Ein erstklassiger Verkäufer kann großen Einfluss auf sein Team und sein Unternehmen haben, indem er Quartalsziele übertrifft und Kundenbeziehungen pflegt, die sich später einmal auszahlen. Warum solche Verkäufer also mit Verwaltungsangelegenheiten und ineffizienter Technik behindern und sie so davon abhalten, das zu tun, was sie am besten können?

Im Folgenden zeigen wir drei Übeltäter, die Ihren Vertrieb unnötige Zeit kosten:

  1. Warten auf Unterschriften

Wenn Papierdokumente unterzeichnet und zurückgesendet werden müssen, führt das zu kostspieligen Wartezeiten. Allein die Meetings mit den Unterzeichnern verlangen Mitarbeitern einigen Arbeitsaufwand ab. Ungenutzte Ressourcen sind zudem ineffizient und belastend. Während die Vertriebsmitarbeiter darauf warten, dass Unterschriften unter Vereinbarungen trocknen, steigt das Risiko, dass die Verkaufszahlen ins nächste Quartal rutschen.

Der Vereinbarungsprozess kann sogar völlig zum Stillstand kommen, wenn physische Dokumente unterzeichnet werden müssen. Sie können im Postsystem steckenbleiben, die Unterzeichner sind vielleicht im Urlaub oder die Dokumente werden nur halbfertig zurückgeschickt – physische Verträge erschweren den Verkaufszyklus und behindern das Sales Team.

Der Einsatz von elektronischen Signaturen spart Zeit und Geld und hilft dabei, verfehlte Absatzprognosen zu vermeiden und Schätzungen einzuhalten. Der weltweit tätige IT-Dienstleister T-Systems realisiert so beispielsweise Einsparungen von etwa 30€ pro Vertrag, da die Dokumentenumlaufzeit um das Fünfzigfache verkürzt werden konnte. Gleichzeitig hat die BMW Group Niederlande die Zeit für den Abschluss einer Transaktion mithilfe der elektronischen Signatur von 3 Monaten auf 1 Woche reduziert.

  1. Der Umgang mit Papier

Die Arbeit mit Papier beansprucht Zeit und Platz. Kein Unternehmen kann es sich leisten, diese wertvollen Ressourcen zu verschwenden. Vertriebsmitarbeiter, die mit physischen Dokumenten arbeiten, müssen Archive durchstöbern und sind deshalb nicht immer telefonisch erreichbar. Im Durchschnitt verbringt ein Mitarbeiter etwa 15 Minuten damit, ein Dokument zu archivieren. Im Jahr kommen so über 250 Stunden und 4.350€ zusammen.[1]   Darüber hinaus zeigen die Statistiken, dass 3% der Dokumente falsch abgelegt werden und die Suche danach mindestens doppelt so lange dauert. 7,5 % der Dokumente gehen sogar vollständig verloren. Bei großen Unternehmen ist das ein Dokument alle zwölf Sekunden. [2]

  1. Arbeiten mit veralteter Technologie

DocuSign-Studien in ganz Europa zu Erwartungen an digitale Services haben ergeben, dass sich 9 von 10 Sales Experten am Arbeitsplatz die gleiche Benutzerfreundlichkeit und Effizienz von den verwendeten Technologien wünschen, wie sie sie aus dem Privatleben kennen. Trotzdem gibt es immer noch Unternehmen, die sich mit papierbasierten Arbeitsprozessen belasten. 72 Prozent der Verkäufer sind der Meinung, dass digitales Arbeiten im Unternehmen unerlässlich ist. Für sie ist es besonders frustrierend, Zeit mit analogen Arbeitsprozessen zu verschwenden.

Unmotivierte Vertriebsmitarbeiter sind weniger produktiv und verschwenden eher Zeit mit Aufgaben, die nicht dringend, wertschöpfend oder arbeitsbezogen sind. 92% der Mitarbeiter sagen, dass sich die Nutzung von Technologien zur Effizienzsteigerung ihrer Tätigkeit auf ihre Zufriedenheit am Arbeitsplatz[3]  auswirkt. Und zwei von drei Mitarbeitern in Großbritannien glauben, dass schlechte Technologien ihre Produktivität[4] beeinträchtigt.

Engagierte Mitarbeiter, die ihre Arbeit so erledigen können, dass sie sich effizient fühlen, sind zufriedener und tragen dadurch erheblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen mit hoch engagierten Mitarbeitern ein doppelt so hohes Jahresnettoeinkommens erzielen wie Wettbewerber mit eher unmotivierten Mitarbeitern.[5]

Durch die Digitalisierung der Prozesse konnte ein deutsches Dienstleistungsunternehmen die Produktivität seiner Mitarbeiter deutlich steigern. Sowohl leitende als auch administrative Mitarbeiter, die zuvor durch ineffiziente Abstimmungsprozesse überlastet waren, konnten nun wertvolle Zeit einsparen. Nach ähnlichen Produktivitätssteigerungen bei seinen Angestellten kam eine multinationale Softwarekooperation zu dem Resultat: „Die Mitarbeiter verbringen heute weniger Zeit mit dem unangenehmen Teil ihrer Arbeit. Anstatt zeitaufwendig nach Dokumenten zu suchen, sie zu drucken, zu signieren und zu scannen, können sie jetzt endlich die Zeit nutzen, ihr Fachwissen effizient anzuwenden. Die Menschen arbeiten lieber mit modernen digitalen Lösungen – das trägt zweifellos zur Arbeitszufriedenheit bei.“

Der ROI (Return on Investment) der Vertriebsförderung 

Herausragende Verkäufer lassen sich mit Gold aufwiegen: Ihr positiver Einfluss auf ihr gesamtes Team ist kaum zu überschätzen. Sie tragen außerdem dazu bei, dass Unternehmen ihre Ziele erreichen. Sales Prozesse zu digitalisieren und in ein modernes System of Agreement zu investieren hat nicht nur für sie enorme Vorteile – die positiven Ergebnisse machen sich im ganzen Unternehmen unmittelbar bemerkbar.

Diese Ergebnisse wurden in Zusammenarbeit mit Forrester im „The Total Economic Impact™ (TEI) of DocuSign“ Report untersucht. Gegenstand dieser Untersuchung war die Frage, wie Kunden durch den Einsatz von DocuSign ihre Produktivität steigern und Kosten vermeiden können – auch im Vertrieb.

Der Bericht verdeutlicht, welche schlummernden Potenziale im Vertrieb verborgen liegen – und angesichts der Schwierigkeiten im Umgang mit Papierdokumenten, langsamen Bearbeitungszeiten und veralteten Systemen bisher nicht genutzt werden.

Den vollständigen Forrester-Bericht finden Sie hier.

[1] http://www.thepaperlessproject.com/the-impact-and-inefficiency-of-paper-in-the-office/

[2] http://www.thepaperlessproject.com/the-impact-and-inefficiency-of-paper-in-the-office/

[3] https://www.ultimatesoftware.com/happywork

[4] http://smallbusiness.co.uk/technology-hampering-productivity-2540729/

[5] https://www.themuse.com/advice/10-shocking-stats-about-employee-engagement

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