Fragen und Antworten von MomentumLive Europe
Viele Unternehmen mussten sich an die Remote-Arbeit anpassen und jedes Unternehmen meisterte diese neue Herausforderung auf seine eigene Art und Weise. Letzte Woche hat DocuSign das virtuelle Event “MomentumLive Europe” veranstaltet, bei der Best Practices von DocuSign-Experten und -Kunden ausgetauscht wurden.
Unsere DocuSign-Kunden von Santander, Schneider Electric, TeleDoctor24 und Generali konnten sich ganz besonders erfolgreich an die „neue Normalität“ anpassen und so nicht nur das Geschäft am Laufen halten, sondern auch Kosten senken und ihre Ergebnisse beschleunigen.
Während des Broadcasts konnten Zuschauer Live Fragen stellen. Die wichtigsten Fragen haben wir für Sie schriftlich beantwortet und im Folgenden zusammengefasst.
Rechtmäßigkeit
Ist eSignature rechtsverbindlich und von allen Gesetzen länderübergreifend akzeptiert?
Fast jedes Land der Welt hat ein Gesetz zur elektronischen Signatur etabliert und die überwiegende Mehrheit erkennt an, dass die eSignature von DocuSign allen Anforderungen einer rechtsgültigen elektronischen Signatur entspricht. Mit DocuSign eSignature können mehrere Parteien in verschiedenen Gerichtsbarkeiten Verträge auf rechtsgültige Weise abschließen. Die DocuSign eSignature entspricht der europäischen eIDAS-Verordnung und erfüllt somit die höchstens Sicherheitsstandards.
DocuSign hat diesen umfassenden Leitfaden zur Legalität von eSignaturen erstellt, damit Sie tiefer in das Recht Ihrer Region eintauchen können.
DocuSign-Produkte und Funktionen
DocuSign- Zahlungen
Verfügt DocuSign eSignature über eine verbundene Zahlungslösung?
DocuSign Payments ermöglicht die Erfassung von Zahlungen nach Abschluss der Unterzeichnung und funktioniert mit einer Reihe von Zahlungs-Gateways für die Einrichtung von Zahlungen und wiederkehrenden Zahlungen.
DocuSign Identify
Ist DocuSign Identify im Plan enthalten oder von eSignature getrennt?
DocuSign Identify ist ein Zusatzpaket.
Können Sie weitere Informationen zur ID-Überprüfung bereitstellen?
DocuSign Identify bietet ein breites Spektrum an Methoden, die bei der Identifikation von Unterzeichnern über das übliche Klicken eines E-Mail-Links hinausgeht. Bevorzugte ID-Methoden können integriert werden, um den E-Signatur-Prozess zu optimieren, Risiken zu minimieren und Konformität zu garantieren.
Die DocuSign-ID-Überprüfung ist vollständig in DocuSign eSignature integriert, sodass Kunden die Identität der Unterzeichner vor dem Zugriff der Verträge sicher überprüfen können. Die DocuSign ID-Verification unterstützt staatlich-anerkannte Lichtbildausweise und europäische eIDs, indem die Sicherheitsmerkmale des Dokuments analysiert und der Name im Vertrag mit dem Namen auf der ID abgeglichen wird. Nach erfolgreicher Überprüfung kann der Unterzeichner den Vertrag einsehen und unterzeichnen.
Weitere Informationen zur ID-Überprüfung finden Sie hier.
DocuSign eWitness
Kann man einen Zeugen für einen Unterzeichner mit einbeziehen, trotz sozialer Distanz?
DocuSign bietet für remote Situationen eine eWitness-Funktion. Wenn Sie einen Zeugen für einen Unterzeichner mit einbeziehen möchten, können Sie einfach die Funktion “mit Zeugen unterzeichnen” auswählen. Sie können einen oder mehrere Zeugen für einen Unterzeichner hinzufügen. Der Unterzeichner gibt die Identität der Zeugen an, wenn diese Ihr Dokument unterschreiben. Solche Prozesse werden mit einem Abschlusszertifikat vermerkt.
Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie in unserem Support-Center, in dem erläutert wird, wie Sie mit DocuSign einen Zeugen für einen Unterzeichner einbinden.
Kann man, wenn man eSignature verwendet, auch einen elektronischen Zeugen einbinden? Wie können Sie sicher sein, dass es sich definitiv um unterschiedliche Personen handelt?
Ja. Es gibt eine Reihe von Dateneingaben und Sicherheitsvorkehrungen, die einen Einblick geben, wer, wo und wie der Unterzeichner und der Zeuge unterschreiben.
DocuSign eSignature
Wie stellen Sie sicher, dass der Signaturtyp (QES, AES, SES) mit der relevanten Stufe der ID-Überprüfung übereinstimmt?
Diese Validierung erfolgt während des erstmaligen Registrierungsprozesses. Der Prozess hängt von der verwendeten Lösung ab - entweder persönlich oder remote.
Muss sich der Unterzeichner bei der Unterzeichnung einer QES (und bei Verwendung von IDNow) jedes Mal neu identifizieren?
Der Unterzeichner muss nicht jedes Mal den Identifizierungsprozess durchlaufen, solange er ein Konto erstellt hat. Auf diese Weise kann der Unterzeichner zwei Jahre lang mit der QES unterschreiben, bevor er sich erneut identifizieren muss.
Kann ich auswählen, welche Art von Signatur (SES / AES / QES) ich in DocuSign verwenden möchte? Erfordern unterschiedliche Anwendungsfälle unterschiedliche Signaturtypen?
Ja, Sie können die Signaturstufe (SES, AES, QES) auf Empfängerebene definieren. Auf diese Weise können Sie verschiedene Anwendungsfälle auf derselben Plattform auswählen, aber auch verschiedene Ebenen auf demselben Umschlag kombinieren. Beispielsweise können interne / externe Signaturen unterschiedliche Signaturstufen verwenden.
Können Sie Informationen zur Delegierung einer Signatur bereitstellen?
Empfänger eines DocuSign-Umschlags können den Umschlag an eine andere Person übertragen, wenn sie nicht der beabsichtigte Empfänger im Unternehmen sind oder nicht zum Unterschreiben berechtigt sind. Darüber hinaus kann der Absender eines DocuSign-Umschlags angeben, dass sein Kontakt die Unterzeichner in seinem Unternehmen zuweisen soll.
Wenn ein Dokument mit vielen Seiten auf jeder Seite initialisiert werden muss, muss der Absender die betreffenden Felder manuell auf jeder Seite einfügen?
Dies wäre ein guter Anwendungsfall für die DocuSign AutoPlace-Funktionalität. Eine Textreferenz oder ein Code an der Stelle kann zum automatischen Platzieren des Initialen-Tags verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Support Center.
Umschläge
Werden fertige Umschläge in der Cloud gespeichert und ist diese sicher?
Abgeschlossene Umschläge werden in der DocuSign Cloud gespeichert. Diese können lokal heruntergeladen und bei Bedarf von der DocuSign-Plattform gelöscht werden. Weitere Informationen zu unserer Cloud-Sicherheit finden Sie in unserem Trust Center.
Ist eine Lizenz mit einem Konto verbunden - Einmaliger Unterzeichner vs. häufiger Unterzeichner?
Lizenzen sind an den Absender gebunden, nicht an den Unterzeichner. Personen, die ein Dokument unterschreiben müssen, benötigen keine Lizenz.
Können Empfänger eines Massenversandes andere Mitarbeiterinformationen sehen oder nur eigene persönliche Daten?
Beim Massenversand werden jedem einzelnen Empfänger die für ihn spezifischen Daten angezeigt. Wenn Sie also bestimmte Daten, wie eine Mitarbeiternummer vorab ausgefüllt haben, sehen diese nur ihre eigenen Informationen und nicht die der anderen.
Wenn Sie 1 Dokument per Massenversand an 10 Personen senden, zählt es als 1 Umschlag oder 10?
Dies zählt als 10 Umschläge, da jeder Umschlag ein unabhängiger Vertrag ist.
Massenversand
Gibt es eine Möglichkeit, einen Standardbrief an viele Personen gleichzeitig zu senden, jedoch mit persönlichen Informationen, wie z.B. dem Gehalt?
Ja. Mit der Massenversandfunktion können Sie problemlos dieselben Dokumente an eine große Anzahl von Empfängern senden. Sie richten Ihren Umschlag einfach einmal ein, importieren Ihre Empfänger und jeder erhält eine eindeutige Kopie der zu vervollständigenden Dokumente. Darüber hinaus können Sie die Authentifizierung anpassen, Notizen und andere benutzerdefinierte Informationen für jeden Empfänger hinzufügen.
Wie viele Bulk-Send-Empfänger können gleichzeitig gesendet werden?
Die Grenzwerte sind auf 1000 pro Stunde festgelegt.
Können wir beim Massenversand die Überprüfung der Benutzer-ID mit einbauen?
Ja, der Massenversand kann so eingestellt werden, dass eine SMS-Authentifizierung, PIN-Code oder ID-Überprüfung pro Unterzeichner benötigt wird.
PowerForms
Benötigt jede Person, die eine PowerForm ausfüllt, eine DocuSign-Lizenz?
Mit PowerForms können Sie eine DocuSign-Transaktion erstellen, ohne die Dokumente von Ihrem DocuSign-Konto senden zu müssen. Sie können die PowerForm auf Ihrer Website verlinken oder als gesicherten Link per E-Mail verteilen. Unterzeichner können bei Bedarf auf Ihre Formulare zugreifen und diese signieren. Mit PowerForms können Sie Signaturen und Daten von Personen erfassen, die Sie nicht im Voraus kennen. Unterzeichner benötigen kein DocuSign-Konto und können über den Link auf das Dokument zugreifen.
Benötigt jeder Benutzer bei PowerForms eine DocuSign-Lizenz oder wie funktioniert das?
Unterzeichner von PowerForms benötigen keine Lizenz. Sie können die URL auf Ihrer Website / Ihrem Intranet veröffentlichen, damit die Benutzer darauf klicken können, um ein Dokument zu signieren.
Integrationen
Verfügt DocuSign über Standardschnittstellen zu Cloud-basierten HR-Systemen wie SuccessFactors und Workday?
Ja, wir haben über 350 vorgefertigte Integrationen und wir haben jeweils eine Integration für Workday- und SuccessFactors sowie viele weitere Kunden. Weitere Details zu unseren Partnern finden Sie hier für Workday und hier für SAP Success Factors.
Kann ich in DocuSign ein Formular (Kreditantrag) erstellen, anstatt ein Formular hochzuladen, damit wir die Daten nach dem Ausfüllen durch unsere Kunden herunterladen und in unsere Kreditverwaltungssoftware integrieren können?
Ja, entweder über einen unserer vielen vorgefertigten Konnektoren oder über eine benutzerdefinierte Integration mithilfe unserer offenen APIs.
Integriert sich DocuSign in ServiceNow?
Ja, mit ServiceNow sind mehrere Integrationen verfügbar. Eine davon wurde von unserem Partner eSignifi erstellt.
Zugriff
Kann DocuSign über einen Remote-Desktop-Server verwendet werden?
Ja, DocuSign ist eine vollständig webbasierte Plattform und kann über RDP verwendet werden.
Kann man signierte Dokumente über DocuSign im DocuSign-Portal archivieren? Oder ist es besser, sie herunterzuladen und in den eigenen Systemen zu archivieren?
Sie können Ihre Dokumente auf der Plattform archivieren, solange Sie ein gültiges Abonnement bei uns haben, um von unserer Speicher-Option zu profitieren. Außerdem, können wir mit einem unserer Partnern eine rechtssichere Archivierung zur Verfügung stellen.
Wenn man ein Dokument versendet, das von einem Privatkunden signiert werden soll, benötigen diese eine DocuSign-Lizenz oder nur eine Internetverbindung und eine E-Mail-Adresse?
Für DocuSign muss kein Unterzeichner eine Lizenz oder Software vorinstalliert haben. Die einzige Voraussetzung, um Dokumente signieren zu können, ist der Zugriff auf E-Mails und eine Internetverbindung.
Ist DocuSign eSignature mit Google Text & Tabellen kompatibel?
Ja, ist es. Erfahren Sie mehr über das Wachstum Ihres Unternehmens mit der einzigen für G-Suite empfohlenen eSignature-Lösung.
Ist eine Lizenz mit einem Konto verbunden - Einmaliger Unterzeichner vs. häufiger Unterzeichner?
Lizenzen sind an den Absender gebunden, nicht an den Unterzeichner. Personen, die ein Dokument unterschreiben müssen, benötigen keine Lizenz.
Wir bei DocuSign möchten uns bei unseren Kunden bedanken. Bei Teledoctor24, Generali, Schneider ElectricundSantander - und all diejenigen, die sich uns für MomentumLive Europe angeschlossen haben.
Wenn Sie unser virtuelles Event verpasst haben, können Sie die Aufzeichnung von MomentumLive Europe jederzeit ansehen und einen Weg zu schnelleren und effizienteren Geschäftsmethoden finden.
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