Innovative Arbeitsgestaltung - die Zukunft der Arbeit
Covid-19 hat uns alle vor große Herausforderungen gestellt – nicht nur im Privaten, auch die Art und Weise wie wir arbeiten hat sich verändert. Die viel zitierte „Neue Normalität“ hat die Anzahl der Mitarbeiter im Home-Office in Deutschland von gerade einmal 12 % auf schätzungsweise 25 % steigen lassen. Und das quasi von heute auf morgen. Für Tausende von Unternehmen hat das eine Herausforderung bedeutet, wie sie sie vorher nie gekannt hatten: IT-Systeme mussten so angepasst werden, dass sie plötzlich auch außerhalb des gewohnten Office-Netzwerks funktionierten, während die Anforderungen an die IT-Sicherheit sogar noch gestiegen sind.
IT-Abteilungen auf der ganzen Welt stellten sich die Frage, wie sie Cybersecurity gewährleisten können, wenn ab dem nächsten Tag alle Mitarbeiter über private Internetzugänge - oder schlimmer noch - private PCs arbeiten müssen. Viele Firmen, die bisher auf stationäre Rechner gesetzt hatten, mussten sogar die gesamte Hardware für Ihre Mitarbeiter neu einkaufen, damit sie diese auch Zuhause nutzen können. Je nach Unternehmensgröße, bedeutete das für viele Unternehmen einen extremen Anstieg der Betriebskosten - in einer Zeit, in der krisenbedingt häufig gleichzeitig die Umsätze fielen. Die Arbeit von IT-Administratoren hatte Hochkonjunktur und es zeichnet sich ab, dass dies auch so bleiben wird. Daher ist es in Zukunft umso wichtiger, gerade digitale Prozesse mit effizienten Software-Lösungen zu stützen, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten und Ausfälle zu vermeiden.
Auch im Sinne der Mitarbeiter: Digitale Systeme sind die einzige Verbindung zwischen Teams, die aus dem Home-Office arbeiten. Je einfacher und fehlerfreier sie funktionieren, desto zufriedener und motivierter kann ein Anwender damit arbeiten. Und nicht nur das: Digitale Tools erlauben es Mitarbeitern, ihre Arbeitszeit freier und flexibler zu gestalten. Sie können beides so an ihren Alltag anpassen, dass eine optimale Work-Life-Balance entsteht. DocuSign hat diesen Mehrwert der Digitalisierung schon bei seiner Gründung 2003 erkannt und setzt seitdem all seine Energie daran, seine Kunden und Partner beim Schritt hin zum digitalen Arbeiten zu unterstützen. Covid-19 hat diese Entwicklung lediglich beschleunigt.
Aus den Entwicklungen während der Pandemie lassen sich diverse Trends für unser künftiges Arbeiten und Zusammenarbeiten ablesen. So bemerken mehr und mehr Unternehmen, dass Home-Office nicht weniger produktive Mitarbeiter bedeutet. Es entsteht mehr Vertrauen in die Fähigkeiten der eigenen Angestellten, die sich im März innerhalb kürzester Zeit auf die neuen Bedingungen eingestellt haben.
Doch Digitalisierung endet nicht beim Heimbüro. So hat zum Beispiel die Otto Group (Deutschlands zweitgrößter Online-Händler nach Amazon) bereits 2018 die gedruckten Kataloge eingestellt und zeigt künftig alle Produkte nur noch auf der Website und in der App. Gleichzeitig wurden die internen Prozesse digitalisiert, um sie effizienter und sicherer zu machen. Dazu wurde eine zentrale Kollaborationsplattform in der Cloud geschaffen, die es allen Mitarbeitern ermöglicht, zeit-, orts- und geräteunabhängig auf alle relevanten Daten zuzugreifen.
Die Deutsche Telekom hat eine IoT (Internet of Things) Plattform entwickelt, die eine Vielzahl von Anforderungen erfüllt. So können diverse Sensoren und Geräte verbunden werden, natürlich effizient und sicher. Kunden erhalten alle wichtigen Daten über Geschäfts-Dashboards, es gibt Berichtsfunktionen und das System kann individuell an die Bedürfnisse angepasst werden.
Osram ist seit Jahrzehnten führend in der Lichtbranche und nutzt nun die neuesten Errungenschaften der Digitalisierung, um künftig noch passgenauer arbeiten zu können. Durch intelligente Sensorik und IoT können die Produkte Daten über das Umfeld sammeln. Eine Big Data Analyse sorgt dann jederzeit für die perfekte Beleuchtung. So können Kunden Kosten einsparen und es wird kein unnötiger Strom verbraucht.
Diese Beispiele zeigen, dass die Art und Weise wie wir künftig arbeiten und die Prozesse, die in Zukunft die Norm sein werden, sich immer schneller verbreiten. Um auch in Zukunft relevant zu bleiben, müssen Unternehmen sich mit diesen Prozessen und Änderungen auseinandersetzen. Die Zukunft der Arbeit ist digital, umfassend, effizient, orts- und zeitunabhängig. Die Zeiten, in denen jeder acht Stunden am Tag im Büro verbrachte und mit Scheuklappen auf das eigene Projekt blickte, sind vorbei. Integriertes und kollaboratives Arbeiten werden künftig keine Ausnahme, sondern die Norm sein. Das betrifft auch rechtliche und vertragliche Prozesse. Und genau da kommen wir ins Spiel:
Wir möchten Ihnen gerne dabei helfen, Ihre Geschäfte gerade in der aktuell herausfordernden Zeit sicher und effektiv weiterführen zu können.
Die Basis für Kontinuität ist der reibungslose Ablauf rechtlicher und damit vertraglicher Prozesse - mit Ihnen steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens. DocuSign bietet mit seiner Agreement Cloud (DAC) ein ganzes Ökosystem an Tools und Applikationen, mit denen ein zuverlässiges Contract Lifecycle Management gewährleistet werden kann: Mehr als 350 Anwendungen, von eSignature bis ID-Verification stehen dabei zur Verfügung. Ihr Ziel ist es, den Nutzer erfolgreich durch die vier Stationen des Vertragszyklus zu führen: Vorbereiten, Signieren, Ausführen und Verwalten.
In der Vorbereitung unterstützt das System den Nutzer beispielsweise mit Klauselbibliotheken, in denen er je nach Berechtigung passende Formulierungen und Paragraphen findet. Die weltweit rechtssichere eSignature ermöglicht es, Unterschriften in Sekundenschnelle anzufragen und einzuholen, egal, ob ein Unterzeichner sich gerade im Homeoffice, im Urlaub oder in der Bahn befindet. Mehr als 40 Systemsprachen und spezielle, länderspezifische Anpassungen garantieren dabei einen reibungslosen Ablauf. Da das System immer die rechtlichen Gegebenheiten der jeweiligen Firmensitze berücksichtigt, sind die Verträge garantiert zu 100 % rechtssicher. Auch die elektronische Unterschrift besitzt die gleiche Gültigkeit, wie eine handschriftliche. Das Ausführen von Vertragsinhalten wird beispielsweise erleichtert, indem Programme wie DocuSign Total Search das Durchsuchen aller in der Agreement Cloud gespeicherten Vertragsunterlagen ermöglichen. Schnell und unkompliziert, sodass Verpflichtungen und Rechte einzelner Parteien jederzeit und von jedem Ort aus nachgeprüft werden können. Ein umfangreiches Archivsystem erlaubt es dann im letzten Schritt, Verträge während oder nach ihrer Laufzeit sicher zu speichern oder bei Bedarf zu verlängern. Bei alldem ist selbstverständlich zu jeder Zeit nachvollziehbar, welcher Bearbeiter zu welchem Zeitpunkt welchen Arbeitsschritt durchgeführt hat.
Zusätzlich wird der Vertragsabschluss reibungsloser und schneller gestaltet. Anstatt wie bisher mehrere Ausführungen des Vertrags aufwendig per Kurier zu verschicken - ein Prozess der, vor allem international viel Zeit erfordert - kann nun jede beteiligte Person direkt und in Echtzeit auf den Vertrag zugreifen.
Alles in allem bietet DocuSign Ihnen eine einfache, schnelle und sichere Möglichkeit, rechtliche und vertragliche Prozesse in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Damit fügt es sich nahtlos in weitere Digitalisierungsprozesse ein und ist ein unverzichtbarer Baustein auf dem Weg in die „Future of Work“.
Was bedeutet die "Future of Work" für den Datenschutz?
Wussten Sie, dass mehr als die Hälfte der Datenschutzverletzungen von Anbietern verursacht wird? Mit Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO in Europa oder dem CCPA in den USA hat die Einhaltung von Datenschutz-Richtlinien eine völlig neue Bedeutung bekommen, der sich Beschaffungsexperten in allen Branchen stellen müssen. Die Richtlinien sind strenger geworden und die Strafen bei Verstößen deutlich höher.
Gleichzeitig sinkt aber die Zeit, die Unternehmen haben, um die Einhaltung des Datenschutzes zu kontrollieren: Die Arbeitswelt wird durch ständig wachsende Globalisierung und Digitalisierung immer schnelllebiger. Prozesse, für deren Prüfung man früher Wochen Zeit hatte, können heute Dank Bits und Bytes innerhalb von Minuten oder Stunden abgewickelt werden. Weiter verkompliziert wird die Situation durch die vielen unterschiedlichen staatlichen Regularien, die bei länderübergreifender Zusammenarbeit beachtet werden müssen.
Hinzu kommt, dass durch neue Arbeitsmodelle zukünftig auch innerhalb einzelner Unternehmen immer mehr Menschen räumlich getrennt voneinander arbeiten werden. Deshalb ist es gerade im Hinblick auf den Datenschutz wichtig, ein verlässliches Vertragssystem zu haben, dass Mitarbeiter so gut wie möglich unterstützt und vor ungewollten Verstößen bewahrt. Denn wir alle wissen: Gerade die DSGVO birgt viele Fallstricke, über die man auch nach gründlicher Vorbereitung noch stolpern kann. DocuSign-Lösungen beachten nicht nur länderspezifische Datenschutzbestimmungen, sie beinhalten auch eine eigene Integration zur Einholung von Datenfreigaben (DocuSign Click). Durch die vollständige Überwachung der Prüfpfade im Workflow ist es möglich, eventuelle Verstöße detailliert zurückzuverfolgen und aufzuarbeiten.
Was bedeutet die "Future of Work" für den Vertrieb?
Manuelle Prozesse, die auch vor der aktuellen Krise schon langsamer waren, als ihre digitalen Alternativen, können während der Entwicklung der „Future of Work“ zu signifikanten Behinderungen im Vertrieb führen: Denn jetzt, wo Vertrieb nicht mehr persönlich, sondern zum Großteil aus der Ferne stattfindet, verzögern sich solche Prozesse naturgemäß noch stärker. Analoge Lösungen reichen längst nicht mehr aus, um das Niveau an Verkaufsabschlüssen vor Covid-19 halten zu können. Gerade jetzt, wo der Vertrieb in vielen Branchen zusätzlich durch die Zurückhaltung von Kunden und Partnern eingeschränkt wird, ist es also wichtig, auf eine zuverlässige digitale Lösung umzusteigen.
DocuSign unterstützt seine Kunden hier mit Salesforce CPQ, dass einen schnelleren Vertriebszyklus, weniger Fehlerrisiken, höhere Verlängerungsraten und ein effizienteres und agileres Remote-Arbeiten im Vertriebsteam ermöglicht. In Kombination mit DocuSign CLM entsteht ein komplett digitales, einheitliches System aus Angeboten und Verträgen. Damit wird der Abschluss von Verträgen auch in Zeiten des Fernvertriebs so effizient und schnell wie möglich erreichbar.