5 Strategien, um Vertragsprozesse zu meistern

98 % der Unternehmen haben Schwierigkeiten bei ihren Vertragsprozessen. Das ergab die von Forrester im Auftrag von DocuSign durchgeführte Studie Status Quo Vertragswesen 2020. Warum schaffen es also nur 2 % der Unternehmen, das Vertragsmanagement erfolgreich und effizient zu verwalten?

Die Mehrheit der Unternehmensleiter gab an, dass manuelle Aufgaben ihre Vertragsprozesse behinderten. Sie nannten mehrere Problemzonen, darunter schlechte Kundenerlebnisse, Verzögerungen in der Umsatzgenerierung oder bei Projektbeginn sowie unnötige Kosten.

In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit den Hürden, die Unternehmen überwinden müssen, und nennen fünf Strategien von Forrester für diejenigen, die ihre Vertragssysteme und -prozesse meistern möchten.

Herausforderungen im Vertragsprozess

Forrester befragte 954 globale Entscheidungsträger für den Kauf von Technologie danach, wie gut die Befragten ihre geschäftskritischen Verträge digitalisiert haben. Ohne Zweifel stehen Unternehmen vor einer Vielzahl an Herausforderungen und Problemen. Kaufverträge, Einstellungszusagen für Mitarbeiter und andere Verträge halten das Geschäft am Laufen. Ohne einen reibungslosen Vertragsprozess kann es zu Verzögerungen kommen – möglicherweise mit nachteiligen Folgen.

In der untenstehenden Tabelle sind die Hürden zu sehen, mit denen Unternehmen in jeder Phase des Vertragsprozesses konfrontiert sind. Unternehmen gaben an, dass sie Verträge bei der Vorbereitung aufgrund manueller Fehler überarbeiten müssen. Zusätzlich sind sie nicht in der Lage, Inhalte bereits unterzeichneter Verträge zu durchsuchen.

Der Hauptgrund für diese Probleme besteht darin, dass der Prozess manuelle Aufgaben, Schreibarbeit und ineffiziente Prozesse umfasst. 9 von 10 Unternehmen geben Daten manuell in Verträge ein und müssen neue Verträge von Grund auf neu erstellen. Zusätzlich haben Unternehmen im Rahmen ihrer digitalen Transformation begonnen, digitale Tools wie DocuSign eSignature einzuführen, jedoch besteht der Prozess weiterhin teilweise aus manuellen Aufgaben, die einen vollständigen Fortschritt verhindern. Die wenigsten Unternehmen verfügen über eine durchgängige Strategie zur Automatisierung des Vertragssystems.

Modernisierung des Vertragssystems für einen reibungslosen Vertragsprozess

Viele Unternehmen haben ihr Vertragssystem zwar noch nicht vollständig modernisiert, einige von ihnen ziehen jedoch bereits Nutzen aus teilweise digitalisierten Vertragsprozessen:

●  55 % berichten von einem verbesserten Kundenerlebnis

●  51 % vermerken schnellere Geschäftsabschlusszyklen

●  48 % verzeichnen eine geringere Fehlerquote

Automatisierung des Vertragsprozesses

Wenn Unternehmen weitere Bereiche ihres Vertragsprozesses automatisieren, profitieren sie von zusätzlichen Vorteilen. Wo sollten Unternehmen also mit Digitalisierung und Automatisierung ansetzen? In seiner Studie nennt Forrester fünf wichtige Strategienn für Unternehmen, die ihre Vertragssysteme verbessern möchten:

1. Der Einsatz von DocuSign eSignature ist ein wesentlicher Schritt zu einer durchgängigen Automatisierung und ist ein grundlegender Teil eines automatisierten Gesamtprozesses.
2. Ihre digitalen Vertragstools sollten in andere Teile Ihres Automatisierungsportfolios integriert werden können, um eine Automatisierung in dem Umfang zu ermöglichen, der zum Meistern von Herausforderungen erforderlich ist.
3. Legen Sie Ihren Fokus auf Geschäftsziele, die die gewünschten Ergebnisse und Vorteile für Mitarbeiter und Kunden beinhalten. Schauen Sie sich dann an, wie die verfügbare Technologie diese Ziele unterstützen kann. Geschäftsziele sollten an erster Stelle stehen, gefolgt von der Technologie.
4. Erstellen Sie eine Governance-Strategie, die den Einsatz eines Technologie-Stacks im gesamten Unternehmen voraussetzt, der Veränderungen vorantreibt und Automatisierung in einem bisher nicht erreichten Umfang erfordert.
5. Fördern Sie Standardisierung zur Unterstützung der digitalen Transformation. Standardisierung ist unerlässlich, wenn Sie Prozesse über eine große Anzahl an Benutzern und Personen verknüpfen müssen. Berücksichtigen Sie dabei Sicherheit, Compliance, Datenschutz, Integrationen in andere Systeme und Training. Es ist wichtig, Grundlagen festzulegen, damit die Herausforderungen jedes Bereichs und jeder Abteilung angegangen werden können.

Lesen Sie die vollständige Studie und informieren Sie sich über ihre Ergebnisse oder kontaktieren Sie uns, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie mit der Automatisierung Ihres Vertragsprozesses beginnen können.