12 Fragen zur elektronischen Signatur

Basiswissen und Funktionsprinzip der elektronischen Signatur

Unsere DocuSign-Berater sind viel unterwegs und mit ihren Kunden in sehr engem Kontakt. Durch die neuen geltenden Datenschutzbestimmungen sind viele Unternehmer im Unklaren, wie man die neue Technologie nun verwendet bzw. verwenden darf. Was sind eigentlich die Vorteile einer elektronischen Signatur und wie sieht so eine digitale Unterschrift überhaupt aus?

Um die wichtigsten Fragen zum Thema zu beantworten, haben wir das Internet nach den brennendsten Fragen rund um die elektronische Signatur befragt. Die brennendsten Top-12 Fragen zur elektronischen Signatur haben wir im folgenden Blog-Artikel für Sie beantwortet: 

1. Ist eine digitale Unterschrift rechtskräftig?

Zu Beginn gleich die gute Nachricht: Ja!!

Elektronische Signaturen sind rechtsgültig, zuverlässig und in den meisten Industrieländern rechtlich durchsetzbar. Gesetzlich geregelt werden elektronische Signaturen in der sogenannten eIDAS-Verordnung. Seit 2016 werden dadurch elektronische Signaturen EU-weit einheitlich geregelt und sind daher auch zulässig.

Nähere Informationen rund um elektronische Signaturen finden Sie online: eIDAS und die elektronische Signatur

2. Wann ist eine digitale Unterschrift gültig?

Durch die eIDAS-Verordnung sind elektronische Signaturen in Deutschland als auch in der gesamten europäischen Union zulässig und anerkannt. Auch was den Beweiswert angeht, steht die digitale Unterschrift einer händischen Unterschrift in Nichts nach. Ganz im Gegenteil. Die digitale Technologie bietet durchaus einige Vorteile und Funktionen, die eine händische Unterschrift so nicht zu bieten hat.

So werden bei einer elektronischen Signatur einige wichtige Daten zur Signatur in einem eigenen Protokoll festgehalten. Daten die vor Gericht bei einer Beweisfrage genaue Aufschlüsse über die Transaktion bieten. So werden neben Namen, Datum und Uhrzeit auch die Emailadresse und IP-Adresse aller Beteiligten in einem sogenannten Audit-Trail gespeichert. Mit diesen Informationen sind Sie für jede Beweisaufnahme bestens gewappnet.

Mehr zum Thema elektronische Signaturen finden Sie online in unserem Blog-Artikel: Die elektronische Signatur kompakt

3. Was ist der Unterschied zwischen einer digitalen Signatur und einer elektronischen Signatur?

Die breite Kategorie der elektronischen Signaturen umfasst viele verschiedene Typen elektronischer Unterschriften. Die elektronische Unterschrift ist eine breite Kategorie verschiedener Typen, einschließlich der digitalen Signatur. Die digitale Signatur ist eine bestimmte Weise der Implementierung der elektronischen Signatur.

Beide, sowohl die elektronische als auch die digitale Signatur ermöglicht das Unterschreiben und die Authentifizierung des Unterzeichners. Es gibt jedoch Unterschiede hinsichtlich des Zwecks, der technischen Implementierung, der geografischen Nutzung sowie der rechtlichen und kulturellen Akzeptanz der digitalen Signatur im Vergleich zur elektronischen Signatur.

Die digitale Signatur ist mithilfe einer Public Key Infrastructure (PKI) verschlüsselt. So können Sie einen Unterzeichner, einem Dokument zuordnen und das signierte Dokument schützen. 

Digitale Signatur

 

 

Wann sollte ich digitale und wann elektronische Signaturen verwenden? Die Antwort gibt es hier in unserem Blog. 

4. Wie sieht eine elektronische Unterschrift aus?

Die elektronische Signatur besteht aus Daten in elektronischer Form und ist mit anderen elektronischen Daten verknüpft. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet wird und dessen Identifizierung ermöglicht.

Wie Ihre Unterschrift optisch in digitaler Form aussieht, können Sie natürlich selbst bestimmen und konfigurieren. Dabei können Sie mit Vorlagen arbeiten, oder Ihre gewohnte händische Unterschrift digital nachbilden.

 5. Wie kann ich eine digitale Signatur erstellen?

Anbieter von elektronischen Signaturen wie DocuSign bieten Lösungen basierend auf der Technologie für digitale Signaturen und machen es einfach, Dokumente digital zu unterzeichnen. Sie bieten eine Plattform, um Dokumente online zu unterzeichnen und zu versenden und arbeiten mit Zertifizierungsstellen zusammen, um vertrauenswürdige Zertifikate bereitzustellen.

Abhängig von der jeweiligen Zertifizierungsstelle kann die Bereitstellung zusätzlicher Informationen verlangt werden. Es können zudem Begrenzungen auftreten, an wen die Dokumente zur Unterzeichnung versendet werden dürfen oder es kann eine spezielle Reihenfolge gefordert werden. Die DocuSign-Oberfläche führt Sie durch den Prozess und stellt sicher, dass Sie diese Anforderungen erfüllen. Wenn Sie ein Dokument zur Unterzeichnung über E-Mail erhalten, müssen Sie sich nach den Vorgaben der Zertifizierungsstelle authentifizieren und danach das Dokument unterzeichnen, indem Sie ein Onlineformular ausfüllen.

So erstellen Sie eine elektronische Signatur und so signieren Sie ein Dokument elektronisch mit DocuSign: 

Schritt 1: Registrieren Sie sich für ein kostenloses Probekonto bei DocuSign und melden Sie sich an.

Schritt 2: Wählen Sie „Neu > Dokument signieren“ und laden Sie das elektronische Dokument hoch.

Schritt 3: Wählen Sie „Signieren“ aus und folgen Sie den Schritten zur elektronischen Unterschrift des Dokuments.

Sie möchten selber gerne die elektronische Signatur kostenlos ausprobieren? Hier finden Sie online eine kostenlose Testversion.

6. Ist eine eingescannte Unterschrift auf einem Vertrag rechtsgültig?

Solange der Gesetzgeber den Beteiligten keine besonderen Formvorschriften auferlegt, können vertragliche Erklärungen ohne Weiteres auch durch eingescannte Unterschriften dokumentiert werden. Das bedeutet, dass der Vertrag bzw. die Gestaltungserklärung (wie eine Kündigung) dann als mündliche Willenserklärung mit Zugang bei dem Empfänger vollwirksam wird. Die eingescannte Unterschrift dokumentiert dann lediglich zu Beweiszwecken, dass die Erklärung abgegeben worden ist.

Nähere Informationen zum Thema Rechtsgültigkeit finden Sie im Leitfaden zur Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen.

7. Ist eine kopierte Unterschrift gültig? 

Die elektronische Unterschrift ist genauso rechtswirksam wie eine handschriftliche Unterschrift. Eine eingescannte und unten auf ein Dokument aufgebrachte handschriftliche Unterschrift gilt als elektronische Signatur.

Mehr zum Thema finden Sie in unserem Blog-Artikel: 5 richtige oder falsche Aussagen über die elektronische Unterschrift

8. Ist DocuSign rechtssicher?

Elektronische Dokumente und Signaturen sind in der gesamten EU für nahezu alle geschäftlichen und persönlichen Transaktionen rechtlich verbindlich. ... Rund 950.000 Dokumente werden täglich mit DocuSign unterzeichnet.

Nähere Informationen entnehmen Sie unserem Blog-Artikel: Ist die elektronische Signatur vor Gericht zulässig? 

Datenschutz und Legalität Tabelle

 

 

 

 

9. Wann ist eine qualifizierte elektronische Signatur notwendig?

Die qualifizierte elektronische Signatur besitzt die gleiche Rechtsgültigkeit wie handschriftliche Signaturen – in bestimmten seltenen Fällen ist sie außerdem die einzige zulässige Art der digitalen Signatur für bestimmte Vertragsarten. Erwähnenswert sind in diesem Zusammenhang beispielsweise der Verbraucherdarlehensvertrag (§ 492 Abs. 1 Satz 1 BGB) und der Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (§ 12 Abs. 1 S. 1 AÜG). Ist die QES aber nicht gesetzlich vorgeschrieben (was bei der überwiegenden Mehrheit der Verträge der Fall ist), sollte das Unternehmen je nach Geschäftsrelevanz abwägen, ob eine QES erforderlich ist oder eine niedrigere Signaturstufe gewählt werden kann.

Weitere Informationen finden Sie in unserem Blog-Artikel: Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

10. Ist DocuSign sicher?

DocuSign bietet Sicherheit auf Banken-Niveau, das heißt: Absolute Einhaltung von Sicherheitsstandards. Vollständige Dokumentenverschlüsselung. Hochsicherer Zugriff durch robuste Authentifizierungsoptionen.

Nähere Informationen finden Sie online in unserem Blog-Artikel: 5 Dinge, die Sie bei der ersten Nutzung der elektronischen Signatur wissen müssen 

11. Wie funktioniert DocuSign?

Der mathematische Algorithmus arbeitet wie eine Chiffre und erzeugt Daten zu dem betreffenden Dokument, Hash genannt, und verschlüsselt die Daten. Die resultierenden verschlüsselten Daten sind die digitale Signatur. Die Signatur wird zudem mit einem Zeitstempel versehen.

Wie eine digitale Signatur im Detail funktioniert, haben wir online für Sie bereitgestellt.

12. Was kostet DocuSign?

DocuSign ist bei Erwerb eines Jahresplans bereits ab 9 € pro Monat erhältlich. Die anfallenden Kosten variieren je nach Funktionsumfang.

Nähere Informationen über Produkte und Preise von DocuSign finden Sie online.

Bei weiteren offenen Fragen können Sie jederzeit unser DocuSign-Verkaufsteam kontaktieren. Wir beraten Sie gerne.

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