dass Sie ihre Verträge nicht effizient verwalten.

• Wie lange dauert der Zyklus eines Vertrags im Durchschnitt?
• Wie viele Personen sind üblicherweise an einem Vertrag beteiligt?
• Wie viel Zeit erfordert die Vertragsaushandlung?
• Wie lange benötigen Sie, um auf einen gespeicherten Vertrag zuzugreifen?
• Wie bewerten Sie Compliance- oder Sicherheitsrisiken in der Vertragssprache?

Wenn Sie Ihren aktuellen Prozess kennen, wissen Sie, welche Tools Sie benötigen. Beispielsweise steigt die Anfälligkeit für menschliche Fehler in bestehenden Abläufen mit jeder weiteren Person, die an der Vertragserstellung oder -verhandlung eines einzelnen Vertrags beteiligt ist. Laut einer Umfrage unter mehr als 1.300 Beschäftigten in der Vertragsverwaltung geben 90 % der Befragten an, dass sich menschliche Fehler erheblich auf ihre Vertragsprozesse auswirken. Dadurch kommt es zu:

• Verzögerungen beim Geschäftsabschluss (37 %)
• höheren Kosten (34 %)
• verpassten Chancen aufgrund von Missverständnissen im Vertrag (31 %)
• erhöhtem Risiko der Non-Compliance (29 %)

Es gibt keine perfekte Anzahl an Beteiligten oder eine einzelne Kennzahl, anhand derer Sie wissen, dass es Zeit ist, auf eine Enterprise-Vertragsverwaltungssoftware umzusteigen, aber ein besseres Verständnis für die Abläufe in Ihrem Unternehmen ist ein guter Anfang.

Welchen Grad an Compliance benötigt Ihr Unternehmen?

In Branchen, in denen Vorschriften wie HIPAA oder FedRAMP strikte Einhaltung erfordern, wird die Dokumentenerstellung und eine durchgängige Dokumentenverwaltung noch komplexer, was zu kostspieligen Verzögerungen im Vertragsprozess führen kann.

Je höher die Compliance-Anforderungen, desto wirksamer ist die Deeskalation eines Risikos durch ein CLM-Tool. 

Die regulatorischen Rahmenbedingungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Neue Verträge erfordern eine strikte Einhaltung der geltenden Vorschriften, aber Ihr Unternehmen wird möglicherweise bereits vorhandene Verträge durchsuchen müssen, um veraltete Formulierungen zu ermitteln und zu überarbeiten. Ohne das richtige System, das Risiken schnell analysiert und mindert, werden die Kosten Ihrer Vertragsverwaltung weiter ansteigen.

Haben Sie ein intelligentes, durchsuchbares Vertrags-Repository?

Wie viel Zeit benötigen Sie, um mit Ihrem aktuellen Vertragsprozess ein vorhandenes Dokument zu finden?

Die größte Herausforderung, vor der Unternehmen in der Vertragsverwaltung stehen, ist das Auffinden und Analysieren vorhandener Dokumente. Aktuell geben lediglich 23 % der Experten in den Unternehmen an, einen Vertrag in maximal 10 Minuten finden zu können – eine erstaunlich niedrige Zahl. Hinzu kommt, dass dies laut einer jährlichen Umfrage von DocuSign ein deutlicher Rückgang im Vergleich zum letzten Jahr ist, als noch 32 % diese Antwort gaben. 

Die Dokumentenverwaltung wird stetig komplexer. Eine agile Infrastruktur ist unentbehrlich für Unternehmen, die mit der sich rasend schnell entwickelnden heutigen digitalen Arbeitsumgebung mithalten möchten. Trotz des rasanten Wandels organisieren viele Unternehmen ihre Verträge weiterhin in Aktenschränken und 39 % der Dokumente werden heutzutage noch als nicht durchsuchbare PDFs abgelegt. Keiner dieser Methoden garantiert schnellen Zugriff oder eine Suchfunktion als Unterstützung.

KI-integrierte CLM-Software bietet durchsuchbare Repositorys, Klauselbibliotheken und automatisierte Risikobewertungs-Tools, mit denen Unternehmen das richtige Dokument in Sekundenschnelle finden können und so die Kosten, Zeit und Risiken der Vertragserstellung und durchgängigen Verwaltung erheblich verringern würden.

Wie verwalten Sie Vertragsnachverfolgung und Transparenz?

69 % der Unternehmen leiten ihre Verträge per E-Mail zwischen den Abteilungen weiter. Das klingt erst einmal nicht schlecht. Aber die Realität sieht anders aus: Sobald Sie einen Vertrag aus der Hand geben, verlieren Sie ihn aus den Augen.

Was machen Sie, wenn ein Kunde nach einem Status-Update fragt? Wie finden Sie ein Dokument, das nicht wieder bei Ihnen gelandet ist? Der Einsatz von E-Mail zur Vertragsverfolgung ist ähnlich ineffizient, als würden Sie Mauern zwischen der Rechtsabteilung, dem Vertriebs- und dem Beschaffungsteam bauen.

Ein Gesamtüberblick über den Vertragszyklus ist unerlässlich. Neben der nötigen Bereitstellung von Transparenz und offener Kommunikation an unterschiedliche Teams für die Vertragsnachverfolgung von Anfang bis Ende bietet ein automatisiertes CLM-Tool einen digitalen Prüfverlauf, der Risiken mindern kann und es allen Beteiligten erleichtert, die Verantwortung für ihre Rolle im Vertragsprozess zu übernehmen. 

Transparenz im Vertragsprozess kann Ihnen helfen, die Zeit bis zum Vertragsabschluss zu verkürzen, kritische Arbeitsablaufprobleme zu ermitteln und Kundenerwartungen zu erfüllen. 

Welchen Nutzen hat DocuSign CLM für Ihr Unternehmen?

Die Vorteile eines Enterprise-Vertragsverwaltungstools liegen auf der Hand. Eine kürzlich veröffentlichte Umfrage von DocuSign unter 1.333 Unternehmen zeigte, dass die Einführung eines CLM-Tools in Unternehmen die Zeit bis zum Vertragsabschluss um 50 % und die der Erstellung eines Vertragsentwurfs um 80 % verkürzen konnte. Beschaffungs- und Vertriebsteams sowie Rechtsabteilungen profitierten am stärksten von CLM.

Mit DocuSign CLM erhalten Unternehmen ein Vertragsverwaltungstool, das Geld einspart, Agilität steigert und Kundenerlebnisse verbessert. Führen Sie Ihr Unternehmen an durchsuchbare Vertrags-Repositorys, automatisierte Arbeitsabläufe und die Zukunft der intelligenten Dokumentenverwaltung heran, indem Sie DocuSign CLM noch heute erkunden.