Die 10 besten Tipps zur Wahl einer Lösung für elektronische Signaturen

10 Kriterien, die bei der Wahl einer Lösung für elektronische Signaturen erfüllt sein sollten

In vielen wichtigen Branchen, wie im Gesundheitswesen, in der Finanzdienstleistung, im Bildungswesen oder in der Immobilienwelt werden die herkömmlichen papierbasierten Prozesse von digitalen Prozessen mit einer enormen Geschwindigkeit überholt. Wenn Sie Lösungen für elektronische Signaturen evaluieren, sollten Sie die folgenden 10 Merkmale bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen.

Vorzüge von Lösungen für elektronische Signaturen

1. Funktioniert mit PDF-Dateien, Word, Excel, Outlook und anderen Anwendungen, die Sie bereits zum Erstellen von Inhalten verwenden.  Die Lösung für elektronische Signaturen sollte Sie nicht zwingen, Ihre Arbeitsweise völlig zu ändern. DocuSign unterstützt Adobe PDF-Dateien, Word-Dokumente, Excel-Tabellen, Outlook-E-Mail, SharePoint, InfoPath, AutoCAD und mehr.

2. Einfacher Signiervorgang  Wählen Sie eine Lösung für elektronische Signaturen, die für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens – und auch für Ihre Kunden – einfach zu bedienen ist. Der schnelle und einfache Signiervorgang der eSignatur-Lösung von DocuSign nimmt in der Regel maximal 10 Sekunden – nur ein oder zwei Mausklicks – in Anspruch und stößt daher bei den Unterzeichnern auf weniger Widerstand bzw. Widerwillen. Ihre Lösung für elektronische Signaturen sollte auch die Funktionen bereitstellen, die für die Arbeitsweise Ihres Unternehmens wichtig sind, z. B. mehrere Arten von Signaturen, mehrere Signaturen auf einem Dokument, Batch-Prozesse und Unterstützung mehrerer Sprachen.  

3. Funktioniert mit vorhandenen Anwendungen zur Erstellung von Inhalten und Verwaltung von Arbeitsabläufen Unternehmen können durch den Einsatz einer Lösung für elektronische Signaturen, die keine Papierausdrucke zum Unterzeichnen erforderlich macht, vollen Nutzen aus ihren Investitionen in die Automatisierung ziehen. DocuSign kann mit SharePoint, OpenText, Oracle, Alfresco, Laserfiche, Nintex, K2 und anderen Systemen zur Dokumentenverwaltung und Automatisierung von Arbeitsabläufen zusammenarbeiten.

4. Sorgt dafür, dass Ihre sensiblen Dokumente in Ihrer IT-Domäne bleiben Eine Lösung für elektronische Signaturen sollte sicherstellen, dass Ihre Dokumente in Ihrer IT-Domäne bleiben und nicht auf externen, nicht vertrauenswürdigen Servern gespeichert werden. Die eSignatur-Lösung von DocuSign verhindert, dass Dokumente auf nicht vertrauenswürdigen Servern gespeichert und dem Risiko möglicher Manipulations- oder Betrugsversuche ausgesetzt werden.

5. Bietet Ihnen uneingeschränkte Kontrolle über ihre Implementierung Eine Lösung für elektronische Signaturen sollte sich an die speziellen Prozesse und Technologien und die Anforderungen an Benutzerverwaltung und Authentifizierung Ihres Unternehmens anpassen – nicht umgekehrt. Sie können die Verwaltung der eSignatur-Lösung von DocuSign optimal auf Ihre internen Vorschriften, behördliche Richtlinien und Standardarbeitsanweisungen abstimmen. Sie lässt sich auch mühelos in die Personal-, IT-, Sicherheits- und Überwachungsrichtlinien Ihres Unternehmens und die bereits vorhandenen Benutzerbereitstellungs- und Benutzerverwaltungssysteme integrieren.

6. Sie hält die Verordnungen ein, die für Ihr Unternehmen relevant sind Die Technologie der Lösung für elektronische Signaturen sollte auf international akzeptierten Standards basieren, die den länder- und branchenspezifischen Verordnungen und Vorschriften entsprechen, die für Ihr Unternehmen gelten. Die eSignatur-Lösung von DocuSign hilft Kunden, die Anforderungen strenger Verordnungen und Gesetze zu erfüllen, wie die EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS).

7. Sie ermöglicht es jedem, die Signatur selbst ohne Zugang zum System zu validieren Lösungen für elektronische Signaturen, die auf Standard-PKI-Technologie (Public Key Infrastructure) basieren, versiegeln das Dokument mit einem „Einmal-Fingerabdruck“, der sowohl in Bezug auf den Unterzeichner als auch in Bezug auf das Dokument eindeutig ist. Die DocuSign-PKI kann dem Absender mitteilen, ob ein Dokument verändert wurde, und somit sicherstellen, dass der Unterzeichner rechtmäßig ist. Ohne diese PKI erklärt DocuSign die digitale Signatur für ungültig, um sie vor Fälschung zu schützen. Diese Technologie stellt auch sicher, dass die Signatur transportabel ist, sodass Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens weithin unterstützte Software, z. B. Adobe Reader oder Microsoft Office, verwenden können, um die folgenden Parameter zu prüfen:

• wer hat das Dokument unterzeichnet (Identität des Unterzeichners),
• warum hat die Person es unterzeichnet (Absicht des Unterzeichners) und
• wurde das Dokument seit der Unterzeichnung verändert (Integrität des Dokuments).

8. Bietet die Möglichkeit, Dokumente über das Internet oder mit Mobilgeräten digital zu signieren Die Benutzer müssen in der Lage sein, Dokumente mit jedem Gerät jederzeit und überall digital signieren zu können, gleichgültig, ob sie sich am PC an ihrem Arbeitsplatz , Zuhause an Ihrem Tablet oder auf Geschäftsreise befinden und ein Mobilgerät nutzen. Die eSignature-Lösung von DocuSign erlaubt es Partnern, Kunden und anderen Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, Dokumente mit elektronischen Signaturen zu versehen, ohne die Software installieren zu müssen.  

9. Bietet die Option, das System selbst zu hosten Die beste Lösung für elektronische Signaturen lässt Ihnen die Wahl zwischen einem lokalen Server und einem verwalteten cloud-basierten System. Die lokale eSignatur-Lösung von DocuSign gewährleistet maximale Flexibilität und Kontrolle und das sichere, cloud-basierte System versetzt Sie in die Lage, klein anzufangen und die Anzahl der Unterzeichner bei Bedarf zu erhöhen.  

10. Ermöglicht eine kostengünstige IT-Verwaltung Beim Kauf einer Lösung für elektronische Signaturen kann es hilfreich sein, die Gesamtbetriebskosten (TCO) zu überprüfen. Berücksichtigen Sie bei Ihrer Kaufentscheidung die Produktkosten, die Bereitstellungskosten, die Gebühren für die Erneuerung digitaler Zertifikate sowie die Schulungs- und Supportkosten. Die Lösung für elektronische Signaturen sollte neben den Kosteneinsparungen, die aus dem Verzicht auf Papier (Druck, Postversand, Scannen, Kurierdienste und Archivierung) resultieren, auch durch schnelle Installation, minimale Störung betrieblicher Abläufe und geringen IT-Wartungsaufwand niedrige Gesamtbetriebskosten ermöglichen.

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