7 Tipps zur Digitalisierung Ihrer Rechtsabteilung

Überlassen Sie nichts dem Zufall, beim Digitalisieren Ihrer Abteilung.

Was sind die Voraussetzungen für eine Digitalisierung der Rechtsabteilung?

Branchenexperten sagen voraus, dass erfolgreiche Unternehmen Ihre Transaktionen bald zu 100% digital abwickeln werden. Die zentrale Herausforderung besteht für Unternehmen darin, diesen Digitalisierungsprozess richtig anzugehen:

TodaysGeneralCounsel.com rät Organisationen daher breite unternehmensweite Digitalisierungsstrategien, unter Einbezug sämtlicher Abteilungen zu entwickeln:

1. Welche Ihrer Kernaufgaben bieten bei einer Digitalisierung die meisten Chancen?

Mit kleinen Schritten ans Ziel lautet die Devise. Die Einbeziehung aller, für die Verwaltung der Geschäftstätigkeiten des Unternehmens spielt auch hier eine große Rolle.

Ein guter Ausgangspunkt ist hier die gemeinsame Überprüfung beispielsweise Ihres Vertragsmanagements. Welche Ausführungsschritte fallen innerhalb Ihres Unternehmens an und wie können diese am effizientesten digitalisiert werden? Welche Transaktionen würden von der Digitalisierung am meisten profitieren.

Mit DocuSign CLM können sie Ihr komplettes System von Verträgen und Vereinbarungen automatisieren und verknüpfen. Dadurch kann Zeit und Geld gespart und zusätzlich Risiken reduziert werden, indem Sie manuelle Prozesse zur Vorbereitung, Unterzeichnung, Bearbeitung und Verwaltung von Verträgen aufbrechen.

2. Die sichere Übermittlung vertraulicher Informationen

Gerade für Rechtsabteilungen stellt das Thema Datenschutz und Sicherheit eine große Herausforderung dar. Vermeiden Sie Schwachstellen, wenn es darum geht Dokumente zu drucken, scannen, faxen oder per E-Mail zu versenden.

3. Strenge Compliance-Richtlinien gehen Hand in Hand mit dem Vertragsmanagement

Die Technologie kann Ihre Rechtsabteilung dabei unterstützen Dokumente und Inhalte zu sperren oder Änderungen durch Unbefugte zu verhindern. Die Verwendung elektronischer Signaturen  bietet dafür die entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen: Audit-Protokolle enthalten Datums- und Zeitstempel sowie Authentifizierungsmethoden, die es einfach machen, den Ausführungsstatus und die Gültigkeit der Unterschrift zu überprüfen.

4. Was sind die Anforderungen Ihrer Kunden?

Gerade für Anwaltskanzleien ist es wichtig, die Prozesse und verwendeten Technologien Ihrer Kunden zu verstehen. Elektronische Signaturen werden über kurz oder lang der De-facto-Standard bei Unternehmenstransaktionen. Verwenden auch Sie diese Technologie um mit Ihren Kunden noch effizienter zusammenarbeiten zu können.

Sprechen Sie mit Ihren Kunden, um deren Workflow-Anforderungen besser zu verstehen. Dies erhöht Ihre Kundenbindung und verbessert gleichzeitig Ihr Kundenservice.

Mit der DocuSign eSignature können Sie nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Ihre Mitarbeiter zufriedenstellen. Denn mit eSignature können Sie Genehmigungen und Vereinbarungen in Stunden erzielen - nicht in Tagen oder Wochen - von überall und von jedem Gerät.

5. Forcieren Sie mobile Technologien und Arbeitsabläufe

Vereinbarungen von jedem Gerät aus und überall abzuschließen eröffnet Ihrem Unternehmen die Fähigkeit, rasch und effizient sowohl auf Chancen, als auch auftretende Probleme zu reagieren. Zeit ist ein knappes Gut und in vielen Bereichen der entscheidende Faktor.

6. Verlieren Sie bei internationalen Standards und Regelungen nicht den Überblick

Elektronische Signaturen besitzen die selbe rechtliche Wirksamkeit, wie eine Unterschrift auf Papier. Auch der Beweiswert elektronischer Signaturen ist keineswegs geringer.

Im Gegenteil: Durch das verwendete Audit-Protokoll können sämtliche Aktivitäten oder Abänderungen zu 100% nachvollzogen werden. Die Daten umfassen dabei IP-Adresse, Zeit- und Ortsangabe der Signatur, Namen aller Beteiligten Personen etc.

Die Verwendung elektronischer Signaturen ist in der eIDAS-Vorordnung geregelt und ist EU-weit vor nationalem Recht gültig. Sie schafft einen EU-weiten Rechtsrahmen für elektronische Unterschriften und eine Reihe neu definierter elektronischer „Vertrauensdienste“. Die Verordnung stellt dabei auch sicher, dass die Unterschrift als Beweismittel vor EU-Gerichten zulässig ist.

7. Aus dem Alltag lernen

Die Erfahrungen, die wir in unserem täglichen Leben beispielsweise beim Online-Shopping machen, setzen neue Maßstäbe bezüglich Erwartungen an professionelle Dienstleistungen.

Zu den Trends im Verbraucherbereich, die die Digitalisierung vorantreiben, gehören:

  • Zunehmende Verbreitung mobiler Technologien
  • Fordern Sie sofortigen Zugriff auf Informationen
  • Strenge Identitäts- und Authentifizierungsstandards

In der Praxis sind das zum Beispiel die Anzahl der Klicks, die zum Signieren und Speichern von Dokumenten erforderlich sind. Bei genauerer Betrachtung können hier sicherlich einige Klicks reduziert werden. Diese gestaltet den kompletten Transaktionsprozess effizienter und kundenfreundlicher.

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Franciska Acs
Autor
Franciska Acs
Marketing Communications Specialist
Veröffentlicht