Elektronische Signaturen in Zeiten von COVID-19

Die letzten Monate haben deutlich gemacht, wie wichtig es ist, für den Fall der Fälle vorbereitet zu sein. Die COVID-19-Pandemie hat vielen Unternehmen vor Augen geführt, was es für ein Unternehmen bedeutet, wenn plötzlich der gewohnte Arbeitsalltag schlicht und einfach nicht mehr seinen gewohnten Verlauf nimmt. Quarantäne und soziale Distanzierung haben über Wochen jeglichen Waren-, Personen- und Dienstleistungsverkehr stark eingeschränkt oder sogar gestoppt.

Diese Unterbrechung hat mit Nachdruck gezeigt, wie wichtig es ist, dass Unternehmen gerade in einer extremen Ausnahmesituation diesen außergewöhnlichen Belastungen gewachsen sind und so die Aufrechterhaltung ihres Betriebes auch in einer Krisensituation gewährleisten können. In dieser Hinsicht ist ein Thema, das in unseren Gesprächen mit Kunden immer wieder auftaucht, die Frage, wie Verträge in einer Zeit von „Social Distancing“ und Home-Office rechtsgültig abgeschlossen werden können.

Im folgenden Beitrag möchten wir elektronische Signaturen im Hinblick auf die aktuelle  Pandemie näher untersuchen und ihre Verwendung sowie Rechtswirksamkeit näher erläutern:

Was sind elektronische Signaturen?

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik definiert die elektronische Signatur als grundlegende Funktion, die zur Authentifizierung des Unterzeichners dienen soll. In den meisten Fällen ist es jedoch nicht ausreichend, dass nur der vermeintliche Urheber einer Nachricht ermittelt werden kann. Neben der Authentizität muss oft auch die Integrität und Nichtabstreitbarkeit einer Willenserklärung sicher gestellt werden, damit durch die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen keine zusätzlichen Risiken entstehen.

Die E-Signatur wurde zum digitalen Signieren von beispielsweise Angebotsschreiben, Kaufverträgen, Miet- / Leasingverträgen, Haftungsausschlüssen, Finanzdokumenten usw. erstellt. Sie sind in den meisten geschäftlichen und persönlichen Transaktionen in fast allen Ländern der Welt rechtlich durchsetzbar. Weitere Informationen finden Sie in unserem Rechtlichen Leitfaden.

Ist die elektronische Signatur genauso rechtswirksam wie eine handschriftliche Unterschrift und EU-weit zulässig?

Dank der europäischen eIDAS-Verordnung ist die elektronische Unterschrift seit Juli 2016 in ganz Europa anerkannt und standardisiert. Damit ist die Rechtsunsicherheit vorbei und nun steht es schwarz auf weiß, dass eine elektronische Signatur einer handschriftlichen Unterschrift völlig gleichkommt.

eIDAS

 

 

 

 

 

„Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht jener einer handschriftlichen Unterschrift.“ (Artikel 25 – 2.)

Die Beweiskraft der elektronischen Signatur ist demnach garantiert, sofern Sie mithilfe eines zertifizierten vertrauenswürdigen Dienstleisters vorgenommen wird. Mit DocuSign wird Ihnen nicht nur ein vertrauenswürdiger Dienstleister zugesichert, sondern Sie profitieren zudem von einer elektronischen Signatur, die nicht nur in Europa, sondern weltweit gültig ist. DocuSign erfüllt die Bestimmungen aller jeweils vor Ort geltenden Rechtsvorschriften, damit Sie grenzenlos im internationalen Ausland agieren können.

Ausnahmen, in denen eine physische Unterschrift empfohlen wird

Es gibt bestimmte Dokumente, bei denen es durchaus ratsam ist, nach wie vor handschriftlich zu signieren. Insbesondere das Grundbuchamt und das HMRC waren bisher zurückhaltend, elektronisch ausgefertigte Dokumente zu akzeptieren. Daher sollten Immobilien- und Steuerbezogene Dokumente, die bei diesen Registern eingereicht werden müssen (z.B. gesetzliche Hypotheken oder Dokumente, die gebührenpflichtig abgestempelt werden müssen), generell mit einer handschriftlichen Signatur ausgeführt werden. Wenn der Nachweis des Ortes der Unterzeichnung wichtig ist (z.B. aus steuerlichen Gründen oder als Zeuge von Urkunden), kann es sein, dass die Parteien eine physische Unterschrift für geeigneter halten.

Mit der Ausnahme weniger Anwendungsfälle wird die elektronische Signatur nach EU-Recht im Allgemeinen als gültige Signaturform für die überwiegende Mehrheit von Dokumenten akzeptiert.

Deutsche Unternehmen, die aufgrund von der elektronischen Signatur die Geschäftskontinuität auch in Zeiten der COVID-19-Pandemie beibehalten konnten

1. BSH 

Anica Juch, Assistenz der Geschäftsleitung/Interne Abwicklung/ Marketing bei BSH, erläutert, dass Unternehmensprozesse sowieso schon weitgehend mit DocuSign digitalisiert waren und daher COVID-19 in der Hinsicht keine große Herausforderung darstellte. Die Mitarbeiter waren sogar produktiver im Home-Office und haben aus diesem Grund, die Freiheit erhalten, auch weiterhin und dauerhaft zwei Tage in der Woche im Home-Office zu arbeiten.

BSH

 

 

 

 

2. Coya

Auch in Krisenzeiten konnte Coya die Geschäftskontinuität beibehalten und die steigende Nachfrage bewältigen. Aufgrund der digitalisierten Prozesse mit eSignature stellte die Remote-Arbeit keine Herausforderung für das Unternehmen dar.

Coya

 

 

 

 

Zusammenfassung

Abgesehen von den oben skizzierten begrenzten Ausnahmen stellen elektronische Signaturen für Unternehmen eine praktische, kostengünstige und rechtsgültige Signaturform dar. Gerade für Unternehmen deren Mitarbeiter seit der COVID-19-Pandemie im Home-Office arbeiten, bietet die elektronische Signatur viele Vorteile.

Wir ermutigen alle unsere Kunden, den Einsatz von E-Signaturen zu erwägen, wo immer dies möglich ist, um die Einhaltung der Richtlinien der Regierung zur sozialen Distanzierung zu erleichtern, und in dieser Hinsicht ist eine Plattform wie DocuSign gut positioniert, um Kunden bei der Einführung eines solchen Ansatzes zu unterstützen.

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