5 Gründe, warum Sie Ihre Dokumente in der Cloud speichern sollten
Sie fragen sich, ob Ihr Unternehmen Dokumente in der Cloud speichern sollte? Das Speichern Ihrer Dokumente in der Cloud ist eine ausgezeichnete Wahl für all jene Unternehmen, die eine Online-Dokumentenspeicherung benötigen. Durch die Speicherung von Cloud-Dateien können Kosten gesenkt, die Flexibilität von Transaktionen erhöht und die Sicherheit Ihrer Dateien gewährleistet werden.
Was ist ein Cloud-Speicher?
Dieser Begriff bezieht sich auf ein Cloud-Computing-Modell, bei dem Daten in Online-Spaces remote gespeichert, verwaltet und gesichert werden.
Wir sprechen über das Speichern von Dokumenten in der Cloud, da die Dateien nicht mehr auf ihren eigenen physischen Servern abgelegt werden, sondern Servern von Drittanbietern wie Google, Microsoft oder Amazon zugewiesen werden. Es ist ihre Pflicht sicherzustellen, dass Daten immer verfügbar sind und nicht von unbefugten Personen beschädigt oder abgerufen werden.
Es gibt eine Reihe von Systemen, die Cloud Computing verwenden, die sie in ihrem Alltag bereits verwendet haben. Sie hören Musik auf Spotify, die nicht auf Ihrem Telefon gespeichert ist, und können mit jedem mit dem Internet verbundenen Gerät auf Bilder in Google Fotos zugreifen.
Wenn wir über das Dokumentenmanagement in der Cloud sprechen, gibt es jedoch eine Reihe von Diensten, die sich durch ihren Funktionsumfang besonders auszeichnen. Durch die Implementierung eines modernen Vertragssystems können Sie Dokumente erstellen, elektronisch signieren, mit den gewünschten Personen teilen und alle Informationen zu jeder dieser Transaktionen in der Cloud speichern. Die notwendige Technologie ist bereits integriert und verfügt über intuitive Dashboards, mit denen Sie Aktionen wie das Suchen oder Senden von Dateien mit wenigen Klicks ausführen können. Dies ist jedoch erst der Anfang. Das Speichern Ihrer Dokumente in der Cloud bietet nämlich viele Vorteile.
Hier sind 5 der wichtigsten Gründe, um warum sie ihre Dokumente in der Cloud speichern sollten:
1. Platz sparen
Speichern Sie Ihre Dokumente und sparen sie sich somit Speicherplatz auf ihren Computern. Physische Server haben einen entscheidenden Nachteil: ihr Speicherplatz ist beschränkt. Wenn das Unternehmen Hardware zum Speichern von 100 Terabyte kaufte und einige Monate später der gesamte Speicherplatz bereits genutzt wurde, gab es nur zwei Möglichkeiten: Festplatte bereinigen und Dokumente löschen oder zusätzliche Hardware, sprich Festplatten kaufen.
Mit File Cloud Storage können Unternehmen jedoch kleinere Speicherpakete mieten und bei Bedarf den digitalen Speicherplatz einfach erhöhen. Dieser Prozess ist somit den Anforderungen entsprechend flexibel und skalierbar.
2. Einfache Dateifreigabe
Die Cloud erleichtert die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien immens. Sind wir uns mal ehrlich; das Arbeiten mit digitalen Dateien ist viel praktischer und kostengünstiger als mit physischen Dokumenten. Unternehmen, die Papierprozesse verwenden, müssen die zeitaufwändige und sich wiederholende Arbeit des Druckens von Dateien erledigen, diese überprüfen, manuell signieren, die erforderliche Authentifizierung erhalten und die finalen Dokumente veröffentlichen.
Wenn ihre Dokumente digital sind, ist die Verarbeitung von Dokumenten viel agiler, da Sie Dokumente aus der Cloud problemlos direkt von einem Computer oder Mobiltelefon aus freigeben können. Wenn Ihre Dokumente in der Cloud gespeichert sind, können Sie und Ihre Kunden jederzeit problemlos auf die Dokumente zugreifen und diese signieren. Es ist einfach, Dokumente mit wenigen Klicks zu signieren und zurückzusenden. Diese Dateien können eine elektronische Signatur und die damit verbundene Sicherheit, Integrität und Konformität erhalten.
3. Online-Speichern und Dokumentenverlauf
Das Problem mit Papier wird jedem schnell deutlich: es genügt der Anblick eines Raumes mit mehreren Schränken, Schubladen und Ordnern. Diese sind bereits als Symbol für Bürokratie und Behinderung von Prozessen in die populäre Vorstellungskraft eingetreten.
Mit Dateien, die in der Cloud gespeichert sind, ersparen Sie sich die Kosten, die zuvor für die Aufrechterhaltung eines angemessenen physischen Speicherplatzes aufgewendet wurden. Alle Dateien befinden sich auf dem Server des Anbieters. Beim Scannen wird der Suchvorgang beschleunigt. Dies liegt daran, dass das System Dokumente nach relevanten Informationen wie Erstellungs- und Übermittlungsdatum, Dateityp oder an einem Prozess beteiligten Personen filtern und suchen kann. Was Sie suchen, finden Sie mit nur wenigen Klicks.
4. Cloud-Speicher ist sicher
Geschäftsdokumente müssen sicher sein. Der unbefugte Zugriff auf vertrauliche Dateien kann zu finanziellen Verlusten führen, ganz zu schweigen von möglichen Markenschäden aufgrund mangelnden Vertrauens. Die gute Nachricht ist, dass Cloud-Dienste sicher sind und es eine Reihe von Funktionen und Prozessen gibt, um sowohl Verfügbarkeit als auch Datenintegrität sicherzustellen.
Jede Datei wird beispielsweise vom Anbieter dupliziert. Das heißt, ein Dokument befindet sich auf mindestens zwei Servern in der Cloud. Wenn also einer offline ist (z. B. aufgrund von Wartungsarbeiten), können Sie Ihr Dokument weiterhin finden. Dies stellt auch sicher, dass eine Datei nicht verloren geht, wenn ein Server aus technischen Gründen abstürzt.
Beachten Sie auch, dass Cloud-Services von großen Unternehmen verwaltet werden, die sowohl die gesetzlichen Sicherheitsanforderungen erfüllen als auch über die Teams und Ressourcen zur Bekämpfung von Invasionsversuchen verfügen. Zum Beispiel; Alle Ihre Transaktionen werden sicher in der Cloud gespeichert, wenn Sie DocuSign verwenden. Sie können auch auf Dokumente zugreifen und diese in DropBox, OneDrive, Google Drive, Salesforce und anderen speichern.
5. Dokumentenverwaltung in der Cloud über das Handy
In einer zunehmend vernetzten Welt ist es wichtig, dass Personen außerhalb des Büros auf Dokumente in der Cloud zugreifen können, insbesondere wenn Sie zu Hause oder auf Geschäftsreisen remote arbeiten. Es ist wichtig, dass Manager auch unterwegs über das Handy auf wichtige Geschäftsinformationen zugreifen können.
Neben dem Zugriff auf Dateien können auch strategische Maßnahmen durchgeführt werden, z. B. das Versenden von kommerziellen Angeboten oder sogar von Verträgen, die zur Unterzeichnung bereit sind. Hier kann der Prozess mit einer elektronischen Signatur noch schneller durchgeführt werden. Dies kann am Telefon selbst erfolgen und ist viel billiger als das Drucken und Senden physischer Dateien.
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Dokumente in einer Cloud zu speichern erleichtert bereits vielen Unternehmen die tägliche Arbeit. Sie ist daher eine Innovation, die uns im Alltag unterstützt und die für viele nicht mehr wegzudenken ist. Mehr über Innovationen die in die Geschichte eingegangen sind, können Sie in unserem praktischen E-Book „Die Geschichte der Innovation in 50 Vereinbarungen“ lesen.