SAP digitalisiert mit DocuSign seine komplette Rechtsabteilung

In den vergangenen Jahren haben sich Unternehmen in den unterschiedlichsten Servicebereichen vom analogen Zeitalter verabschiedet. Es wurde viel investiert und auf die digitale Technologie umgerüstet. Diese digitale Transformation hat aber nicht in allen Unternehmensbereichen gleichmäßig stattgefunden. Während zentrale Servicebereiche wie beispielsweise Personal oder Finanzwesen bereits vollständig digitalisiert wurden, stehen andere Unternehmensprozesse noch auf der Warteliste.

Auf Wiedersehen Aktenberge
Einer dieser verkannten Bereiche stellt die Rechtsabteilung eines Unternehmens dar. Vertragsabwicklung und Vertragsmanagement laufen in vielen Unternehmen nämlich noch analog: Aktenberge und Wartezeiten bestimmen hier den Berufsalltag. Ein Thema, dem sich der Jurist Jacob Kai angenommen hat. Er hat das Optimierungspotenzial in der digitalen Rechtsabteilung früh erkannt.

Kai Jacob verantwortet seit nunmehr 10 Jahren für SAP weltweit das Vertragsmanagement. Desweiteren ist Kai Jacob Board Officer und Vice Chair EMEA der International Association for Contract & Commercial Management (IACCM), Co-Founder von Liquid Legal Institute e.V., Fachbeirat – Business Law Magazine und Fachbeirat – MBA „International Commercial & Contract Management“. Allesamt Einrichtungen, die sich der Digitalisierung der Rechtsabteilung verschrieben haben. Dabei geht es darum, die Prozesse der Rechtsabteilung und der anschließenden Contract-Management-Abteilung weiter zu optimieren und zu digitalisieren.

Digitales Vertragsmanagement
Für die digitale Transformation der Rechtsabteilung bei SAP hat sich Kai Jacob für DocuSign als verlässlichen Partner entschieden. DocuSign wurde bei SAP implementiert und regelt seit Jahresbeginn das komplette Vertragsmanagement weltweit.

Im Interview erzählt uns Kai Jacob über die Umstellung:

Geschäftsprozesse sollen demnach effizienter abgewickelt werden, in dem sie standardisiert und automatisiert werden. Genau hier liegt eine der vielen Stärken von DocuSign: In der Vergangenheit mussten sich die Mitarbeiter der Rechtsabteilung mühsam durch den juristischen Aktendschungel kämpfen. Die oftmals immensen Papierberge mussten gesichtet, kontrolliert und bewertet werden, bevor sie dem Unterschriftsberechtigten zur Unterschrift zugeführt wurden. Ein zeit- und kostenintensiver Prozess.

„Mit DocuSign sieht die Welt ganz anders aus“ gibt sich Kai Jacob überzeugt. Heute werden die DocuSign-Envelopes dem Unterschriftsberechtigten CFO oder Prokuristen aufs Handy geschickt. Dort kann er mit wenigen Klicks ganz einfach unterzeichnen und den Vertrag elektronisch versenden.

Bearbeitungszeit von 7-8 Tage auf wenige Minuten reduziert
Diese Prozessoptimierung hat dazu geführt, das man anstatt wie früher oft 7 oder 8 Tage nur gewartet hat, bis der Vertrag unterschrieben zurückgekommen ist, so geht der komplette Prozess heute oft in nur wenigen Minuten über die Bühne. Unterschrieben wird nämlich auf mobilen Devices: schnell, unkompliziert und rechtskräftig.

Kostenersparnis von 30,-EUR pro Vertragsabschluss
Das spart nicht nur eine Menge Zeit, auch die Kosteneinsparungen können sich sehen lassen: Rund 30,- EUR pro Vertragsabschluss konnten so mit Hilfe von DocuSign eingespart werden. Dieses Jahr hat SAP bereits 35.000 Verträge erfolgreich mit DocuSign abgewickelt und auch für das verbleibende Jahr hat SAP noch viel vor: Weitere 100.000 Vertragsabschlüsse sollen folgen. Dabei soll es aber nicht bleiben. SAP möchte weitere Prozesse ausrollen und dafür DocuSign einsetzen wie beispielsweise im HR-Bereich oder im internen Compliant-Bereich. Überall dort, wo beispielsweise Unterlagen an viele Mitarbeiter auf einmal versendet werden und mit DocuSign schnell unterschrieben und wieder zurückgesandt werden.

All diese neuen Möglichkeiten haben dem Unternehmen neue Perspektiven eröffnet und so freut sich Kai Jacob auf die weitere Zusammenarbeit mit DocuSign.

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