DocuSign und Workday: Eine leistungsstarke Integration für Personalabteilungen

Workday ist in den vergangenen Jahren zu einem unverzichtbaren Tool für Personalabteilungen auf der ganzen Welt geworden, die effizienter arbeiten möchten. Schöpfen diese Teams aber das Potenzial Ihrer Workday-Investition voll aus? Laut einem DocuSign-Bericht nutzen 91 % der Personalabteilungen ihre aktuelle Technologie nicht voll aus. Das größte Hindernis: mangelnde Integration mit anderen Systemen und Tools.

Hier kommt die DocuSign-Integration für elektronische Signaturen in Workday ins Spiel. Sie bettet DocuSign-Funktionen nahtlos in Ihre Workday-Umgebung ein und beseitigt so manuelle, papierbasierte Prozesse für alle Dokumente, die gelesen und signiert werden müssen. Dadurch kann Ihre Personalabteilung intelligenter und schneller als je zuvor arbeiten. Da die meisten Personalabteilungen 100–500 Verträge im Monat abschließen, können Sie also enorm viel Zeit und Ressourcen sparen.

DocuSign und Workday: Ein neues Maß an Einfachheit und Effizienz

Die DocuSign-Integration für Workday wurde von Workday im Rahmen seines leistungsstarken Business Process Framework entwickelt und wird von Workday verwaltet. Damit können Sie über 400 Geschäftsprozesse optimieren, darunter in den Bereichen HCM, Studierendenverwaltung, Gehaltsabrechnung und Finanzmanagement. Die DocuSign-Integration sorgt für nahtlose HR-Workflows, damit Sie alle Aufgaben direkt in der Workday-App ausführen können. Da Postversand, Faxnachrichten und manuelle Ablage wegfallen, können Personalabteilungen die Vertragsbearbeitung mit der Integration um bis zu 80 % beschleunigen. Personaler erkennen sofort einen der Hauptvorteile der DocuSign-Integration für Workday: Workday kann damit als zentrales Repository für alle Bewerber- und Mitarbeiterdaten eingesetzt werden. Sie können alle Personaldokumente vorausfüllen und schnell über eine einzige Anwendung senden, empfangen und verfolgen. All das trägt wesentlich zur Beschleunigung der Vertragsbearbeitung bei und steigert die Effizienz der Personalabteilung. Mit der DocuSign-Integration für Workday steigern Sie diese Effizienz sogar noch mehr, indem Sie den Signaturschritt des Prozesses automatisieren. Nun wird die Vertragsbearbeitung noch schneller.

Sehen wir uns ein Beispiel für diese Beschleunigung an, und zwar anhand eines Prozesses, den jeder Personaler gerne effizienter machen würde – dem Angebotsschreiben.

Zuerst öffnen Sie Workday und erstellen ein Angebotsschreiben für die Bewerberin oder den Bewerber. Sie prüfen schnell die automatisch ausgefüllten Informationen (Stellenbezeichnung, Arbeitsbeginn, Gehalt usw.) und signieren das Dokument dann in Sekundenschnelle mit der integrierten DocuSign-Funktion für elektronische Signaturen. Dann senden Sie das Schreiben mit einem Klick an die Bewerberin oder den Bewerber. Nur wenige Sekunden später kann sich diese oder dieser auf einem beliebigen Gerät bei Workday anmelden und das Angebotsschreiben sofort digital signieren. Der gesamte Prozess kann bei jedem Schritt nachverfolgt werden. Zudem wird das ausgefüllte Angebotsschreiben automatisch an das Workday-Profil des Bewerbers zurückgeleitet. Für jedes Dokument erstellt und speichert DocuSign eSignature automatisch einen vollständigen, mit Zeitstempel versehenen Prüfpfad aller Sende-, Anzeige-, Druck-, Signier- und Ablehnungsaktionen. 

Ähnlich optimierte und automatisierte Prozesse können für jede Vereinbarung angewendet werden, die Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterschreiben müssen – von Onboarding-Dokumenten über jährliche HR-Prozesse bis hin zum Offboarding. Gängige HR-Dokumente, die mit DocuSign-Integrationen für Workday erleichtert werden:

• Angebotsschreiben
• Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs)
• Anträge auf Zusatzleistungen
• Vereinbarungen mit Auftragnehmern
• Kündigungsbestätigungen
• Steuereinbehaltungsformulare
• Direktüberweisungs-/Gehaltsabrechnungsvereinbarungen
• Vergütungspläne
• Bestätigungsformulare für Mitarbeiterhandbücher
• Einwilligungserklärungen zu Drogentests
• Geheimhaltungs- und Sicherheitsvereinbarungen

Die enormen Vorteile der Integration mit Workday

Durch die Integration von zwei hocheffektiven Technologien können Sie das volle Potenzial beider Technologien ausschöpfen. Einfach ausgedrückt, mit der DocuSign-Integration für Workday erhält Workday viel mehr Funktionen als ohnehin schon verfügbar sind. Sie sparen Zeit bei Routineaufgaben, beschleunigen das Ausfüllen von Formularen, minimieren Fehler und ermöglichen die Signatur von überall und zu jeder Zeit. 

Mögliche Vorteile:  

• Effizienzsteigerung: Dank der Integration müssen Sie keine Papierdokumente mehr ausdrucken, unterzeichnen, scannen, faxen, senden und ablegen. Darüber hinaus müssen Sie auch keine vorhandenen Bewerber-,  und Mitarbeiterdaten manuell in Verträge und Vereinbarungen eingeben.
• Verbesserte Sicherheit und Compliance: Mit der DocuSign-Integration für Workday erhalten alle signierten Formulare ein manipulationssicheres digitales Siegel. Ihre Dokumente werden sicher in Workday gespeichert, wo Sie schnell und einfach auf den Signaturverlauf und einen vollständigen Prüfverlauf zugreifen können. 
• Massensendung von Mitarbeitervereinbarungen: Mit der in Workday integrierten DocuSign-Funktion zur Massensendung können Sie Vereinbarungen mit nur einem Klick an mehrere Bewerber oder Mitarbeiterinnen senden. Das ist besonders bei Saisonarbeitern, Aktualisierungen von Unternehmensrichtlinien und jährlichen Unterzeichnungen wie der Verlängerung von Zusatzleistungen nützlich.
• Verbesserte Erfahrung für Bewerberinnen und Mitarbeiter: Sorgen Sie für zufriedene potenzielle Mitarbeiterinnen, Mitarbeiter und interne Teams, indem Sie es ihnen ermöglichen, Vereinbarungen in Sekundenschnelle von überall aus zu signieren und sich dann wieder ihren eigentlichen Tätigkeiten zu widmen.
• Schnelle ROI-Erzielung: Unsere vordefinierte Integration lässt sich ganz einfach bereitstellen und liefert einen sofortigen ROI dank gesenkter Papierkosten und kürzeren Bearbeitungszeiten. DocuSign-Kundinnen und Kunden geben durchschnittliche Einsparungen von 33 Euro pro Dokument an.

Digitaler Wandel für die gesamte Mitarbeiterlaufbahn

Da Personalabteilungen so viele manuelle Prozesse automatisieren konnten, erreichen sie jetzt endlich die Veränderung, die sie sich so oft von der Investition in neue Technologien erhofft hatten. Vor der Digitalisierung der Personalvereinbarungen stellte Salesforce Bewerberinnen und Bewerber noch auf die traditionelle papierbasierte Weise ein. Dieser langsame, mühevolle Prozess war belastend für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalabteilung und frustrierend für Bewerber.

Laut Summer Ford, Senior Director of Recruitment Operations bei Salesforce, musste beim alten Prozess ein Manager vor Ort im Büro sein, um Verträge handschriftlich zu unterzeichnen, während Bewerber signierte Verträge per Post oder Fax zurücksenden mussten (sofern sie denn überhaupt noch irgendwo ein Faxgerät finden konnten).  Da ist der neue digitalisierte Prozess natürlich viel effizienter und benutzerfreundlicher. 

Den gesamten Erfolgsbericht hier lesen.

DocuSign und Workday automatisieren Personalprozesse

DocuSign-Integrationen funktionieren mit den dynamischsten und am weitesten verbreiteten Bürotechnologien von heute. Unsere Integrationen mit Microsoft und Salesforce haben Tausenden Vertriebs- und Rechtsexperten zu intelligenterer und schnellerer Arbeit verholfen. Jetzt können auch Personalabteilungen von diesen Vorteilen profitieren.

Personalabteilungen von heute stehen unter stets wachsendem Druck, Stellen schnell zu besetzen, Kompetenzlücken zu schließen und ein positives Mitarbeitererlebnis zu schaffen. Dank der DocuSign-Integration für Workday können Sie diese Herausforderungen meistern und Ihre Workday-Investition dabei voll ausschöpfen.