Digitale Revolutionäre und wie sie Verträge besser verwalten

Viele Unternehmen stehen unter dem Druck, Geschäftsprozesse digital zu transformieren, um ein besseres Kundenerlebnis zu bieten, die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. Ein Bereich, der zunehmend an Priorität gewinnt, ist die Automatisierung des Vertragszyklus.

Was ist ein Vertragszyklus?

Wenn man von Contract Lifecycle Management, kurz CLM oder Vertragszyklusmanagement, spricht, bezieht man sich auf die Sammlung von Technologien und Prozessen, die zur Vorbereitung, Unterzeichnung, Umsetzung und Verwaltung von Verträgen verwendet werden. Vereinbarungen können Verkaufs- und Lieferantenverträge, Angebotsschreiben, Richtlinienaktualisierungen und viele andere Arten von schriftlichen Verträgen umfassen, die in fast allen Geschäftsfunktionen verwendet werden.

Um zu beurteilen, wie Unternehmen den Vertragszyklus verwalten, hat DocuSign Forrester Consulting beauftragt, 1.087 Entscheidungsträger weltweit zu befragen.

Das Aufkommen digitaler Revolutionäre

Wir fanden eine klare Abgrenzung zwischen den Unternehmen, die mit digitalen ausgereifteren Vertragsprozessen (Digitale Revolutionäre oder Digitale Marktführer) arbeiten, und denen, die auf der Reifeskala der Vertragstechnologie niedriger waren. Digitale Marktführer übertreffen digitale Nachzügler mit den verwendeten Praktiken, Prozessen und Technologien sowie vielen weiteren Vorteilen.

Was digitale Revolutionäre beim Vertragsmanagement anders machen

1. Digitale Marktführer übertreffen digitale Nachzügler mit niedrigerem Reifegrad

Unternehmen, die bei der Digitalisierung ihres Vertragswesens weiter fortgeschritten sind, profitieren von mehr Vorteilen und übertreffen Konkurrenten mit geringerer Laufzeit. „Insbesondere digitale Marktführer erleben häufiger Siloausfälle, schnellere Geschäftszyklen und einfachere Informationsübertragung – was veranschaulicht, wie ein digitaler Vertragsprozess die Funktionalität und Innovation auf breiter Front verbessert.“

2. Digitale Marktführer waren besser in der Lage, die sich ändernden Bedürfnisse der Pandemie zu erfüllen

Die sofortige Umstellung auf Remote-Arbeit als Folge von COVID-19 erforderte von Unternehmen eine schnelle Anpassungsfähigkeit, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Mit bereits vorhandenen Lösungen für die Automatisierung von Verträgen reagierten digitale Revolutionäre schneller auf unerwartete Veränderungen. Infolgedessen waren sie besser darauf vorbereitet, den Vertragsprozess aus der Ferne zu verwalten, als die Pandemie diese Verschiebung erzwang.

3. Pandemiebedingte Technologiekäufe bleiben bestehen

Viele Unternehmen und Institutionen implementierten oder erweiterten ihren Einsatz von Technologien wie Online-Event, Webkonferenzen und elektronische Signaturen als Reaktion auf das Homeoffice. Jetzt nutzen Unternehmen diese digitalen Tools aufgrund ihrer allgemeinen Auswirkungen auf die Geschäftsleistung und 96 % sagen, dass sie die neu implementierten Lösungen auch nach der Pandemie weiterhin verwenden werden. Dies ist wichtig, da digitale Technologien dazu beitragen können, Unternehmen auf disruptive Ereignisse vorzubereiten, die in Zukunft wahrscheinlicher werden, wie Unterbrechungen der Lieferkette, neue Marktteilnehmer und schnelles Wachstum.

4. Digitale Marktführer nutzen Tools für das Vertragsmanagement und die Vertragsanalyse umfassender als ihre Pendants mit niedrigerem Reifegrad

Viele Unternehmen beginnen mit der elektronischen Signatur, um den Engpass bei der Anforderung einer physischen Signatur zu beseitigen. Der nächste Schritt besteht darin, Lösungen für das Vertragszyklusmanagement in Betracht zu ziehen, die Vertragsworkflows automatisieren und den Prozess standardisieren können, um Risiken zu reduzieren.

Unsere Umfrage ergab, dass 40 % der digital ausgereiften Unternehmen CLM-Software nutzen, um den Vertragszyklus zu verbinden und zu automatisieren, verglichen mit nur 3 % der Unternehmen mit niedrigerem Reifegrad. Führungskräfte verwenden außerdem viel eher Vertragsanalysesoftware, die die Analyse von Verträgen mit KI-Technologie automatisiert, um Risiken, Verpflichtungen und Chancen vor und nach der Ausführung aufzudecken.

5. Je mehr Verträge ein Unternehmen verwaltet, desto mehr profitiert es von der Automatisierung

Mit der Anzahl der verarbeiteten Verträgen steigen auch die Komplexität der Verarbeitung und die Skalierbarkeit. Untersuchungen zeigen, dass die Nutzung digitaler Technologien über den gesamten Vertragszyklus es digitalen Vorreitern ermöglichen, im Vergleich zu digitalen Nachzüglern oder solchen mit mehr manuellen Vertragsprozessen, ein höheres Vertragsvolumen zu verarbeiten.

„Digitale Marktführer sind besser in der Lage, höhere Vertragsvolumina zu bewältigen, da sie sich auf digitalisierte, automatisierte Prozesse verlassen, die Kosten senken, die Abwicklungsgeschwindigkeit erhöhen und den Vertragsprozess verbessern. Technologielösungen, die den gesamten Prozess automatisieren und unterstützen, werden für Unternehmen aller Reifegrade von entscheidender Bedeutung sein.“ Forrester Status Quo Vertragswesen 2021 - Studie

6. Integration zwischen Systemen über den gesamten Vertragszyklus hinweg sind wichtig

Die Umfrageergebnisse verdeutlichen die Auswirkungen unverbundener Technologieübergaben im Vertragsprozess. Bei der Dokumentenerstellung beispielsweise erleben 56 % der Befragten Ineffizienz aufgrund der manuellen Übertragung von Kunden- oder Produktinformationen aus bestehenden Systemen in Verträge. Das manuelle Hinzufügen von Informationen führt auch zu Nacharbeiten, um die auftretenden Fehler zu beheben. Sobald ein Vertrag unterzeichnet ist, müssen 56 % der Unternehmen doppelte Arbeiten durchführen, um Daten aus unterzeichneten Verträgen erneut in Aufzeichnungssysteme einzugeben. Einzellösungen zur Automatisierung der Dokumentengenerierung oder der elektronischen Signatur können inkrementelle Produktivitätssteigerungen bieten, aber die Tools in jeder Phase müssen zu einem einzigen integrierten Vertragszyklus verbunden werden, um sicherzustellen, dass die digitale Transformation erfolgreich ist.

7. Manuelle Prozesse kosten Unternehmen weiterhin Zeit, Geld und ihren Verstand

Ein Befragter beschrieb, wie nervenzerreißend manuelle Prozesse sein können, insbesondere während einer Pandemie: „Stellen Sie sich vor, Sie sammeln 25 Unterschriften für einen Vertrag. Sie müssen diesen an 25 verschiedene Personen im Büro weitergeben. Nicht alle von ihnen sind am selben Ort, schon gar nicht während der Pandemie, und einige befinden sich wohlmöglich sogar im Ausland. Dieses Formular muss physisch über mehrere Länder hinweg unterschrieben werden, bevor es zurückgeschickt wird -  das verlängert den Onboarding-Prozess dramatisch.“

Transformieren Sie Ihr Unternehmen zu einem digitalen Marktführer

Sie möchten starten? Überlegen Sie zunächst, welche Ihrer Vertragsworkflows schnelle Erfolge erzielen könnten, da sie leicht automatisiert werden können. Alternativ denken Sie an die größten Herausforderungen in Ihren täglichen Prozessen und wie diese durch Automatisierung gelöst werden könnten.

Digitale Marktführer verwalten den Vertragszyklus durch die:

• Verwendung von Vorlagen zur Vorbereitung von Verträgen und Integrationen mit Aufzeichnungssystemen zum automatischen Hinzufügen von Daten
• Verwendung der elektronischen Signatur für die meisten Verträge und digitale Legitimationsüberprüfung der Unterzeichner
• Automatische Erfassung der meisten oder aller Informationen in Verträgen in Aufzeichnungssystemen wie CRM-, HCM- und ERP-Systemen
• Verträge so speichern, dass sie von einer einzigen Oberfläche aus mit automatisierter, nicht-menschlicher Suche und Analyse durchsucht werden können
• Nutzung von Vertragsanalysen, sowohl vor als auch nach der Vertragsabwicklung

Die zu ergreifenden Schritte sind in der Forrester Status Quo Vertragswesen 2021 - Studie enthalten.

Hier sind einige Ratschläge von den digitalen Revolutionären, mit denen wir gesprochen haben:

„Von großem Nutzen ist es, eine solide Basis und einen soliden Prozess zu haben, bei dem alle an einem Strang ziehen, bei dem jeder versteht, wer für welches Element des Prozesses verantwortlich ist, wie es funktioniert und zugeordnet ist.Dies erleichtert die Einführung neuer Dinge. Da wir annähernd wissen, wie es laufen wird, war es für uns leichter, mit hoher Geschwindigkeit innovativ zu sein.“ – Manager, Kanzlei.

„Die Projekte müssen in jedem Fall von ganz oben unterstützt werden. [Das hilft] bei der Einheitlichkeit und dem Verständnis … Beginnen Sie frühzeitig mit Cybersecurity, Compliance, Rechtsexperten, und versuchen Sie, ihre Unterstützung und Genehmigung zu erhalten, damit Sie auf dem gleichen Wissensstand sind.“ – Director, Finanzdienstleistungsbranche

Die DocuSign Agreement Cloud hilft Unternehmen dabei, ihre Geschäftsabläufe digital zu transformieren. Erfahren Sie mehr darüber, wie die DocuSign Agreement Cloud Sie bei der digitalen Transformation Ihres Vertragszyklus unterstützen kann.

Lesen Sie die vollständige Forrester Status Quo Vertragswesen 2021 - Studie