Drei Lehren aus der neuen Studie von DocuSign und Forrester Consulting

Verträge sind der Schlüssel zu den entscheidenden Momenten im Leben, egal, ob Sie ein Bankkonto eröffnen, ein Jobangebot annehmen, eine Baugenehmigung beantragen oder ein neues Zuhause kaufen. In der heutigen On-Demand-Wirtschaft sind die Erwartungen der Kunden höher als je zuvor. Um diese Erwartungen zu erfüllen, müssen Unternehmen aber auch die Effizienz der Vertragsprozesse verbessern, die die Kundeninteraktion unterstützen.

Vor dem Hintergrund dieses herausfordernden Geschäftsumfelds, beauftragte DocuSign das Marktforschungsinstitut Forrester Consulting mit einer wichtigen Aufgabe: Es galt herauszufinden, wie Unternehmen auf der ganzen Welt ihren Umgang mit Verträgen automatisieren. Also die Art und Weise, wie sie Verträge vorbereiten, unterzeichnen, bearbeiten und verwalten. Mit Hilfe des Inputs von 605 Geschäftsführern aus Unternehmen auf der ganzen Welt haben wir einen beispiellosen Einblick in die Situation erhalten, in der sich Unternehmen aller Größen und Branchen auf dem Weg zu einem modernen Vertragssystem befinden. Obwohl bereits viele Unternehmen den ersten Schritt gegangen sind, indem sie elektronische Signaturtechnologien eingeführt haben, führen manuelle Prozesse vor und nach der Signatur nach wie vor zu unnötigen Kosten, verschwendeter Zeit, vermeidbaren Risiken und negativen Erfahrungen für Kunden und Mitarbeiter.

Die drei wichtigsten Erkenntnisse aus der Forrester Studie haben wir hier für Sie zusammengefasst:

1.) Ineffiziente und manuelle Abstimmungsprozesse wirken sich negativ auf das Geschäft aus.

Die Teilnehmer der Studie nannten die Verbesserung des Kundenerlebnisses, die Stärkung von Sicherheit und Compliance sowie die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität als oberste Priorität für ihre Unternehmen im nächsten Jahr. Aber es gibt ein Problem: Ineffiziente, manuelle Abstimmungsprozesse behindern die Erreichung genau dieser Ziele. Unternehmen auf der ganzen Welt, von 250 bis 20.000 Mitarbeitern, zeigten auf, dass analoge, veraltete Vertragssysteme zu Verzögerungen bei der Projektabwicklung, schlechten Kundenerfahrungen, Problemen bei der Umsatzrealisierung, unnötigen Kosten für Druck, Versand und Fax sowie zu vorzeitig abgebrochenen Geschäftsabschlüssen führen können.

2.) Die Möglichkeit der Automatisierung besteht bereits vor dem Zeitpunkt der Unterschrift …

Während viele Unternehmen die elektronische Signatur als ersten Schritt zur Beschleunigung des Vertragsprozesses eingeführt haben, gibt es bereits Optimierungsmöglichkeiten, bevor die Vereinbarung zur Unterschrift vorgelegt wird. Die Forrester-Studie ergibt, dass 90% der Verträge immer noch manuell erstellt werden, selbst, wenn Unternehmen bereits einige oder alle für den Vertrag erforderlichen Informationen vorliegen haben. Kunden immer wieder nach Informationen zu fragen, die sie zuvor bereits angegeben haben, kostet Zeit und schafft eine frustrierende und befremdliche Kundenerfahrung. Digital fortschrittliche Unternehmen erstellen Verträge aus Vorlagen, integrieren automatisch Kundeninformationen aus Datensystemen und nutzen Rechtsklauselbibliotheken, um Überprüfungszyklen zu minimieren und die Unterschrift schneller zu erhalten.

3.) … und bleibt während der gesamten Vertragslebenszeit erhalten.

Die letzten Phasen des Vertrags-Life-Cycles, die das Speichern, Verwalten und schließlich das Auslaufen von Verträgen umfassen, sind die Phasen, für die viele Unternehmen die am wenigsten ausgefeilten Prozesse haben. Hier verlassen sich Unternehmen häufig auf mehrere Systeme, um einen nahtlosen, durchgängigen Workflow zu gewährleisten. Das Ergebnis ist dann allerdings oft, dass Vereinbarungen an unterschiedlichen Speicherorten liegen. Unternehmen müssen in der Lage sein, Vertragsinhalte zu jeder Zeit schnell zu finden und zu verstehen. Nur so kann auf Fragen und Prüfungen rechtzeitig reagiert werden. Darüber hinaus ist es wichtig, nicht-standard Vereinbarungen nachverfolgen zu können und alle Risiken zu verstehen, die innerhalb einer Vereinbarungen auftauchen können.

Die komplette Studie mit weiteren Details, die zeigen, wie wichtig die Modernisierung von Vertragsprozessen für den Geschäftserfolg ist, finden Sie hier in unserem Whitepaper "Status Quo - Systems of Agreement".