Der digitale Mietvertrag und die elektronische Signatur

Immobilienfachleute auf der ganzen Welt investieren zunehmend in elektronische Signaturen und andere Technologien, um zum einen den Prozess der Immobilientransaktionen zu vereinfachen, zum anderen um dadurch einen klaren Wettbewerbsvorteil in dieser sich stetig wandelnden Branche zu erlangen.

Welche kurz- und langfristigen Auswirkungen die COVID-19 Pandemie auf die Immobilienbranche haben wird, ist derzeit schwer vorherzusagen. Ganz unabhängig von den Auswirkungen, gilt aber gerade für die Immobilienbranche der Leitsatz: Die Branche muss innovativer werden und „mit der Zeit gehen“. Gemeint ist damit, bestehende Prozesse zu optimieren und sie durch digitale Transformation auf die digitale Welt, in der wir heute leben, anzupassen.

Die digitale Technologie ist in vielen Bereichen im Vormarsch und daher möchten wir uns im folgenden Beitrag die vielen Möglichkeiten der digitalen Transformation in der Immobilienbranche näher ansehen. Wie sieht die momentane Rechtslage aus? Was ist rechtlich derzeit überhaupt möglich und welche Vorteile bietet dabei die elektronische Signatur?

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1. Elektronische Signaturen und Mietverträge

COVID-19 hat Unternehmen geradezu dazu gezwungen, ihre Prozesse neu zu bewerten, da die meisten Tätigkeiten nun aus der Ferne, also im Remote-Modus durchgeführt werden müssen. Viele Mitarbeiter arbeiten im Home-Office, Geschäftsreisen und Treffen mit Kunden werden nun übers Internet online und virtuell abgewickelt. Auch die Immobilienbranche steht nun vor großen Veränderungen - die Verbesserung bestehender Prozesse und ihre Anpassung an die Welt, in der wir heute leben.

Möglich machen diese Transformation nicht nur die Technologien alleine, auch der Gesetzgeber hat hier ein Wörtchen mitzureden. Die Technologie ist relativ neu und es bedarf einiger Zeit, bis der Gesetzgeber auf die neuen Technologie mit den entsprechenden Regelungen und Gesetzen reagiert.

An dieser Stelle die gute Nachricht: Seit 2016 ist die Verwendung der elektronischen Signatur europaweit in der eIDAS-Verordnung gesetzlich geregelt und daher auch in Deutschland damit rechtsgültig.

Ein großes Anwendungsfeld für elektronische Signaturen bietet sich bei Mietverträgen:

1.1 Vertragsschluss

Mietverträge können grundsätzlich formlos geschlossen werden, sodass in den allermeisten Fällen schon eine einfache elektronische Signatur ausreicht.

Lediglich zur wirksamen Befristung eines Mietvertrags, sofern er länger als ein Jahr dauern soll, und bei jeder Befristung von Mietverträgen über Wohnraum, ist die Schriftform zwingend vorgeschrieben (§ 550 BGB bzw. § 575 Abs. 1 BGB). Sie kann in beiden Fällen durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden.

1.2 Übergabe

Das Übergabeprotokoll bei Mietbeginn und -ende unterliegt keinen Formvorschriften, kann also auch elektronisch erstellt und signiert werden – denkbar etwa auf einem vom Vertreter des Vermieters mitgebrachten mobilen Gerät.

1.3 Nebenkosten

Die Abrechnung der Nebenkosten unterliegt grundsätzlich keiner Formvorschrift, sie ist also auch per E-Mail möglich. Üblich ist eine schriftliche Abrechnung, die jedoch problemlos durch eine elektronisch signierte ersetzt werden kann.

1.4 Mieterselbstauskunft

Die Mieterselbstauskunft unterliegt keiner Formvorschrift und kann daher mit einer einfachen elektronischen Signatur abgezeichnet werden.

1.5 Kündigung

Grundsätzlich gibt es keine Formvorschriften für die Kündigung eines Mietvertrags über Gewerberaum. Meistens wird aber die Schriftform vereinbart sein, die in der Regel durch eine einfache elektronische Signatur ersetzt werden kann. Bei der Kündigung von Mietverträgen über Wohnraum ist gem. § 568 Abs. 1 BGB die Schriftform vorgeschrieben, die wiederum durch die qualifizierte elektronische Form ersetzt werden kann.

1.6 Miethöhe

Wird bei einem Wohnraummietvertrag eine Index- oder Staffelmiete vereinbart, bedarf diese Vereinbarung der Schriftform, §§ 557a, 557b BGB. Hier kann stattdessen die qualifizierte elektronische Signatur zum Einsatz kommen.

Mieterhöhungen bedürfen grundsätzlich keiner Form. Handelt es sich um einen Wohnraummietvertrag, ist die Textform vorgeschrieben, § 558a BGB. In beiden Fällen kann also die einfache elektronische Signatur Anwendung finden. Handelt es sich dabei um eine Änderung des Inhalts eines befristeten Mietvertrags, ist die Schriftform zu wahren und damit eine qualifizierte elektronische Signatur nötig: Da eine vertragliche Änderung der Miethöhe eine wesentliche Änderung des Vertragsinhalts darstellt, muss sie schriftlich erklärt werden, damit sich der Vertrag nicht in einen unbefristeten und damit ordentlich kündbaren verwandelt, § 550 BGB. Das gilt ebenso für Änderungen an Staffel- oder Indexmieten.

1.7 Vorkaufsrecht des Mieters

Nach § 577 BGB hat der Mieter von Wohnraum unter bestimmten Voraussetzungen ein Vorkaufsrecht an der von ihm gemieteten Wohnung. Will er dieses Vorkaufsrecht ausüben, muss er dies nach § 577 Abs. 3 BGB schriftlich tun. Auch hier kann eine qualifizierte elektronische Signatur eingesetzt werden. 

2. Wie sicher sind elektronische Signaturen bei Mietverträgen? Wie sieht es mit dem Beweiswert aus?

Es besteht manchmal die Befürchtung, dass eine elektronische Signatur in den Augen des Gesetzes nicht so zuverlässig ist wie eine Unterschrift auf Papier und dass ein elektronisch signierter Mietvertrag möglicherweise kein rechtsverbindliches Dokument darstellt.

Tatsächlich beinhalten elektronische Signaturen einen umfassenden Prüfpfad darüber, wann ein Dokument empfangen wurde, wann es geöffnet und gelesen wurde, welche Informationen mit ihm versandt wurden und wann es unterzeichnet und zurückgesendet wurde - Informationen, die mit einer händischen Signatur nicht zurückverfolgt werden können. Darüber hinaus kann eine handschriftliche Unterschrift leicht kopiert oder manipuliert werden, während eine elektronische Signatur, die Sicherheitsprotokollen folgt, dies nicht kann.

3. Wie kann DocuSign die Sicherheit elektronischer Signaturen gewährleisten?

  • DocuSign authentifiziert die Identität des Unterzeichners, so dass elektronische Signaturen nicht gefälscht werden können.
  • Die DocuSign-Signaturdokumente sind mindestens über eine E-Mail-Adresse, eine IP-Adresse oder andere Informationen mit dem Unterzeichner verbunden. Sie können dabei einfach auf die Signatur klicken, um sie zu validieren.
  • Sie können den Inhalt des Vertrags nicht mehr ändern, nachdem sie unterzeichnet wurde. Alle Änderungen werden für alle unterzeichnenden Parteien sichtbar markiert.
  • Für jedes Dokument wird ein Audit-Trail erstellt, in dem alles, was mit dem Dokument geschieht, mit Zeit- und Datumsstempeln erfasst wird.
  • DocuSign ist ISO 27001-zertifiziert und bietet Sicherheit und Zuverlässigkeit auf Bankniveau.

4. Was sind die Vorteile der Verwendung elektronischer Signaturen bei Immobilientransaktionen?

  • Sparen Sie Zeit: Kein Drucken, Scannen und Unterschreiben vor Ort mehr.
  • Reduzieren Sie Fehler: Verwenden Sie Vorlagen wieder und automatisieren Sie den Leasing-Prozess, um Fehler zu vermeiden und die Effizienz zu maximieren.
  • Sichere Dokumentenspeicherung: Elektronische Kopien Ihrer unterzeichneten Mietverträge werden in der Cloud gespeichert, damit Sie jederzeit sicher darauf zugreifen können.
  • Sparen Sie Geld: Eliminierung aller Kosten, die durch papierbezogene Prozesse entstehen.

Sie möchten die elektronische Signatur gerne ausprobieren?

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