Die E-Signatur in der Schweiz
Alles, was Sie über die digitale, elektronische Signatur in der Schweiz wissen müssen
Als die meisten Schweizer*innen ihrer Arbeit plötzlich im Homeoffice nachgehen mussten, wurden digitale Lösungen wichtiger denn je. Von einem Tag auf den anderen beschränkte sich ihr Nutzen nicht mehr auf die reine Zeitersparnis von bis zu 25 Stunden pro Woche. Auch der Mitarbeiterschutz und die Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts zu Pandemie-Zeiten verdanken Unternehmen digitaler Hilfe.
Damit wurde die Digitalisierung von Arbeitsprozessen für viele Unternehmen lebensnotwendig. Doch während sich einige Aufgaben - z.B. Telefonate und Meetings - relativ einfach von Zuhause aus erledigen lassen, stellen vor allem rechtlich relevante Tasks viele Betriebe vor große Herausforderungen.
Das gilt auch für die Integration rechtskonformer, elektronischer Signaturen in etablierte Workflows. Wie können Sie und Ihre Mitarbeiter*innen, auf digitalem Wege, Dokumente sicher und datenschutzkonform unterschreiben? Worauf müssen Sie als Schweizer Unternehmen achten?
Im Folgenden erfahren Sie alles, was Sie über die elektronische Signatur in der Schweiz wissen müssen und wie auch Sie Ihre Unterschriften mit geringem Aufwand und rechtskonform digitalisieren können.
Die rechtlichen Anforderungen an die E-Signatur in der Schweiz
Wenn Sie ein Dokument elektronisch unterschreiben möchten, müssen Sie bestimmte rechtliche Vorgaben erfüllen. In der Schweiz gibt das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) vor, welche Anforderungen für Ihre E-Signatur gelten. Damit ist sie das Pendant zu der elektronischen Signatur in den Rechtsräumen EU (eIDAS), die auch für Schweizer Unternehmen gilt, die in der EU agieren.
Eine Vorgabe der ZertES ist, dass Sie elektronische Signaturen ausschließlich über anerkannte Zertifizierungsdienste tätigen dürfen. Bei diesen Zertifizierungsdiensten handelt es sich um Anbieter für rechtskonforme Identifikationsmethoden, die Ihnen eine sichere elektronische Signatur garantieren. Doch welche Art von E-Signatur benötigen Sie für welches Dokument?
Was sind die verschiedenen Arten der E-Signatur in der Schweiz?
Abhängig von dem Dokument, das Sie unterzeichnen möchten, müssen Sie mehr oder weniger umfangreiche Identifikationsschritte durchlaufen. Man unterteilt die E-Signatur in drei verschiedene Arten: die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur.
Was ist Was? Erfahren Sie hier noch mehr über die elektronische Signatur
Die einfache elektronische Signatur
Mit der einfachen elektronischen Signatur bestätigen Sie, dass Ihr Dokument nach der Unterzeichnung nicht mehr verändert wurde. Diese Art der E-Signatur lässt sich auch über herkömmliche PDF-Programme durchführen und eignet sich beispielsweise für Angebotsschreiben. In der Schweiz können auch Arbeitsverträge per E-Mail und einfacher oder fortgeschrittener Signatur abgeschlossen werden.
Teilweise reicht hier sogar eine mündliche Abmachung – davon ist aber abzuraten, da Sie so bei vertraglichen Uneinigkeiten keine Beweise in der Hand haben. Strikt erforderlich ist eine einfache oder fortgeschrittene E-Signatur beispielsweise bei Leiharbeitsverträgen.
Elektronische oder digitale Signatur? Es kommt drauf an...
Die fortgeschrittene elektronische Signatur
Die fortgeschrittene elektronische Signatur geht einen Schritt weiter, indem Ihre Identität der Signatur sicher zugeordnet werden kann. Hierfür mussten Sie bis vor der Coronakrise persönlich zur Registrierung beim jeweiligen Zertifizierungsdienst erscheinen. Mittlerweile wurde die Verordnung in der Schweiz geändert und die rechtskonforme Verifikation funktioniert nun auch per Video.
Die qualifizierte elektronische Signatur
Mit der qualifizierten elektronischen Signatur bestätigen Sie nicht nur Ihre Identität, sondern versehen Ihr Dokument auch mit einem digitalen Zeitstempel. Damit bestätigt der Anbieter, dass Ihr Dokument ab dem Zeitpunkt Ihrer Unterschrift nicht mehr verändert wurde.
Diese Art der E-Signatur ist als einzige der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt. Aus diesem Grund können Sie fast alle Verträge mit der qualifizierten E-Signatur von DocuSign unterzeichnen.
Doch auch hier gibt es Ausnahmen: Grundstückkauf- oder Erbverträge müssen in der Schweiz persönlich unterschrieben werden. Selbst die qualifizierte elektronische Signatur reicht in diesen Fällen nicht aus.
12 Fragen zur elektronischen Signatur: Know-How und Funktionsprinzip
Swisscom Trust Services und DocuSign: So funktioniert die ZertES- und eIDAS-konforme elektronische Unterschrift in der Praxis
Wie sieht so eine rechtskonforme, qualifizierte elektronische Signatur in der Praxis aus? Nehmen wir das Beispiel aus unserer Kooperation mit Swisscom Trust Services. Swisscom Trust Services ist als einziges europäisches Unternehmen anerkannt, ZertES-konforme und eIDAS-konforme digitale Signaturen auszustellen. Unterzeichnen Sie als Schweizer Unternehmen ein Dokument über DocuSign, sind Sie über eine Schnittstelle innerhalb der DocuSign-Systeme automatisch und nahtlos mit dem Swisscom Trust Service verbunden.
Sobald Sie sich per Video, Bank-Account oder Face-to-Face registriert haben, können Sie mit wenigen Klicks auswählen, ob Ihre Unterschrift für die EU (eIDAS) oder die Schweiz (ZertES) zertifiziert werden soll.
Die Authentifizierung kann per App, Mobile ID oder SMS/OTP rechtskonform erfolgen. So integrieren Sie rechtskonforme, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signaturen in wenigen Minuten in Ihre bestehenden Workflows.
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