Klar: Auch das Beschaffungswesen im Unternehmen ist längst im digitalen Zeitalter angekommen. Die elektronische Signatur im Einkauf schließt hier die letzte Lücke. Schließlich gilt auch hier: Automatisierte und weitgehend papierlose Prozesse sind schneller, verringern Fehlerquellen und senken Aufwand und Kosten.

Allerdings klafft in vielen Unternehmen heute noch immer eine digitale Lücke, die auf althergebrachte Weise – mit Papier – geschlossen wird: die Unterzeichnung von Dokumenten, Verträgen, Arbeitsprotokollen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen, um einige der wichtigsten Beispiele zu nennen. Schließlich agieren Einkaufsabteilungen immer in Bereichen, in denen ein rechtlich unsicherer Boden richtig teuer werden kann. Also brauchen die Einkäufer Unterschriften.

Seit 1. Juli 2016 ist in der Europäischen Union der rechtliche Rahmen für die elektronische Unterschrift fixiert. Damit ist eine auf digitalem Wege erstellte Signatur einer handschriftlichen Unterschrift gesetzlich gleichgestellt. Vorausgesetzt, die Vorgaben des Gesetzgebers werden eingehalten und die E-Signatur wird mithilfe eines zertifizierten Dienstleisters wie DocuSign erstellt.

Deutsche Telekom als Pionier

Vor allem große Unternehmen haben schnell die Vorteile der digitalen Neuerung erkannt. Zu den ersten gehört die Deutsche Telekom. Sie hat eine Partnerschafts-Vereinbarung mit DocuSign geschlossen und bietet die elektronische Unterschrift auch ihren Kunden an. Und das Tochterunternehmen T-Systems nutzt DocuSign zur Straffung seiner Einkaufsprozesse. Bei rund 15.000 Transaktionen im Jahr steckt hier ein erhebliches Optimierungs- und Einsparpotenzial.

Wo bislang zum Teil umfangreiche Dokumente in Papierform ausgetauscht und unterzeichnet wurden, erhalten die Lieferanten oder Kunden eine Benachrichtigung per E-Mail. Sie öffnen das Dokument und unterzeichnen es.

Schneller, sicherer, kostensparend

Das beschleunigt den Prozess erheblich, macht ihn sicherer und reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Zahl der durch die Systeme geisternden Dokumente. Denn es gibt nur ein unterzeichnetes Dokument, und das ist gültig und verbindlich.

Statt wie bisher tagelang auf unterzeichnete Verträge und sonstige Dokumente zu warten, sind die Transaktionen innerhalb weniger Minuten erledigt. Und Zeit ist bekanntlich Geld.

Vorteile der elektronischen Signatur im Einkauf sind unter anderem:

  • Arbeitsprotokolle liegen, rechtsgültig signiert, binnen Minuten vor. Sie lassen sich sofort und mit wesentlich geringerer Fehlerquote als bisher in Back-End-Systeme integrieren und weiter verarbeiten.
  • Dienstleistungs-Rahmenverträge mit Lieferanten und Partnern lassen sich wesentlich schneller und einfacher abwickeln, weil alle Vereinbarungen an einer Stelle mit Zugang rund um die Uhr abgelegt werden können.
  • Vertragsabschlüsse werden beschleunigt, gesichert und unter Beachtung interner Richtlinien und Prozesse getätigt.
  • Elektronisch unterzeichnete Dokumente lassen sich im Einklang mit allen zugrunde liegenden Regelwerken fälschungssicher abspeichern.
  • Komplexe Ausschreibungsverfahren werden deutlich schneller und einfacher – unter Einbeziehung aller Lieferanten und Berater, mit allen Teilabsprachen, Vertragsbestandteilen, und eventuellen Vertraulichkeitsvereinbarungen.
  • Einkaufsorders lassen sich papierlos, einfach, rechtssicher und im Einklang mit allen Vorgaben und Sicherheitsbestimmungen innerhalb des Unternehmens abwickeln.

Die elektronische Signatur im Einkauf bietet eine Reihe von Vorteilen, die den Arbeitsalltag enorm erleichtern.

Schlagwort