Es gibt im Geschäftsleben kaum etwas Verlässlicheres als die eigene Unterschrift. Sie ist ein Zeichen des Vertrauens, ein Garant für Authentizität und besiegelt ein Abkommen. Sie belegt Partnerschaften und stärkt Freundschaften, wie die bei DocuSign und Deutsche Telekom. Mit dem Cloud-Pionier und weltweitem IT-Spezialisten T-Systems verbindet uns eine lange und vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Wie in jeder guten Beziehung entwickeln sich die Partner weiter. Der schnelllebige Markt für IT- und Telekommunikationsanbieter wird anspruchsvoller, die Geschäftsmodelle sind digital und global vernetzt. Das gilt auch für interne Prozesse und Abläufe. Wer heute im Zeitalter der Digitalisierung Aufträge, Dokumente, Protokolle und Verträge auf Papier unterschreiben lässt, nimmt viel Zeit und aufwendige Prozesse in Kauf. Denn die Dokumente müssen hin und her geschickt, die Unterschriften oft mehrfach in Person geleistet werden. Viel schneller geht dies mit einem digitalen Workflow.

Wenn Papier im digitalen Zeitalter zu langsam ist

Zuvor führten bei T-Systems, Deutsche Telekom, Verträge und NDAs, die handschriftlich auf Papier unterzeichnet werden mussten, zu lästigen Verzögerungen. Der Einkauf wurde dadurch zum Flaschenhals. „Wir benötigten ein Tool, mit dem elektronische Unterschriften überall, jederzeit und auf jedem Gerät möglich sind“, erklärt John Dawson, Head of Procurement bei T-Systems Großbritannien.

Doch ist das überhaupt erlaubt und rechtens? „Es gab ständig Diskussion mit unserer Compliance- und Legal-Abteilung darüber, ob wir ein elektronisches Signatur-Tool einführen dürfen“, sagt Dawson. Erst im Juli 2016 wurde endlich die Gültigkeit der elektronischen Signatur in der eIDAS-Verordnung für die EU neu geregelt und damit rechtlich zugelassen.

DocuSign und T-Systems, eine vertrauensvolle Partnerschaft

Und hier kommt DocuSign mit seiner elektronischen Signatur-Plattform ins Spiel. Bereits kurz nach der Einführung konnte T-Systems einen messbaren Return on Investment feststellen: Für Vorgänge, die zuvor mehrere Tage dauerten, benötigt T-Systems nur noch wenige Stunden. „Früher bin ich Kunden mit Papieren hinterhergejagt, die sie unterschreiben sollten. Jetzt verschicken wir die Dokumente einfach digital, und die Kunden bekommen eine Benachrichtigung per E-Mail“, freut sich Dawson. Die Kunden öffnen das Dokument und können es direkt unterzeichnen. „Das beschleunigt den Prozess, erfüllt die Compliance-Vorschriften besser – und wir haben am Ende nur eine einzige Version des Vertrags.“

Aktuell führt T-Systems jährlich rund 15.000 Transaktionen mit seinen Lieferanten durch. Nach dem Erfolg im Procurement hat Dawson das Konzept auch in anderen Geschäftsbereichen vorgestellt. Mittlerweile hat auch die Personalabteilung begonnen, elektronische Signaturen für ihre internen Mitarbeiterformulare zu verwenden. „Der Einsatz von elektronischen Signaturen im Unternehmen wächst stetig“, sagt Dawson.

Zusammen stark sein, zusammen wachsen, einander Vertrauen – auf diese Partnerschaft sind wir stolz! Danke Deutsche Telekom, für die treue Freundschaft!

Schlagwort