In die digitale Zukunft mit der elektronischen Signatur

Discovering DocuSign: Kompakt zusammengefasst.

DocuSign hat sich die digitale Transformation von Vertragsprozessen zur Aufgabe gemacht und veranstaltet im Zuge dieser Mission gemeinsam mit Digitalisierungspartner, Deutsche Telekom, in regelmäßigen Abständen Webinare rund um das Thema E-Signatur.

Besonders in den letzten Monaten hat das Thema Digitalisierung an Bedeutung gewonnen und immer mehr Unternehmen transformieren ihre Prozesse. 

Ihr Arbeitsplatz schmückt sich noch mit Aktenordnern, Büroklammer, Tacker und Papierablage? Dann starten Sie mit uns heute in eine digitale und papierbefreiten Zukunft mit der elektronischen Signatur. Wir haben für Sie alle wichtigen Kernpunkte des Webinars kompakt zusammengefasst und stellen Ihnen außerdem eine On-Demand Version zur Verfügung.

Erfahren Sie von unserem Experten, Dr. Johannes Traut von Seitz Rechtsanwälte über die Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen und welcher Signaturtyp wann und wofür verwendet wird. Erhalten Sie Einblicke in die heutigen Erwartungen von Kunden von unserem Digitalisierungsexperten Ergin Piker, Cloud Partner von der Deutschen Telekom. Und lassen Sie sich von unseren zwei Kunden, birkenmaier & kusel und Flixbus, überzeugen, die DocuSign eSignature verwenden. 

Rechtssicherheit? Ein Blick in die Praxis

Dr. Johannes Traut ist unser Experte, wenn es um das Thema Rechtsgültigkeit geht. Dr. Traut ist Rechtsanwalt bei Seitz Rechtsanwälte und kennt alle gesetzlichen Bedingungen, die eine elektronische Signatur erfüllen muss bestens. Um die unschlagbare Sicherheit elektronischer Signaturen zu erläutern, vergleicht er eine herkömmliche Unterschrift mit einer Elektronischen. 

Unterschied von Signaturen

 

 

Bei einer papierbasierten Unterschrift ist die einzige Überprüfungskomponente die Unterschrift selbst. Fälschungen zu identifizieren sind kostspielig und zeitintensiv. Elektronische Signaturen auf der anderen Seite bieten unterschiedliche Optionen, um die Identität des Unterzeichners zu validieren -  2-Faktor-Authentifizierungen, ID-Überprüfungen, digitale Zertifikatsvalidierung, um nur einige der Möglichkeiten zu nennen. Zudem haben E-Signaturen einen voll nachvollziehbaren Audit-Trail, bei dem alle Aktivitäten für spätere Überprüfungen gespeichert werden. Andere angesprochenen Problemfelder wie Verlust, Zugang und Inhalt von Verträgen, die bei manuellen Signaturprozessen auftauchen, thematisiert Dr. Traut weiter im Webinar. Sehen Sie sich die On-Demand Version an, um mehr über die Rechtsgültigkeit von elektronischen Signaturen zu erfahren und eine Gegenüberstellung von papierbasierter Unterschrift und E-Signatur anzusehen. 

Anwendungsbericht in der Personalabteilung 

Wann kann eine elektronische Signatur verwendet werden und welche Signaturtypen müssen bei welchen Dokumenten verwendet werden? Um diesen Fragen auf den Grund zugehen, stellt Dr. Traut im Webinar einen Anwenderbericht von der Personalabteilung vor. Er zeigt tabellarisch wann welche Signaturtypen verwenden werden können. 

Tabelle von verschiedenen Signaturtypen

 

Aus der Tabelle kann klar entnommen werden, dass die einfache elektronische Signatur in vielen Fällen ausreicht und dass die qualifizierte elektronische Signatur für jeden Vertragstyp und jedes Dokument rechtsgültig verwendet werden kann (jedoch manchmal eine Aushändigung eines One-Pagers mit den wesentlichen Arbeitsbedingungen im Nachgang ausgehändigt werden muss). 

Ein Klick - Der digitale Vertragsabschluss

Die Deutsche Telekom ist seit mehreren Jahren treuer Digitalierungspartner von DocuSign und unterstützt Kunden dabei digitale Prozesse in bestehende Systeme zu implementieren. Ergin Piker, DocuSign Cloud Partner bei der Deutschen Telekom, erklärt bei Discovering DocuSign, wie sich die Kundenerwartungen in den letzten Jahren verändert haben. Digitale Prozesse sind kein “good to have” mehr, sondern sind zu einem “must have” geworden. Daher ist die Möglichkeit den Vertragsabschluss mit nur einem Klick abzuschließen essentiell, um den Erwartungen von Kunden im Jahr 2020 zu entsprechen. Um nur einige der Vorteile von digitalen Vertragsabschlüssen zu nennen: 

  • Erstklassige Workflows
  • Maximale Flexibilität
  • Umfassende Sicherheitsmaßnahmen
  • Eine Lösung für Organisationen jeder Größe

Ihre Vertragsabschlüsse werden immer noch manuell ausgeübt? Sprechen Sie noch heute mit einem unserer Digitalisierungsexperten und optimieren Sie den Prozess für alle Beteiligten

Unsere DocuSign-Erfahrung: birkenmaier & kusel - Steuerberatung

Um Ihnen auch Einblicke von der Nutzung von eSignature von unseren Kunden zu gewähren, haben wir Peter Kusel von der Steuerberatung birkenmaier & kusel zum Webinar eingeladen. 

Birkenmaier & kusel ist eine Steuerberatung mit 100 Mitarbeitern im Lauben im Allgäu und hat mehrere Auszeichnungen für Ihre Digitalisierungsstrategie erhalten. Die Deutsche Telekom hat das Unternehmen bei der Digitalisierung seit 2/3 Jahren begleitet. “DocuSign wurde von Anfang an zu einem integralen Bestandteil unserer Digitalisierungsstrategie.” Peter Kusel

Vorteile, von eSignature bei Birkenmaier & Kusel 

  • Schlankere und effizientere Workflows (sowohl intern als auch extern)
  • Qualitätssicherung von Prozessen
  • Rechtssicherheit
  • Digitaler Fußabdruck nach draußen
  • Umweltschutz
  • Kosteneinsparungen
  • Deutsche Telekom als Vertragspartner und Implementierer

Erfahren Sie mehr über spezielle Anwendungsfälle bei birkenmaier & kusel (wie z.B. Arbeitsverträge, Mandatsaufnahmen und Gesellschafterbeschlüsse) in unserer On-Demand Version

Unsere DocuSign-Erfahrung: Flixbus

Unser zweiter Kunde, der von seiner DocuSign-Erfahrung berichtete, war Tobias Rauchensteiner vom weltweiten Unternehmen Flixbus. Flixbus ist in 35 Länder aktiv und hat täglich bis zu 400.000 Verbindungen mit 2.000 Zielen die angefahren werden. 

Der Wachstum der Firma war ein ausschlaggebender Punkt, warum das Unternehmen nach digitalen Prozessen strebte. “Je größer wir geworden sind, desto schwieriger ist es für uns geworden die Unterschriften einzuholen. Dann haben wir uns überlegt: Wir müssen etwas ändern. Wir müssen diese Prozesse digitalisieren und auf digitale Unterschriften umstellen. Deshalb haben wir uns 2017 mit dem Wachstum und der Expansion an DocuSign gewendet.” Tobias Rauchensteiner  Zeit war für das Busunternehmen ein ausschlaggebender Faktor, denn manuelle Prozesse dauerten 7-21 Tage. Prozesse starteten manuell mit der Erstellung, gingen über zur Überprüfung, zum Drucker und dann zur Post. Der Unterzeichner musste den Vertrag dann nicht nur unterschreiben, sondern musste alles per Post an Flixbus zurück schicken. Der letzte Schritt war das Einscannen vom unterschriebenen Dokument.  Doch was passierte, wenn etwas falsch ausgefüllt wurde? Ein Pflichtfeld ausgelassen oder vergessen wurde? Da fing der ganze Spaß wieder von vorne an!

Manueller Vertragsprozess

 

 

Mit DocuSign eSignature konnte Flixbus diesen Prozess deutlich optimieren und die Bearbeitungszeit auf 1-5 Tage reduzieren. 

Flixbus verwendet DocuSign eSignature quer über verschieden Abteilung - Marketing, in der Beschaffung, in der Rechtsabteilung und im Bus Partner Management. Sehen Sie sich die Aufzeichnung an, um mehr über die Nutzung von DocuSign bei Flixbus zu erfahren. 

Kurze Zusammenfassung: 

  • Rechtsgültigkeit: Die elektronische Signatur ist in Deutschland und der EU 100% rechtsgültig und ist auf Grund ihrer vielen Identifikationsoptionen sicherer als eine herkömmliche Unterschrift.
  • Digitaler Vertragsabschluss: Heutzutage erwarten Kunden ein unkompliziertes, schnelles und digitales Erlebnis. Die Möglichkeit Verträge von jedem Ort, zu jeder Zeit und von jedem Gerät aus zu unterschreiben ist im Jahr 2020 zu einem “must have” geworden. 
  • Birkenmaier & Kusel: Das Unternehmen konnte seine Digitalisierungsstrategie mithilfe von DocuSign aufbauen und hat mehrere Auszeichnungen erhalten. Birkenmaier & kusel konnte seine Vertragsprozesse deutlich optimieren und gleichzeitig seinen ökologischen Fußabdruck verringern.
  • Flixbus: Flixbus brauchte aufgrund des enormen Unternehmenswachstum eine digitale Lösung für Vertragsprozesse. Mit DocuSign eSignature konnte das Unternehmen den Vertragsprozess von 7-21 Tagen auf 1-5 Tage reduzieren. 

Sehen Sie sich die On-Demand Version von Discovering DocuSign jetzt an und erfahren Sie mehr über eSignature.

Franciska Acs
Autor
Franciska Acs
Marketing Communications Specialist
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