Endlich papierlos!

 

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Alles was Sie dafür wissen müssen...

Das papierlose Arbeiten kann Ihrem Unternehmen große Vorteile bringen:

Geld und Ressourcen sparen, die Transparenz erhöhen und der Umwelt helfen, gerade in einer Zeit, in der Nachrichten über die Entwaldung der Regenwälder sehr verbreitet sind.

 Warum verwenden Unternehmen immer noch Papier?

Es gibt mehrere Gründe, weshalb Unternehmen immer noch Papier verwenden. Laut einem kürzlich erschienenen Artikel von Louella Fernandes, Direktorin von quocirca.com - einem Anbieter von Marktkenntnissen und Informationen für Unternehmen und Technologieführer der Druckindustrie - sind viele Unternehmen in gewissem Maße weiterhin auf einen gewissen Druck von außen angewiesen. Die Global Print 2025-Studie von Quocirca zeigt, dass 64 Prozent der Unternehmen glauben, dass das Drucken in sechs Jahren für ihr tägliches Geschäft weiterhin von großer Bedeutung sein wird. 

Die Vorteile des papierlosen Betriebs für Ihr Geschäft

Nicht jedes Unternehmen möchte von heute auf morgen komplett papierfrei werden. Viele Unternehmen sehen sich einer Umstellung auch gar nicht im Stande, selbst wenn sie eine Umstellung begrüßen würden. Denn die Vorteile der Reduzierung von Papier im täglichen Arbeitsleben sind kaum zu übersehen:  

Von einer Umstellung profitiert Ihr Unternehmen in vielerlei Hinsicht. Prüfpfade, welche Sie auf digitalen Plattformen für Ihre Verträge erstellen können, ermöglichen Ihnen zum Beispiel einen klaren Überblick über Geschäftsabläufe zu bekommen. Dies erhöht nicht nur die Kontrolle, sondern schafft Ihnen auch rechtliche Vorteile, wenn es darum geht, wichtige Vertragsfristen einzuhalten. 

Eine vollständige Digitalisierung spart Ihnen eine Menge Zeit und macht Sie wesentlich effizienter: Wie viel Zeit benötigen Ihre Mitarbeiter für administrative Aufgaben, wenn sie in alter Manier Dokumente drucken, scannen und deren Verlauf verfolgen müssen? Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von diesen zeitraubenden Aufgaben und schenken Sie ihnen dadurch mehr Zeit sich auf „wichtigere“ Aufgaben fokussieren zu können.

 

 

Des weiteren kann eine Digitalisierung wesentlich die Transparenz erhöhen und ermöglicht schnelle Einblicke und Zugriff in jeder Phase des Vertragsprozesses: Mit DocuSign eSignature können Stakeholder beispielsweise sehen, wer einen Vertrag hat und wer bereits unterschrieben hat oder auch nicht.

Neben den direkten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen kann das papierfreie Arbeiten auch indirekte Vorteile bieten, z. B. eine verbesserte Reputation bei Kunden und der Öffentlichkeit, denn gerade in Zeiten des Klimawandels kann man in puncto Nachhaltigkeit hier guten Gewissens Pluspunkte sammeln. Es kann auch zu Ihren internen Umwelt-, Sozial- und Corporate-Governance-Zielen (ESG) beitragen und auch in Ihrem CSR-Programm (Corporate Social Responsibility) eine wichtige Rolle spielen.

Wie Unternehmen papierlos arbeiten können

Ist man von den Vorteilen erst einmal überzeugt, bleibt nur noch die Frage zu klären, wie einfach es ist, papierlos zu werden? Die digitale Technologie spielt hier eine Schlüsselrolle selbst wenn beispielsweise die Erfindung der E-Mail den Papierfluss nicht stoppen konnte. Denn trotz E-Mail mussten Dokumente weiterhin händisch signiert werden, nach dem Drucker kam der Scanner zum Einsatz und das Dokument wurde per Email an den Kunden versendet. Angekommen beim Kunden ging das Theater wieder von vorne los: wieder ausdrucken, signieren, scannen und per E-Mail retour senden. Das ist zwar immerhin noch viel schneller als per Post, doch die Technologie ist in der Zwischenzeit nicht stehengeblieben und hat sich in ihren Funktionen und Möglichkeiten weiterentwickelt.

Heute gibt es viele Möglichkeiten, mit denen Unternehmen ihren Papierverbrauch durch den Einsatz unterschiedlicher Technologie reduzieren können, manchmal mit geradezu erstaunlichen Ergebnissen: Ein gutes Beispiel sind digitale Belege, die über eine App oder per E-Mail gesendet werden und die den Papierverbrauch je nach Branche erheblich reduzieren können (wobei der Einzelhandel ein klares Beispiel für einen Bereich darstellt, der besonders davon profitieren könnte).

Wenn Sie papierlos arbeiten und auf digital umsteigen, werden möglicherweise teure Geräte wie Laptops oder tragbare digitale Zahlungsgeräte verstärkt eingesetzt, was für kleinere Unternehmen eine besondere Herausforderung darstellen kann. Es gibt jedoch alternative Lösungsansätze, die gerade bei dem Thema Kosten ansetzen:

In einem Blogbeitrag über Möglichkeiten für kleine Unternehmen, papierlos zu arbeiten, wies das Energieunternehmen Constellation auf die Vorteile des Leasing solcher Geräte hin, mit denen „Sie Vorabkosten, Reparaturen, Upgrades und Wartungsgebühren für Geräte sparen können“.

 

 

Papierlos und nachhaltig

Wie die weltweite Reaktion auf die Waldbrände im Amazonas im Sommer 2019 zeigt, leben wir in einer Zeit beispielloser Besorgnis über die Entwaldung.

Papierlos zu werden kann in diesem Bereich deutliche Auswirkungen haben, Wälder retten und zur ökologischen Nachhaltigkeit insgesamt beitragen. 

Es ist klar, dass sich Kunden und Investoren zunehmend auf Umwelt-, Sozial- und Corporate-Governance-Themen (ESG) konzentrieren. In einem solchen Kontext ist anzumerken, dass das papierlose Arbeiten auch aus Reputationssicht einen erheblichen geschäftlichen Nutzen haben kann. Wenn Sie papierlos arbeiten, können Sie auch Zeit sparen und Zeitverschwendung bei der Arbeit und in Ihrem Privatleben reduzieren. 

Zusammenfassung: Papierlos werden

Wenn Sie papierlos arbeiten, können Unternehmen von optimierten Prozessen, Kosteneinsparungen und einer besseren Sicherheit wichtiger Dokumente profitieren. Es kann auch eine Rolle bei der Bewältigung umfassenderer ethischer und moralischer Verantwortlichkeiten spielen, die für die Verbraucher von immer größerer Bedeutung sind, wie z. B. das Thema Entwaldung. 

Während es eine Herausforderung sein kann, papierlos zu arbeiten, sollte es im digitalen Zeitalter sicherlich eine Überlegung für jedes zukunftsorientierte Unternehmen sein.

Melden Sie sich für unser On-Demand Webinar zum Thema “Das papierlose Unternehmen” an und erfahren Sie wie Sie in eine papierlose Zukunft starten können.

 

DocuSign for Forests ist unser Engagement für den Schutz und die Erhaltung der Wälder unserer Erde. Da DocuSign von Natur aus forstfreundlich ist, haben wir eine einzigartige Rolle zu spielen. Die Initiative DocuSign For Forests sieht erhebliche finanzielle Verpflichtungen zur Unterstützung von gemeinnützigen Organisationen vor, die kritische Arbeit zum Schutz der Wälder dieser Erde leisten. 

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