3 Möglichkeiten, wie Rechtsabteilungen Zeit sparen können, um sich wichtigeren Aufgaben zu widmen
Rechtsabteilungen stehen vor mehr Herausforderungen als je zuvor. Das Informationsvolumen, das sie heutzutage verwalten müssen, nimmt nicht nur stetig zu, sondern ist dazu auch komplexer geworden. Sie müssen angesichts neuer und bevorstehender globaler Vorschriften Sicherheit und Compliance gewährleisten. Jedoch nutzen sie zur Bewältigung dieser Herausforderungen oftmals immer noch veraltete Tools und Systeme. Sie arbeiten beispielsweise mit Dokumenten in Papierform und durchforsten E-Mail-Anhänge, um die aktuellsten Verträge zu finden.
Damit Unternehmen Mehrwert schaffen und bessere Erfahrungen bieten können, müssen Leiter von Rechtsabteilungen ihre Systeme und Prozesse modernisieren. Durch den umfassenden Einsatz einer digitalen Lösung zur Verwaltung, Optimierung und Automatisierung ihrer Vertragsprozesse können Leiter von Rechtsabteilungen:
- ihrem Unternehmen dabei helfen, wettbewerbsfähig zu bleiben,
- sicheres, nahtloses hybrides Arbeiten ermöglichen,
- eine zuverlässige Compliance und Governance sicherstellen, und
- die Erwartungen hinsichtlich des Vertragsprozesses übertreffen.
Dadurch können Leiter von Rechtsabteilungen weniger Zeit für das manuelle Durchforsten von Dokumenten und mehr Zeit für wirkungsvolle, wertschöpfende Aufgaben und die Zukunftsplanung aufwenden. So werden sie zu vertrauenswürdigen Beratern für ihre Unternehmen.
In den folgenden Abschnitten stellen wir Ihnen drei Möglichkeiten vor, wie Leiter von Rechtsabteilungen in jeder Phase des Workflows eine intelligente digitale Vertragslösung einsetzen können, um zukunftsfähig zu bleiben – und schon heute Zeit zu sparen.
1. Sicherheit auch bei der Skalierung
Sicherheit und Compliance werden für Rechtsabteilungen immer von entscheidender Bedeutung sein. Doch veraltete Prozesse und Technologien können es erschweren, komplexe und sich ständig verändernde aufsichtsrechtliche Vorschriften einzuhalten – insbesondere dann, wenn das Unternehmen global tätig ist.
Das manuelle Verwalten von Dokumenten stellt in jeder Phase des Vertragsprozesses ein erhöhtes Risiko dar und macht das Sicherstellen der Compliance zugleich zeitaufwendiger und mühsamer.
Laut unseren Recherchen bearbeiten 47 % aller Rechtsabteilungen monatlich mehr als 1.000 Verträge. Angesichts dieser großen Anzahl an zu verwaltenden Verträgen ist es nicht überraschend, dass fast die Hälfte (49 %) der Rechtsabteilungen Schwierigkeiten hat, Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten. 44 % der Rechtsabteilungen sind zudem einem gewissen Risiko ausgesetzt, weil sie nicht in der Lage sind, problematische Formulierungen rechtzeitig zu erkennen.
Um auch bei einer Unternehmensskalierung die Sicherheit zu gewährleisten – und um Ressourcen zu skalieren, ohne die Sicherheit zu beeinträchtigen –, muss es Rechtsabteilungen ermöglicht werden, Sicherheit und Compliance von Anfang bis Ende in ihre Prozesse zu integrieren.
Mehr Sicherheit und Compliance dank einer zuverlässigen, integrierten Lösung für die Verwaltung von Vertragslebenszyklen
Durch den Einsatz einer sicheren, zuverlässigen Verwaltungslösung können Rechtsabteilungen ihre Ressourcen maximieren und gleichzeitig die unternehmensweite Einhaltung höchster Sicherheits- und Compliance-Standards gewährleisten.
Mit dem richtigen Tool für die Vertragsverwaltung in jeder Phase des Prozesses können Rechtsabteilungen standardisierte Prozesse mit vordefinierten Workflows sowie bewährte Vorlagen und Klausel-Bibliotheken erstellen. All diese tragen dazu bei, Konsistenz und Compliance auch im Falle einer Skalierung zu gewährleisten.
Ein Tool zur Verwaltung von Vertragslebenszyklen bietet nicht nur mehr Sicherheit als Papier, sondern ist auch schneller und effizienter. Das bedeutet, dass Rechtsabteilungen Engpässe reduzieren, Durchlaufzeiten verkürzen und mehr Zeit für die Zukunft zurückgewinnen können – und das alles ohne Kompromisse bei der Sicherheit.
2. Erwartungen übertreffen dank einer digitalen Lösung
Langsame Vertragsprozesse haben langsameren Fortschritt und ein langsameres Wachstum Ihres Unternehmens zur Folge.
Veraltete manuelle Prozesse kosten jedoch nicht nur Zeit und Geld. Sie sind auch ineffizient und frustrierend: und zwar für Kunden, Stakeholder und für die Rechtsabteilungen. Letztere wissen, dass es eine Möglichkeit geben muss, ihre Zeit besser zu nutzen, als Unterschriften hinterherzujagen.
Mit einem Tool zur Verwaltung von Vertragslebenszyklen, das Automatisierung, KI und Integrationen umfasst, können Rechtsabteilungen den Vertragsprozess für alle Beteiligten grundlegend verändern. Durch die Reduzierung des manuellen Aufwands, die Optimierung von Workflows und die Verkürzung von Durchlaufzeiten können Rechtsabteilungen nahtlose, einheitliche Erlebnisse bieten, die die Erwartungen nicht nur erfüllen, sondern übertreffen.
Bessere Erfahrungen und zufriedene Kunden dank einer modernen Vertragslösung
Der Einsatz einer modernen digitalen Vertragsplattform erlaubt es Rechtsabteilungen, von Anfang bis Ende nahtlosere, effizientere Vertragsprozesse bereitzustellen. Sie ermöglicht es ihnen, ein sicheres, kundengerechtes Erlebnis zu bieten, mit dem die Mitglieder der Rechtsabteilungen von überall aus an Verträgen weiterarbeiten können, selbst wenn sie im Homeoffice oder mit globalen Kunden arbeiten.
Dank der zusätzlichen Effizienz durch Automatisierung und KI können Rechtsabteilungen schneller und einfacher einen Mehrwert schaffen und wichtiges Unternehmenswachstum ermöglichen und so die Erwartungen der Leiter übertreffen.
Sie können zudem bessere Erfahrungen bieten (und machen) als vor der Einführung einer digitalen Lösung. So übertreffen sie die Erwartungen von Kunden, Stakeholdern und ihren eigenen Teams.
Da digitale Vertragsprozesse die Durchlaufzeiten verkürzen und für alle Beteiligten Zeit gewinnen, wird noch mehr Zeit eingespart. Diese Zeit können Rechtsabteilungen in die Bereitstellung erstklassiger Erlebnisse investieren – und in die Zukunftsplanung.
3. Ein Fokus auf das große Ganze dank Effizienzsteigerungen
Leiter von Rechtsabteilungen spielen in ihren Unternehmen eine einzigartige und wichtige Rolle.
Als Mitglieder der Rechtsabteilung sollten Sie als vertrauenswürdige Berater fungieren, die die Geschäftsführung bei der Zukunftsplanung unterstützen. Stattdessen stecken viele Rechtstabteilungen in alltäglichen Detailaufgaben fest, wie z. B. der Erstellung, Verwaltung, Organisation und Nachbereitung von Verträgen.
Zwar ist das eine wichtige Aufgabe, doch sie ist arbeitsintensiv und zeitaufwendig. Das bedeutet, dass Leiter von Rechtsabteilungen keine Zeit haben, größere, strategischere Rollen zu übernehmen und ihren Einfluss auf das gesamte Unternehmen zu vergrößern.
Automatisierung, KI und Integrationen für mehr Effizienz
Zusätzlich zu den Effizienzsteigerungen, die sich durch die Abkehr von Papier erzielen lassen, bietet die Digitalisierung Ihres Vertragsworkflows weitere Möglichkeiten, die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern. Mit der richtigen Lösung können Sie:
- Ihren gesamten Vertragsworkflow automatisieren und optimieren und so kürzere Durchlaufzeiten, mehr Komfort und ein besseres Kundenerlebnis ermöglichen,
- KI gezielt einsetzen, um Erkenntnisse zu gewinnen, die Leistung zu verbessern und Ihrem Team dabei zu helfen, Risiken zu identifizieren und zu reduzieren, und
- Tools, die Sie täglich nutzen, wie Salesforce, Microsoft und Google, sicher integrieren und umfassende APIs nutzen, um nahtlose rechtliche Workflows mit einem geringeren manuellen Aufwand zu schaffen.
Dank dieser erhöhten Effizienz können Rechtsabteilungen und deren Leiter Zeit bei der Erledigung von Verwaltungsaufgaben einsparen – und mehr Zeit in die Zukunftsvision ihrer Unternehmen investieren.