Filestream konnte mit DocuSign die Vertragsabwicklung um das 40-fache beschleunigen. Nun diskutiert Paul Day, der technische Direktor, mit uns über seine Strategie, wie er sich auf die EU-weite Datenschutz-Grundverordnung GDPR (auf Deutsch: DSGVO) vorbereitet.

 

Paul, wie würden Sie Ihr Unternehmen und die Rolle, die Sie darin spielen, ganz allgemein beschreiben?

Filestream ist ein britischer Anbieter zur Dokumentenverwaltung. Wir bei Filestream entwickeln Software und verkaufen sie in alle Welt. Ich bin als Technischer Direktor für sämtliche Fragen des Supports und der Entwicklung zuständig.

Welchen Herausforderungen haben dazu geführt, dass Sie elektronische Unterschriften in Erwägung gezogen haben?

Beim Verkauf von Software senden wir unserem Kunden einen Wartungsvertrag zur Unterschrift zu. Das größte Problem ist, dass wir dabei mit ganz unterschiedlichen Ansprechpartnern zu tun haben: mal direkt mit dem Geschäftsführer, mal mit einem IT-Manager. Wenn wir einen Vertrag verschickt haben, müssen wir den Kunden ständig hinterherlaufen, damit sie uns ein unterzeichnetes Exemplar zurückzusenden. Wir haben hatten dafür wohl einen Workflow eingerichtet, dennoch musste immer jemand persönlich nachtelefonieren.

Unser erster Lösungsansatz für dieses Problem war, Dokumente wie Bestellungen, Verträge, Angebote oder Supportvereinbarungen mit DocuSign elektronisch zu signieren. Ich sprach mit meinen Kunden darüber und wir konnten uns schnell darauf einigen, dass unsere Verträge fortan nur noch mit DocuSign signiert werden. Die Zusammenarbeit mit einem Partner wie DocuSign hat unsere Prozesse seitdem wesentlich verbessert.

Derzeit beschäftige ich mich hauptsächlich mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und mit der Sicherheit von Dokumenten. Das Hinzufügen von Dokumenten in E-Mails ist dabei nicht die beste Lösung.

Würden Sie sagen, dass Ihr Unternehmen eine DSGVO-Strategie hat und im Hinblick auf die Einhaltung der DSGVO die Zusammenarbeit mit Dritten wie DocuSign anstrebt?

Ja, auf jeden Fall. Ich führe zurzeit DSGVO-Konformitätsprüfungen durch. Als Unternehmen speichern wir große Mengen an personenbezogenen Daten in unseren Systemen. Durch die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften versetzen wir uns in der Lage, selbst unsere Kunden zu beraten, wie sie das Produkt in ihrem Umfeld nutzen können und die DSGVO-Vorgaben erfüllen können.

 Wir dürfen personenbezogene Daten nur mit Einverständnis des Dateneigentümers speichern. Deshalb aktualisieren wir gerade unsere Datenbank und senden unseren Kunden über DocuSign eine E-Mail mit einer Einverständniserklärung.

 

Worauf legen Sie und Ihr Unternehmen bei der Prüfung möglicher Compliance-Partner besonderen Wert?

Für mich stehen Sicherheit, Reputation und Verfügbarkeit an erster Stelle. Ich habe sämtliche Anbieter verglichen, aber nur DocuSign erfüllt alle Anforderungen. Daher kann ich DocuSign mit ruhigerem Gewissen empfehlen als jeden anderen Anbieter. Die API ist hervorragend und lässt sich leicht integrieren.

 

Wie hat DocuSign geholfen, bestehende Prozesse in Ihrem Unternehmen zu verbessern?

Elektronische Unterschriften sind noch ganz neu für uns. Doch heute antworten uns Kunden mitunter noch am selben Tag, was früher nie der Fall war. Ich stelle fest, dass viele Kunden viel lieber elektronisch mit DocuSign signieren, anstatt den Vertrag erst ausdrucken, dann wieder einscannen und per E-Mail zurückschicken zu müssen.

Früher dauerte es manchmal vier bis sechs Wochen, bis der unterschriebene Vertrag vorlag. Neulich bekam ich einen Vertrag schon nach 45 Minuten zurück. Auch der Kunde profitiert von dieser Zeiteinsparung. Die Vertragsabwicklung geht heute 40-mal schneller.

Gibt es DocuSign-Funktionen, die besonders herausragen?

Für unsere Kundenkommunikation weiß ich zu schätzen, dass die Professional Services von DocuSign die Erstellung von Dokumentvorlagen anbietet. Mit DocuSign hat man alles direkt vor Augen, sodass man nichts falsch machen kann. Die Implementierung der gesamten Lösung hat uns nur drei bis vier Tage gekostet, einschließlich der Entwicklung. Bei anderen Produkten dauert das drei bis vier Monate.

Außerdem ist DocuSign als Unternehmen sehr proaktiv. Wenn ich eine E-Mail sende, muss ich nicht stundenlang auf eine Antwort warten. Das Team reagiert sehr schnell.

Wie haben Ihre Kunden auf den elektronischen Signiervorgang reagiert?

Einige unserer Kunden gehören schon seit Langem zu unserer Stammkundschaft. Einmal ging ich mit einem Kunden zu einer MomentumX-Veranstaltung von DocuSign. Als die Veranstaltung vorbei war, sagte er zu mir: „Wir unterschreiben.“

Ein anderer Kunde von mir ist ein Großunternehmen mit 90.000 Angestellten weltweit. Die Personalabteilung dieses Kunden benötigt Einverständniserklärungen der Mitarbeiter und zieht dafür nun DocuSign in Erwägung. Ich habe noch viele weitere Kunden, die sich DocuSign zulegen werden.

Mir fällt nichts Negatives ein, das ich über DocuSign sagen könnte – und dabei ist es als Techniker meine Aufgabe, Fehler und Mängel zu finden! Bei Euch von DocuSign kann ich einfach keine Schwächen feststellen, bei Konkurrenzanbietern dagegen schon.

Was würden Sie Unternehmen raten, die digitale Technologie implementieren und die DSGVO erfüllen wollen?

Aus Gründen der Sicherheit und der Benutzerfreundlichkeit würde ich nur DocuSign empfehlen, keine andere Lösung. Meiner Meinung nach ist DocuSign ein absoluter Leuchtturm in der Branche.

Gerade im Hinblick auf die DSGVO (GDPR) liegt die Entscheidung klar auf der Hand. Die DSGVO muss erfüllt werden, ob man will oder nicht. Die Implementierungsfrist dürfte manchen auf die Sprünge helfen. Bei der Erfüllung der DSGVO geht es oft darum, Kriterien abzuarbeiten. DocuSign hilft Unternehmen, diese Kriterien zu erfüllen, weil es den Vorgang einfach beschleunigt. Hinzu kommt, dass elektronische Unterschriften prüffähig sind.

Wie geht es für Sie und DocuSign weiter?

Wir als Softwareanbieter haben mit DocuSign viel vor. Ich werde meinen Kunden den professionellen Service von DocuSign anbieten, da wir in Filestream-Software Vorlagen einbinden.

Einer unserer Kunden verwendet 30 verschiedene Personalformulare, die von seinen Mitarbeitern ausgefüllt werden müssen. Zusammen mit dem professionellen Service von DocuSign arbeitet er nun daran, die entsprechenden Vorlagen zu erstellen. Dabei spart er viele Stunden Arbeit und damit letztlich jede Menge Geld. Es ist ein sehr kosteneffektives System.

Vielen Dank für das Gespräch, Paul!

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