Was ist strategische Beschaffung?

In den letzten Jahren ist es für die Beschaffungsteams immer schwieriger geworden, Materialien für ihre Unternehmen effizient zu beschaffen. Die Preise schießen in die Höhe, während sich die Lieferungen aufgrund von Lieferkettenproblemen, die durch die COVID-19-Pandemie noch verschärft wurden, ständig verzögern, ganz zu schweigen von den knapper werdenden Arbeitskräften. So macht es beispielsweise ein weltweiter Mangel an Chips den Automobilherstellern schwer, genügend Fahrzeugchips zu beschaffen, was zu weniger Autos führt.

In einem Umfeld, das nur wenige in ihrer beruflichen Laufbahn je erlebt haben, sehen sich Einkäuferinnen und Einkäufer bei ihrer täglichen Arbeit mit großen Hindernissen konfrontiert, die neue Arbeitsweisen erfordern. Die Entwicklung weist von der operativen Beschaffung zum strategischen Einkauf, wenn altbewährte Arbeitsabläufe nicht mehr zielführend sind. Für Unternehmen auf der ganzen Welt sind Beschaffungsteams der Dreh- und Angelpunkt, der das Geschäft vorantreibt. 

An dieser Stelle erfahren Sie, wie Beschaffungsteams digitale Tools nutzen, um den strategischen Einkauf zu optimieren.

Effizientes strategisches Sourcing ist der Schlüssel zur Kontinuität in der Lieferkette

Zu den wichtigsten Aufgaben der Beschaffung in Zeiten von Versorgungsengpässen gehört es,  bei Bedarf alternative Lieferanten zu finden – und zwar pünktlich und im Rahmen des Budgets. Mit digitalen Beschaffungstechnologien wie der elektronischen Signatur können Lieferanten bessere und schnellere Erfahrungen geboten werden, wodurch langjährige Lieferanten gebunden und neue gewonnen werden können. Ein digitaler Instrumentenkasten ermöglicht es sowohl Einkäuferinnen als auch Lieferanten, jeden Schritt des Vertragsabschlusses zu beschleunigen: die Verhandlung, Genehmigung, Ausführung und das Onboarding.

Im Idealfall wünschen sich Mitarbeiter digitale Tools, die auch den Inhalt ihrer Verträge vor der ersten Signatur intelligent und automatisch verstehen – etwa die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen oder Höhere-Gewalt-Klauseln. Dieser moderne Ansatz kann Unternehmen Zeit und Geld sparen und es ihnen ermöglichen, sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen zu verschaffen, die ebenfalls um knappe Ressourcen konkurrieren.

Die DocuSign Agreement Cloud für den Einkauf

Die DocuSign Agreement Cloud für das Beschaffungswesen bietet digitale Lösungen, die den Vertragsprozess zwischen Beschaffung und Lieferanten optimieren und so ein effizientes und sicheres Sourcing ermöglichen. Diese Lösungssuite bietet Beschaffungsteams eine zentrale Plattform für digitale Verträge, um Dokumente vorzubereiten, zu signieren und zu verwalten. So können sie nicht nachhaltige, manuelle Beschaffungsabläufe in einen langfristig effizienten Prozess umgestalten. 

Die Agreement Cloud für das Beschaffungswesen bietet einen besseren Überblick über den gesamten Zyklus des Lieferantenmanagements und zentralisiert und optimiert gleichzeitig die Verwaltung von Lieferantenverträgen über den gesamten ​​Procure-to-Pay-Prozess hinweg, wodurch Kosten kontrolliert und Risiken in der Lieferkette verringert werden. Von RFPs (Ausschreibungen) über MSAs (Dienstleistungsrahmenverträge) und Lieferantenverträge bis hin zu Finanzierungsvereinbarungen kann DocuSign Beschaffungsteams dabei helfen, ihr Lieferantenmanagement grundlegend umzugestalten.

DocuSign eSignature

DocuSign eSignature ist eine benutzerfreundliche Lösung zur digitalen Vertragsunterzeichnung, die von Beschaffungsteams in sämtlichen Branchen genutzt wird. Dieses einfache, aber hochentwickelte Tool schafft ein unkompliziertes, durchgängiges Erlebnis für digitale Beschaffungsverträge und generiert gleichzeitig Prüfpfade, um eine vollständige und akkurate Umsetzung sicherzustellen. 

Die E-Signatur von DocuSign automatisiert Signaturabläufe, sodass lästige Aufgaben bei jedem Schritt minimiert werden. Die elektronische Signaturrlösung markiert übersehene Felder in Lieferantenverträgen und hilft Beschaffungsteams, kritische Hindernisse beim Signieren auszuräumen. Darüber hinaus lassen sich die übersichtlichen, mobilen Formulare von eSignature auf praktisch jedem Gerät nutzen, sodass Einkäuferinnen und Einkäufer sowie Lieferanten Verträge nahezu überall und zu jeder Zeit in einer globalen Lieferkette unterzeichnen können. 

Mit durchgängiger Automatisierung, intuitiver Unterzeichnung und eingängigen Workflows beschleunigt DocuSign eSignature die Vertragsvergabe an Lieferanten, spart Geld und steigert die Effizienz.

DocuSign Insight

DocuSign Insight nutzt durch künstliche Intelligenz gewonnene Erkenntnisse, um Klauseln und Bedingungen in allen eingehenden Verträgen automatisch, schnell und genau zu analysieren. Das Analysetool ist für die Vorbereitungsphase Ihres Vertragsprozesses konzipiert und ermöglicht es Einkäufern, strategisch mit neuen Lieferanten zu verhandeln und Verträge mit bestehenden Anbietern neu zu verhandeln, wenn die Verlängerung ansteht.

Nach Durchsicht eines Dokuments liefert Insight eine Risikobewertung auf der Grundlage aller aktuellen Vertragsinhalte in Ihrem digitalen Repository und empfiehlt vorab genehmigte Klauseln. Insight unterstützt Einkäufer dabei, während des gesamten Vertragsprozesses schneller und zielgerichteter zu handeln. Das Ergebnis: Der Vertragsprüfungsprozess wird mithilfe von vorab genehmigten Bedingungen und intelligent erstellten Scorecards beschleunigt, die Beschaffungsteams bei der Priorisierung risikoreicher Verträge unterstützen.

DocuSign Click

DocuSign Click erleichtert die Erfassung der Einwilligung in Vertragsbedingungen mit nur einem Klick. Die visuellen Anzeige- und Zustimmungsoptionen von Click sind anpassbar, sodass Einkäuferinnen das Format für die Erfassung der Zustimmung an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können. Diese weit verbreitete Clickwrap-Lösung lässt sich einfach implementieren und eignet sich beispielsweise ideal für Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA), Datenverarbeitungsverträge (DPA) und Verhaltenskodex-Dokumente (z. B. Umwelt-, Sozial- und Unternehmensführungsrichtlinien wie Kinderarbeit, Konfliktmineralien und faire Löhne).

Vorgefertigte Integrationen

Die digitalen Vertragslösungen der Agreement Cloud für das Beschaffungswesen verbinden den Vertragsprozess auf einfache Weise mit den bestehenden Beschaffungstechnologien Ihres Unternehmens wie SAP Ariba und Oracle Procurement Cloud. Diese vorgefertigten, anpassbaren Integrationen stellen sicher, dass Ihr Unternehmen DocuSign eSignature, Insight und CLM schnell und unkompliziert in den Beschaffungsworkflow integrieren kann.

Digitale Tools unterstützen eine strategische Beschaffung

AstraZeneca, ein Pharma- und Biotechnologieunternehmen, nutzt digitale Tools wie DocuSign eSignature, um das Geschäft voranzubringen und seinen Prozess für Lieferantenverträge zu modernisieren. Im Jahr 2014 startete AstraZeneca eine Transformationsinitiative, bei der veraltete Prozesse innerhalb des Unternehmens identifiziert wurden, die eine digitale Überholung benötigten. Das Resultat? Heute werden 85% der Verträge von AstraZeneca in weniger als einem Tag abgeschlossen.

Durch die Digitalisierung des kompletten Vertragsprozesses für Lieferanten ermöglicht die DocuSign Agreement Cloud für das Beschaffungswesen Einkäufern die Optimierung eines strategischen Sourcings von Lieferanten ihrer Wahl. Mit einer Reihe führender digitaler Vertragslösungen, die sich einfach einführen lassen, können Beschaffungsteams die Heldinnen und Helden von heute und morgen sein, indem sie den Waren- und Materialfluss sichern und beschleunigen, damit alle erfolgreich ihrem Geschäft nachgehen können.