3 digitale Lösungen für Ihr IT-Team

Das digitale Zeitalter ist in Ihrer IT-Abteilung längst angebrochen, denn gerade dieser Unternehmensbereich setzt sich tagtäglich ausschließlich mit diesem Thema auseinander.

Während durch die aktuelle Ausnahmesituation viele Unternehmensbereiche von Einschränkungen oder Stillstand betroffen waren, so kam es auch im IT-Bereich – in einem bereits völlig digitalen Umfeld zu Veränderungen. Aufgrund der vorherrschenden Bestimmungen war auch diese Unternehmensabteilung gezwungen, Ihren Dienst von zu Hause aus anzutreten.

Wenn die komplette IT-Abteilung ins Home-Office wandert, stellt dies  Unternehmen vor große Herausforderungen, gerade wenn es um das Thema Sicherheit geht. Wenn der Betrieb von zu Hause laufen soll, müssen die Mitarbeiter auch Zugriff auf die betrieblichen Systeme haben. Dafür gibt es längst digitale Lösungen, doch welche der angebotenen digitalen Systeme ist das Richtige für Ihr Unternehmen? 

Im folgen Artikel, möchten wir Ihnen 3 dieser digitalen Lösungen näher vorstellen, damit auch Ihre IT-Abteilung von zu Hause aus effizient arbeitet:

1. Elektronische Signaturen

Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass früher oder später ein Dokument von A nach B geschickt wird, um eine Unterschrift oder Genehmigung einzufangen. DocuSign eSignature kann Ihrem Team helfen, von fast überall auf der Welt sicher auf Dokumente zuzugreifen und sie zu unterzeichnen oder Dokumente einfach hochzuladen und zu senden, damit andere sie unterschreiben können. Sie brauchen sich keine Sorgen um die Sicherheit zu machen, da die Systeme und Prozesse von DocuSign die strengsten Sicherheitszertifizierungsstandards der Branche erfüllen.

Selbst eine kleine Änderung wie diese kann eine bedeutende Auswirkung haben. Die Hälfte der Verträge, die unter Verwendung von DocuSign eSignnature getroffen werden, sind in 15 Minuten oder weniger und 82% in nur einem Tag abgeschlossen - dies spart eine Menge Zeit. Zeit, die anderweitig zur Wertschöpfung genutzt werden kann. Die Unterzeichner können anhand einer Reihe von Methoden identifiziert werden, damit stets eine sichere und gesicherte ID-Verifizierung für die Unterzeichner gewährleistet ist.

2. Vertragsmanagement (Contract-Lifecycle-Management)

Warum nicht den gesamten Vertragsprozess automatisieren? Digitales Dokumentenmanagement kann dazu beitragen, Ihre Geschäftskontinuität zu wahren, unabhängig davon, wo sich Ihre Mitarbeiter befinden. Von der Fehlerbehebung bis hin zur Beantragung neuer Funktionen - oft müssen Sie die Freigabe in Ihre IT-Projektmanagement-Dokumente einbetten, und die Automatisierung kann für mehr Transparenz und Kontrolle sorgen. Ein Vertragsmanagement-Tool wie DocuSign CLM kann IT-Teams dabei helfen, ihrem Team, ihren Mitarbeitern und Kunden bessere Erfahrungen zu bieten. Remote-Arbeit kann bei einem papierbasierten System schnell an seine Grenzen stoßen.

Mit einer CLM-Lösung können Kollegen selbst die komplexesten Vertragssprozesse automatisieren und in Echtzeit an einem Dokument zusammenarbeiten, wobei Änderungen verfolgt werden, sodass Manager die Historie des Dokuments überblicken können. Innerhalb des Systems können Sie die Dokumentenerstellung, die Zusammenarbeit und den Workflow verwalten. Es gibt ein zentrales Vertragsverzeichnis, und Sie können vorkonfigurierte Vorlagen erstellen, die Verträge automatisch mit Daten aus anderen Systemen versorgen. Mit diesem digitalen Tool ist es auch einfach, ganz bestimmte Vereinbarungen und Verträge zu finden. Es spart Ihnen Zeit, verringert das Risiko und reduziert Fehler. 

3. Künstliche Intelligenz 

Der Begriff der künstlichen Intelligenz erscheint immer öfter in unserem Alltag. Während anfänglich künstliche Intelligenz mit autonomen Fahren eines Autos in Verbindung gebracht wurde, haben sich die Anwendungsgebiete der künstlichen Intelligenz in den letzten Jahren gigantisch erweitert. Immer schnellere Computer ermöglichen  komplexere Berechnungen und die Verarbeitung großer Datenmengen und das in kürzester Zeit. Vergleicht man die Rechenkapazität des NASA-Computers, der für die Mondlandung verwendet wurde mit einem aktuellen Smartphone, stellt man mit Erstaunen fest, wie sich die Leistung der Computer in den letzten Jahren exponentiell gestiegen ist.

Dies war die Voraussetzung für künstliche Intelligenz, denn gerade bei dieser Technologie spielen riesige Datenmengen oft eine entscheidende Rolle. Es ist daher wenig erstaunlich, dass unterschiedlichste Branchen, die künstliche Intelligenz für ihre konkreten Anforderungen entdeckt haben und diese auch anwenden und ständig weiterentwickeln.

4 Anwendungsbereiche der künstlichen Intelligenz

1. KI-basierte Wartungssysteme – die künstliche Intelligenz liest dabei Sensordaten von Maschinen aus und vergleicht diese mit externen Datenquellen, worauf eine Wartungsvorhersage erstellt wird. 

2. Kollaborative und kontextsensitive Robotik – vor allem durch eine Automatisierung werden hier eine höhere Produktionsleistung und Effizienz erreicht. Dies senkt die Herstellungskosten und macht Ihr Unternehmen konkurrenzfähiger.

3. Effizienz und Ertragssteigerung - Die erhöhte Arbeitsproduktivität führt zu einer erhöhten Effizienz- und Ertragssteigerung. Mehr Effizienz bedeutet nicht nur geringere Herstellungskosten pro Stück, sondern auch eine Reduzierung der Prüfkosten.

4. KI-basierte Qualitätskontrolle - Eine verbesserte, effizientere, zuverlässigere und verteilte Datenverarbeitung sorgt für eine verbesserte Produkt- und Servicequalität. Die Qualitätskontrolle wird dadurch maßgeblich verbessert, was ebenfalls zu einer einer Reduzierung der Ausschussquote und der Prüfkosten führt.

Auch DocuSign hat sich die neue Technologie ebenfalls zu Nutzen gemacht. Denn auch für  DocuSign hat die künstliche Intelligenz geradezu eine neue Welt eröffnet wenn es um das Thema Vertragsanalyse geht.

Verträge sind oft seitenlang mit hunderten von Daten und Details. Noch im analogen Zeitalter durfte man die Dokumente händisch, manchmal stundenlang bis in die Nacht durcharbeiten. Man war auf der Suche nach einer bestimmten Klausel im 158 seitigen Vertrag. Nun, diese Zeiten sind endlich vorbei. Ab jetzt übernimmt das die künstliche Intelligenz. Während man bisher in einem digitalen Dokument (z.B. In pdf-Format) lediglich nach einzelnen Wörtern suchen konnte (STRG-F) kann die künstliche Intelligenz wesentlich mehr:

DocuSign Insight und DocuSign Analyzer verwenden KI, um Ihnen zu helfen, Daten zu finden und Klauseln und Regelungen innerhalb Ihrer Verträge zu analysieren. Sie können schnell verwertbare Einsichten für die Verbesserung von Geschäftsprozessen sammeln und das Risiko der Nichteinhaltung gesetzlicher Bestimmungen wie GDPR reduzieren. Das GDPR Compliance Pack ist ein speziell entwickeltes Add-on, das Ihnen hilft, die GDPR-Compliance zu beschleunigen und aufrechtzuerhalten, wo immer Sie sich befinden. Es enthält vorgefertigte Richtlinien und Algorithmen zur Erkennung von GDPR-Problemen wie Datenverletzungen und Datenschutz auch von zu Hause aus. Sie können die Algorithmen genau auf Ihre individuellen Branchen- und Unternehmensanforderungen abstimmen.

Unabhängig von der Technologie, die Sie Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchten, ist es auch wichtig, Schulungen anzubieten. Die Herausforderungen der Remote-Arbeit können mit der DocuSign Agreement Cloud direkt angegangen werden. Sie kann dazu beitragen, Druckkosten zu reduzieren, eine bessere Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Anforderungen Ihrer Organisation an Verträge nahtlos erfüllt werden, wodurch Ihr Team sowohl Zeit als auch Aufwand spart.

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